Ved komplekse anskaffelser hvor det er viktig å få verifisert kvalifikasjoner til dedikerte konsulenter kan det være aktuelt å benytte muntlig dialog i en dynamisk innkjøpsordning (DIO/DPS). Slik svarer en av de offentlige oppdragsgiverne Anbud365 har spurt om hvorfor de bruker muntlig kommunikasjon i en prosess der alt skal være digitalt. En annen peker på at rettstilstanden oppleves som uklar når de gjelder forbudet mot muntlig, en tredje hadde muntlige innslag inntil DFØ-veiledningen om DIO/DPS kom og satte foten ned for slikt.
Dynamisk innkjøpsordning (DPS) også kalt DIO er en fullt ut elektronisk prosess fra oppdragsgiver etablerer ordningen til avtale med leverandøren, heter det fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), og: Det betyr at all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandører skal skje skriftlig ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Det er ikke anledning til muntlig kommunikasjon og det er heller ikke anledning til å forhandle.
I en artikkel for en tid tilbake – «Dynamisk innkjøpsordning: Ikke alle bryr seg om at muntlig er forbudt» – kunne Anbud365 konstatere at en rekke – til dels store – offentlige virksomheter bryter reglene her. De varsler muntlig samtale, innkaller til slik etc. underveis i prosessen, gjerne som et grunnlag for evalueringen.
Med det som utgangspunkt tok vi kontakt med elleve oppdragsgivere – kommunale som statlige – som har benyttet dynamisk innkjøpsordning i forbindelse med tjenesteanskaffelser for å høre om de har benyttet DIO med innslag av muntlig dialog – og i tilfelle hva begrunnelsen for det er. Vi fikk inn seks svar, alle bekreftet bruk av DIO. Utdrag av begrunnelsene for bruk av muntlige innslag:
Dette svarte de spurte oppdragsgiverne:
– Begrunnelsen for dette er å ta høyde for at det under evalueringen kan oppstå behov for å verifisere beskrevet kompetanse og erfaring samt personlige egenskaper. Vi vurderer at dette er i samsvar med anskaffelsesregelverket og intensjonen med etablering av dynamisk innkjøpsordning (Brønnøysundregistrene).
– Digdir har ved behov gjennomført digitale intervjuer som et ledd i tilbudsevaluering for å verifisere at tilbudte konsulenter besitter kompetansen som er beskrevet i tilbudet. … det finnes flere rettslige holdepunkter, bl.a. de grunnleggende prinsippene, juridisk teori og effektivitetshensyn, som taler for at intervju kan være tillatt. Vi opplever at rettstilstanden ikke har vært helt klar (Digitaliseringsdirektoratet).
– Vi har spesifisert intervju som del av evaluering, men ikke benyttet dette. Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon og eventuelt et intervju. Intervju kan bli gjennomført for å skille tilbudene. Dette vil bli arrangert som et kort møte med oppdragsgiver og aktuelle tilbydere (IKT Valdres).
– Viken fylkeskommune har tidligere, i enkelte kunngjorte DPS-ordninger, varslet om at det ved behov vil kunne bli invitert til intervju for aktuelle kandidater. Begrunnelsen for å gjennomføre intervju var oppfatningen om at dette bedre sikret valg av riktig kompetanse. Denne praksisen ble endret etter at DFØ publiserte sin veileder om DPS-ordninger i desember 2021, hvor det ble klargjort at muntlig dialog ikke er tillatt selv om den foregår elektronisk via f. eks Teams (Viken fylkeskommune).
– Vinmonopolet har etablert dynamisk innkjøpsordning innenfor ni ulike fagområder for kjøp av konsulentbistand. Fysisk/digitalt muntlig intervjuer skjer svært sjeldent. Det kan være aktuelt ved komplekse anskaffelser hvor det er viktig å få verifisert kvalifikasjoner til dedikerte konsulenter (Vinmonopolet).
– I vår dynamiske innkjøpsordning for innleie av konsulenter har vi sagt følgende i vårt konkurransegrunnlag: – Før kontrakt signeres vil valgte leverandørs ressurs innkalles til en vurderingssamtale for å kvalitetssikre at konsulenten har den erfaringen og kunnskapen som er oppgitt i tilbudet (Mattilsynet).
Bli den første til å kommentere på "Dynamisk innkjøpsordning: Uklar rettstilstand eller unntak ved komplekse kjøp?"