Tilbudsevaluering er noe av det viktigste for så vel oppdragsgivere/innkjøpere som leverandører. Dette fikk vi syn for segn for i dag, da partner Wenche Sædal og advokatfullmektig Espen Randen fra Advokatfirmaet Thommesen, holdt Anbud365-seminar om temaet. Godt over 1000 påmeldte, drøyt 700 fulgte seminaret, resten vil nok vite å se det i tiden fremover – og vi vet jo ikke hvor mange som satt samlet og fulgte den digitale overføringen. Erfaringer fra tidligere tyder på at det kan være ganske mange.
Hvordan velge det beste tilbudet innenfor anskaffelsesregelverkets grenser, het seminarets overskrift. Sædal og Randen gjennomgikk aktuelle evalueringsmodeller, i tillegg til overordnede rammer for tildelingskriterier/underkriterier, plikten til å dokumentere og begrunne evalueringen, samt andre utvalgte problemstillinger som både oppdragsgivere og leverandører bør ha et bevisst forhold til.
Tilbudsevaluering handler om å identifisere det beste tilbudet – enten om man ønsker tilbudet med lavest pris eller kostnad, eller tilbudet med det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet.
Bevisst forhold til evaluering
Det er viktig at både oppdragsgivere og leverandører har et bevisst forhold til hvordan tilbudene evalueres. For oppdragsgiver handler det om å identifisere tilbudet som best ivaretar behovet. For leverandørene handler det om muligheten til å nå helt opp i konkurransen, og å bli tildelt kontrakt. Sannsynligheten for å vinne øker når man forstår hvordan tilbudsevalueringen gjennomføres.
Det finnes en rekke ulike modeller og metodikker som kan benyttes. DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) anbefaler i sin nye veileder at oppdragsgiverne evaluerer tilbudene på bakgrunn av en modell som prissetter kvalitet, i stedet for de mer tradisjonelle modellene der pris blir omgjort til poeng. De tradisjonelle modellene kan fortsatt benyttes, men da innenfor de føringer som KOFA og domstolene har gitt de senere år.
Anbefalinger
Sædal og Randen hadde også noen helt konkret anbefalinger å komme med i sin oppsummering. For leverandørene, understreket de, kan det være avgjørende å sette seg grundig inn i konkurransedokumentene – kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier, dokumentasjonskrav m.m. Å være sikker på at man oppfatter hva oppdragsgiveren er på jakt etter, står sentralt. Bruk spørsmålsmulighetene, og kontroller at evalueringen følger de opplysningene som er gitt i konkurransedokumentene. Be gjerne om ytterligere begrunnelse ved behov, og vurder om det er grunnlag for klage.
For oppdragsgivere hadde de to også noe å melde. Vær nøye og gjennomtenkt ved utformingen av konkurransedokumentene (kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier, dokumentasjonskrav mm.) Fastsett evalueringsmodell tidlig, senest før tilbudsåpning, og dokumenter evalueringsprosessen. Foreta en kvalitetssikring av evalueringen, la gjerne en ekstern gjøre den. Og dersom en klage dukker opp – det er bare tillatt å endre utført evaluering dersom det er gjort påviselig objektive feil.
Bli den første til å kommentere på "Dagens Anbud365-seminar: Tilbudsevaluering fenger, mer enn 1000 meldte seg på"