Først sprengte de taket på en rammeavtale, og sa straks opp leverandøren. En direkteanskaffet erstatter kom på plass, sitter nå nær to måneder på overtid. Ny rammeavtale er foreløpig ikke på plass. Post-krøll hevdes å være en av årsakene. Slik har året hittil vært for de byggesak-ansvarlige i Sortland kommune. Og historien har mange andre ingredienser også.
Det er nettavisen Vesterålen Online som forteller historien om Sortland kommune og utfordringene knyttet til kjøp av tjenester for byggesaksbehandling. Vesterålen-kommunen nærmere seg 11 000 innbyggere. Historien har på en måte to kapitler. Den første går på tak på en rammeavtale. I 2023 ble det gjort en tre-årig rammeavtale med et konsulentselskap med årlig verdi på 750 000 kroner. 1,2 mill over tre år.
Rammeavtale-tak og nytt kapittel
Etter atten måneder fikk kommune opplyst fra konsulentselskapet at forbruket på avtalen da var kommet opp i over tre mill, og avtalens løpetid var da bare om lag halvveis fullført. Resultatet av den informasjonen førte til at avtalen med konsulentselskapet ble sagt opp i februar i år.
For å kunne fortsette å kutte saksbehandlingstid laget kommunen en direkteanskaffelse med et annet konsulentselskap i påvente av ny anbudskonkurranse for tjenestene.
Da begynte kapittel to i historien. Den nye konkurransen ble kunngjort før sommeren, og en rekke tilbud kom inn. To av tilbyderne ble imidlertid avvist fra konkurransen – begge på grunn av mangle innlevering av skatteattest, som kommune hadde bedt dem ettersende.
Post-krøll (I)
Begge de avviste har så klaget. I begge tilfeller dreier det seg om postforsendelser. Det midlertidige engasjerte konsulentselskapet klager over at de fikk brev 4. juli om å ettersende attesten og 11.juli brev om at de var avvist på grunn av manglende ettersending. Begge sendingen, mener selskapet, kom i postkassen samtidig. Noen elektronisk forsendelse mener selskapet ikke å ha mottatt, og en telefonhenvendelse fra kommune skal ha havnet hos en medarbeider som var på ferie.
Denne tilbyderen beklager å ikke å ha sendt av sted skatteattest – de trodde de skulle benytte skjemaet som vanligvis blir benyttet i offentlige anskaffelser, ifølge Vesterålen Online (trolig ESPD-skjemaet, etter hva Anbud365 forstår). Kommunen burde, heter det i klagen, gjort en større innsats for å sørge for at brevene kom frem i tide.
Post-krøll (II)
Også den andre klageren viser til postproblemer. Her har vi ikke mottatt noe brev i det hele tatt, er beskjeden derfra. Kommunen mener seg å ha meldt telefonisk at brev var på vei, men ingen svarte hos tilbyderen, som returnerte oppringningen – men da var de tingen hjemme i kommune. Det var i et brev av 4.juli at tilbyderen ble bedt om å levere skatteattest innen 7.juli. En frist tilbyderen reagerer på – den er urimelig, ferieavvikling gjorde at de ikke hadde kunnet overholde den korte fristen selv om de hadde fått brevet før fristen.
Tilbyderen mener dessuten posten var stilet til feil adresse, og at kommunen har fortalt at organisasjonsnummeret manglet i saksbehandlingssystemet slik at posten ikke ble sendt elektronisk.
Ingen ny «kø-hjelper»
Nå sitter kommunen og gjennomgår dokumenter og klager i forbindelse med anbudskonkurransen. Noen ny «hjelper» er ikke på plass, konkurransen var lagt opp til at en slik skulle vært på plass innen de første ukene i juli. Saken i Vesterålen Online kom i slutten av august.
Bli den første til å kommentere på "Bråstopp etter at rammeavtale-tak ble sprengt; post-krøll i veien for ny leverandør"