Beste praksis innenfor offentlige anskaffelser

Av Jacob M Landsvik, spesialrådgiver, Ressurser på avveie AS

Beste praksis er for tiden på alles lepper. Beste praksis innenfor kontraktsoppfølging varsles av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring v/anskaffelsesdivisjonen. Beste praksis innenfor bærekraft og offentlige anskaffelser nevnes fra mange hold. Det er kanskje på tide å minne om hva beste praksis er.

For å snakke fornuftig om beste praksis må man være klar over at utvikling av beste praksis skjer ved å gå til kildene – det er tre kilder; Beste praksis er en miks av forskningsbasert kunnskap, erfaringsbasert kunnskap og brukerbasert kunnskap. Denne miksen utgjør kunnskapsbasert praksis eller med andre ord beste praksis. Beste praksis må utvikles fra kunnskap av forskning. Det skjer ved Anskaffelsesakademiet, universiteter og høyskoler. Erfaringsbasert kunnskap må hentes fra oppdragsgivere, anskaffelsesrådgivere og leverandører. Den brukerbaserte kunnskapen nå hentes fra de ulike brukerne. Brukerne kan være behovshavere og brukere av offentlige tjenester i sin alminnelighet.

Beste praksis innenfor offentlige anskaffelser skal i hovedsak:

• fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser
  • styrke og utvikle den offentlige tjenesteproduksjonen
  • tydeliggjøre oppdragsgivers og leverandørens ansvar for å redusere klimaavtrykket
  • beskytte menneskerettighetene og motvirke arbeidslivskriminalitet
  • sikre etterlevelse av lover og forskrifter
  • etablere ansvarlig adferd gjennom etisk refleksjon/ dilemmatrening
  • sikre at enhver anskaffelse handler om å levere best og ikke å love mest

Forskningsbasert kunnskap

Det foreligger stadig mere av forskningsbasert kunnskap takket være Anskaffelsesakademiet, Høyskolen i Molde, NTNU, NTH og Høyskolen Kristiania. Det er å håpe at forskningen innenfor offentlige anskaffelser får et enda bedre fotfeste, slik at kilden til beste praksis relatert til forskningsbasert kunnskap blir enda mere tilgjengelig i utviklingen av praksisfeltet.

Erfaringsbasert kunnskap

Den erfaringsbaserte kunnskapen finnes ulike steder. Det er antagelig revisjonsinstansene og ikke minst Riksrevisjonen, som har det beste tilfanget av dokumentert erfaringsbasert kunnskap.

Ellers er erfaringsbasert kunnskap tilgjengelig i ulike rapporter og utredninger som finnes i de store konsulenthusene og i departementer og direktorater. Det finnes også mye udokumentert erfaringsbasert kunnskap hos samtlige anskaffelsesrådgivere som overleveres som oftest i muntlig form fra kollega til kollega, eller som konsulenttjenester.

Riksrevisjonen har siden 2007 påpekt at de statlige virksomhetene må stille krav til konsulenttjenestene som kjøpes at leverandøren skal bidra til kompetanseoverføring til oppdragsgiver.  Dette skal kontraktfestes. Allikevel går en rekke virksomheter glipp av viktig erfaringsbasert kunnskap ved å glemme et slikt krav. Dermed må de samme konsulentene leies inn år etter år medårsak i mangelfull kompetanseoverføring. Det betyr ressurser på avveie. I Riksrevisjonens rapport, dokument 3:6 2016/2017 om konsulentbruk i staten heter det: «Mange statlige virksomheter legger ikke godt nok til rette for kompetanseoverføring og gjenbruk av erfaringer fra tidligere konsulentkjøp:

• Det settes ikke av nok tid og ressurser til å få overført kompetanse som en del av konsulentoppdrag.
• Erfaringer fra tidligere konsulentkjøp blir i liten grad systematisk registrert og brukt ved senere konsulentkjøp

Dermed kan en god del av den erfaringsbaserte kunnskapen gå tapt. En kunnskap som har kostet mange penger og som må kjøpes på nytt når et nytt tilsvarende behov oppstår. Staten handlet tjenester i 2016 for 12 milliarder kroner.

En del av den erfaringsbaserte kunnskapen finnes også gjennom utvikling av kontrakter og maler knyttet til konkurransegjennomføringsverktøy. Dette er en kilde som i enda sterkere grad bør benyttes fordi den er enklere å vedlikeholde og tilgjengeliggjøre, til de mer enn 3000 anskaffelsesrådgiverne gjennom de ulike systemløsningene. Om standard kontrakter og sertifiseringer uttaler Standard Norge: «Ved å bruke standarder kan virksomheter forsikre seg om at produksjon og prosesser foregår i henhold til kontinuerlig oppdaterte forskningsresultater, beste praksis og annen relevant kunnskap og erfaring. Standarder er kollektive goder som bidrar innenfor næringslivet og samfunnet som helhet. Standarder forenkler og effektiviserer» Noe av det samme sier også Miljømerking ved bruk av anerkjente miljøsertifiseringer/miljømerking for kjøp av ulike varer. Om miljømerking uttaler Miljømerking Norge: «Miljømerking forenkler grønne innkjøp. Å ta hensyn til klima og miljø i innkjøp og anskaffelser kan være vanskelig, men det er mulig å forenkle. Å etterspørre miljømerkede varer og tjenester er en trygg måte å sikre gode og miljøvennlige anskaffelser. Som innkjøper slipper du å utvikle egne krav og bruke mye tid på evaluering. Det er i seg selv ressursbesparende og bærekraftig.» 

Det finnes også erfaringsbasert kunnskap i KOFA-avgjørelser og i rettspraksis. Det er derfor svært viktig å følge med i avgjorte KOFA-saker og i rettskraftige dommer. Annen erfaringsbasert kunnskap kan finnes i rapporter fra Arbeidstilsynet, Økokrim, Transparency International Norge, Etisk handel, Miljømerking, Miljøfyrtårn, Standard Norge, Bellona, Factlines og ikke minst i form av artikler og nyheter i presse og andre medier og ikke minst i Anbud365.

Brukerbasert kunnskap

Den brukerbaserte kunnskapen finnes som oftest i evalueringsrapporter og spørreundersøkelser. Det er stadig flere studenter som skriver sine masteroppgaver innenfor ulike områder av offentlige anskaffelser og som bruker spørreundersøkelser som metode i oppgaveskrivingen. Det er videre en del av konsulentrapportene som benytter spørreundersøkelser som metode. Det ligger imidlertid svært mye ubenyttet brukerbasert kunnskap i de mange brukernes hoder som aldri blir systematisert og tilgjengeliggjort.

Kunnskapsbasert praksis, eller beste praksis utvikles ikke uten å gå til kildene; forskning, – erfaring, – og brukerbasert kunnskap. Samspillet mellom kildene avhenger i stor grad av tilgjengeligheten av kunnskapen i de enkelte kildene. Det er imidlertid helt sikkert av dess mer kunnskap som systematiseres og gjøres tilgjengelig, jo bedre blir beste praksis. Målet for enhver innkjøpsfunksjon må være å tilstrebe beste praksis. Det er ressursbesparende, det øker kapasiteten til offentlige innkjøpere, det bedrer oppdragsgivers omdømme, det gir tilfredse leverandører, det reduserer transaksjonskostnadene og sist, men ikke minst, det reduserer faren for klager og rettstvister.