Bruk handlingsrommet – her er 10 gode råd for å lykkes

På NHOs anskaffelseskonferanse nylig holdt advokat & sertifisert tvistemekler Harald Alfsen i Stiegler Advokatfirma AS foredrag om å ta bruk handlingsrommet i anskaffelsesreglene. Der la han frem sine ti viktigste råd for den som ønsker å bruke slike muligheter:

1. Markedsdialog: Det viktigste er å treffe i markedet med konkurransen. Bruk derfor alle muligheter man har til å iverksette markedsdialog før behovet defineres og beskrives. Da er det også lettere å vurdere hvordan kontrakten skal deles opp for å treffe markedet best mulig, i tillegg til at oppdragsgiver kan gjøre en kvalifisert risikovurdering.
2. Spesifikasjon: Reglene er ikke absolutte på spesifikasjonstype. Bruk derfor så åpen spesifikasjon som mulig, slik at leverandørene kan presentere hvordan de kan løse behovet
3. Prosedyreform: Prosedyreform er i praksis helt fritt. Det skal lite til for å rettferdiggjøre konkurranse med forhandling. Så lenge man har mulighet til å bruke forhandlet prosedyre er anbud (med forhandlingsforbud) en unødvendig risikosport.
4. Forhandlinger: Hvordan forhandlinger gjennomføres er også valgfritt. Ved enkle forhandlinger, ber man bare om et nytt tilbud på mail. Mens i større sammenhenger kan man forhandle over lang tid for å få frem det beste tilbudet. Husk hovedprinsippet om at leverandørene alltid skal utfordres på sine største forbedringsområder i forhold til konkurrentene
5. Kvalifikasjonskrav: Mange oppdragsgivere overdriver bruk av kvalifikasjonskrav. Det er ingen plikt til å bruke kvalifikasjonskrav i det hele tatt. Bruk bare få, som anses helt nødvendig. På den økonomiske siden er det enkleste å forbeholde seg retten til å innhente kredittopplysninger. Ved lengre og større kontrakter bruker man heller kontraktens muligheter for økte bankgarantier, treffende forsikringer, baktunge betalingsbetingelser, tilbakeholdsrett og flere milepælsgodkjenninger.
6. Tildelingskriterier: Det er ingen tildelingskriterier som er obligatoriske. Forskriftene har bare forslag. Test gjerne ut andre varianter enn regelverket foreslår. Aktuelle kriterier som Oppgaveforståelse, Løsningsmetode eller Utslippsnivå er eksempler på kriterier som ikke finnes i anskaffelsesreglene. Det finnes heller ingen fast evalueringsmetode. Bruk gjerne anerkjente metoder som man finner på anskaffelser.no
7. Kontrakt: Valg av kontrakt er ikke en del av EØS-avtalen, men opptil hver oppdragsgiver. Ha fokus på mest mulig balanse og fornuftig risikodeling. Bruk helst standardkontrakter, uten endringer som forskyver risikoen. I spesielle situasjoner der man erfaringsmessig får mange forbehold på kjøpers kontrakt, kan det være hensiktsmessig å invitere leverandørene til å legge frem deres egne leveringsvilkår.
8. Leie av lokaler: Dette er unntatt regelverket. Men husk rammene mot for mye skreddersøm, da blir det fort en bygg- og anleggsanskaffelse
9. Utestengelse: Det er en rekke land utenfor EU/EØS man kan nekte å motta tilbud fra etter internasjonale konvensjoner og Lov om offentlige anskaffelser § 3. Har man dårlige erfaringer med noen land, bør man sjekke mulighetene som ligger i utestengelse.
10. Tvisteløsning: Dette er valgfritt. Det vanligste har vært voldgift eller domstol. Trenden nå er å løse tvister på lavest mulig nivå. Enten ved mekling gjennom kontraktens løpetid, for eksempel ved PRIME (Prosjekt Integrert MEkling). Eller ved utenrettslig mekling etter tvisteloven kapittel 7 i etterkant, før saken eskalerer til domstolen. Sertifiserte meklere finner man på mekling.no