Bruk av statiske, elektroniske kataloger krever mye ekstraarbeid både ved etablering av avtale og ved enhver endring underveis. Alt må gjøres manuelt. I 2017. Røster blant offentlige innkjøpere reiser nå spørsmål om ikke bruk av elektroniske kataloger er gårsdagens løsning. I stedet kommer «eksterne nettbutikker», der alt går automatisk og sømløst uten å tape viktige kontrollfunksjoner.
I en tid med forenklingskrav er kanskje ikke elektroniske kataloger lenger noen vinner. Anbud365 tok kontakt med en av de større leverandørene til offentlig sektor, Lyreco, for å få vite hva som egentlig er galt med elektroniske kataloger – og hva som foreslås brukt i stedet.
Lyreco har pr. i dag avtaler med statlige, kommunale og private virksomheter. Produktspektret omfatter bl.a. papir, dataforbruksvarer og kontorrekvisita, i tillegg til kantine– og hygieneprodukter. De regnes som en av, om ikke den, største leverandøren i Europa og blant de største på global basis.
Statiske kataloger
En viktig innvending salgssjef Ørjan Skjølås og key account manager Henrik Gjellesvik i Lyreco har mot elektroniske kataloger, er at de er statiske, basert på excel–ark:
– For hver ny kunde må det lastes opp en manuelt utarbeidet katalog tilpasset kunden og den avtalen leverandøren har med vedkommende, sier de. For hver endring/rettelse i pris, beskrivelse eller andre avtalefestede forhold må katalogen endres – også det manuelt. Dette tar mye tid – både for leverandør og for kunde.
En slik elektronisk katalog kommuniserer f.eks. heller ikke med lageret. Det betyr at dersom et produkt ikke lenger er på lager, får ikke kunden vite det før leverandøren manuelt har oppdatert katalogen.
«Ekstern nettbutikk»
Alternativet er å bruke leverandørens egen nettbutikk, såkalt punch out:
– Her vil den offentlige innkjøperen med en gang se hvilke produkter som er på avtalen. All informasjon oppdateres automatisk, og mye arbeid blir dermed spart. Man er hele tiden ajour – er et produkt ikke lenger på lager, får man rede på det i det den siste varen forlater lageret, sier Skjølås og Gjellesvik. Endringer underveis i avtaleperioden lastes automatisk opp i nettbutikken. Da er mye arbeid spart – en forenkling og en besparelse.
Mange offentlige kunder kaller dette systemet for deres «eksterne nettbutikk». I praksis etableres en link fra innkjøpssystemet til leverandørens nettbutikk. Tilsvarende for leverandører på andre avtaler. Her er intet behov for integrering av applikasjoner eller programvarer mellom ulike leverandørers nettbutikker. (Leveres via samme aksesspunkt som statisk katalog). Innkjøperne velger enkelt hvilken avtale de skal handle fra i sitt innkjøpssystem, og blir deretter sendt til leverandørens nettbutikk.
Kontrollbehovet ivaretatt
Kontrollordningen med «fakturamatch» av ordrene er ivaretatt. Varer som ikke er på avtale eller som oppdragsgiver ikke ønsker å ha tilgang til, sperres. Dermed er muligheten eller fristelsen til å begå illojalitet mot inngåtte avtaler, eliminert. Man har m.a.o. full kontroll – fult ut på linje med hva som er tilfelle ved bruk av elektroniske kataloger.
– Hvorfor tar det tid før offentlige virksomheter kaster vrak på elektroniske kataloger?
– Ofte er det innkjøpere som anskaffer og holder seg med slike kataloger. De er ikke like trygge på ny teknologi som kommer. Ikke alle har ehandelseksperter i sin nærhet som de kan drøfte nye systemer med. Det at Difi i sin Ehandelsplattform bruker IBX elektroniske kataloger kan selvsagt gi en trygghet, fremholder de to, som minner om at avtalen med Capgemini IBX om Ehandelsplattformen løper ut i juni 2018. Men Ehandelsplattformen blir ikke borte med en gang.
Punch-out er ingen god løsning med det lave nivået på “integrerbare” nettbutikker der ute. Lyreco og noen andre har nok gode løsninger, men det gjelder langt fra alle. Forøvrig tror jeg heller fokuset må skiftes mot direkte integrasjoner mot e-handelsportaler, hvor brukerne kan få et enhetlig brukergrensesnitt uavhengig av leverandører. De forskjellige måtene å bruke dagens nettbutikker på skaper usikkerhet og forvirring hos brukerne.
Enig i utsagnene i denne artikkelen. Punchout er en preferert løsning der leverandør har en tilrettelagt og god nettbutikk, som gir funksjonalitet tilpasset deres varekategori som en kundes eHandelsløsning ofte ikke gir. Det være seg lagerbeholdning som her nevnt, filtreringsmuligheter på størrelse og farge for bekledning f.eks. og forslag til alternative produkter eller tilleggsprodukter. Vi opplever ofte at søke- og filtreringsfunksjonene er bedre i leverandørens nettbutikk enn i egen eHandelsløsning.
Motforestillingen jeg ofte hører er at vi som kunde ikke har kontroll på prisene, at leverandør kan endre i nettbutikken uten at vi som kunde godkjenner. Grunnlaget for en katalog eller punchout er jo en inngått rammeavtale. Sammen med Samhandlingsavtalen regulerer det forholdet mellom kunde og leverandør. Det bygger på gjensidig tillit. Oppdages det brudd i avtaleforholdet vil dette reguleres av avtalen. Vi må utnytte de elektroniske prosessene som finnes på en mest mulig effektiv måte slik at vi får hentet ut effektiviseringsgevinstene i et eHandelsperspektiv.
Leverandørens nettbutikk kan etter min erfaring sjelden kobles opp mot Kundens ERP systemer, hvilket medfører at forpliktelsesbildet ikke er oppdatert. Med varekatalog vil sanntid forpliktelsesbilde være oppnådd, hvilket er mye viktigere enn lagerkapasitet. Med flere avtaler vil alle varekataloger kunne lastes inn i Kundens ERP system, og bruker får forholde seg til ett innkjøpssted fremfor flere nettportaler og leverandører med flere loginn. Dette sparer det offentlige for tid selv om et brukes tid på lasting/kontroll av varekataloger. Mange offentlige oppdragsgivere har brannmur som kompliserer det hele. På tide at markedet tar dette innover seg.