(En Anbud365-kommentar) Å følge opp intensjon og bokstav i inngåtte avtaler er både forutsetning og selvfølge. Anbud365 har registrert tegn i tiden som tyder på at alt på denne fronten ikke er som det skal. Årsakene kan være mange og forskjellige skal man tro revisjonsrapporter, men vi oppfordrer ledelsen i offentlige virksomheter til å sikre at alle som bestiller har den kunnskapen som skal til for å gjøre dette korrekt. Og aldri fravike. Mange er på høyden, men en repetisjon kan være på plass. Ropet om mer kompetanse omfatter ikke bare anskaffelsesprosessen, men også avtaleoppfølging fra begge parters side. Det dreier seg om gjensidig tillit og omdømme.
Rammeavtaler er på flere måter en egnet avtaleform. Ved at slike avtaler varer over flere år, blir transaksjonskostnadene ved etableringen i snitt lavere over avtaleperioden enn om nye avaler skulle lages for hvert kjøp – enn si for hvert år. Det er effektiv bruk av offentlige midler, slik anskaffelsesregelverkets formålsparagraf forutsetter.
Men håndteringen av rammeavtaler er ikke alltid enkel. Det viser stadige eksempler gjengitt i mediene. Grunnregelen er at varene/tjenestene skal handles slik avtalens bokstav tilsier. Her som i alle andre tilfeller. Inntil digitaliseringen satte fart ved bestillingene var nettopp mangel på lojalitet til avtalene et stort problem. Fortsatt rapporterer leverandører at slik atferd eksisterer. Det bør alle som bestiller i det offentlige ta inn over seg og følge opp. Her er det snakk om tillitsforhold mellom det offentlige og leverandørmarkedet.
Volum, tidsramme og økonomi
En annen utfordring synes å være at en rammeavtale benyttes utover det volumet eller den økonomiske rammen som er angitt. Det kan skyldes mangel på kunnskap, men også tilfeller av nye behov som den offentlige virksomheten «baker inn» i avtalen i stedet for å ta bryet med å utlyse ny konkurranse. Så vel høyeste verdi som den største kvantiteten skal oppgis, ifølge Högsta forvaltningsdomstolen i Sverige, som viser til EU-domstolen (Simonsen&Weel – C23/20). Oppgis ikke disse verdiene, blir åpenhetsprinsipp og likebehandling tilsidesatt.
Kofa hadde nylig en sak der en rammeavtales tidsramme ble overskredet. Det gjaldt kjøp av ambulansebiler, der fem helseforetak handlet på en forlengelse av en gammel avtale i påvente av en ny. Forlengelsen var hverken hjemlet i den aktuelle avtalen eller i selve regelverket. Det var også foretatt endringer i avtalen ved at bilmodellen ble skiftet ut og prisvilkårene endret på en rekke punkter.
Store virksomheter
I Tromsø verserer det for tiden en alvorlig sak. En revisjonsrapport har avdekket at kommunen har kjøpt for om lag 300 millioner på rammeavtaler som var utløpt i tid. Enkelte av disse avtalen var utgått allerede i 2016. Revisjonsrapporten omfatter forhold fra 2018 til dags dato, og omhandler for øvrig også en rekke andre brudd på regelverket knyttet til rammeavtaler. Og det fortelles dessuten at administrasjonen gang på gang ble alarmert, uten å foreta seg noe særlig.
Når det er parallelle rammeavtaler, kan avrop foregå på flere måter – minikonkurranse, prosentvis fordeling eller rangering. Dersom A ikke kan levere etter først å ha bli spurt, kan B spørres. I Bergen kommune har de nettopp hatt et tilfelle der de ansatte synes bedre om B og bestilte heller der enn å spørre A. Det ble galt, og de politiske foresatte har nå grepet inn og «satt skapet på plass».
Avtalepraksis og anskaffelsesprosess
Anbud365 retter oppmerksomheten mot disse og tilsvarende forhold fordi praktisering av inngåtte avtaler er vel så viktig som korrekt gjennomførte anskaffelsesprosesser. Akkurat det å etterleve avtaler har også utvilsomt bedret seg, men nevnte – og andre – eksempler viser at det fremdeles ikke er vanntett. Vi skal ikke henge ut de to store, nevnte kommunene spesielt, men det er tankevekkende at man bommer i så store virksomheter. Selvsagt kan det skyldes uhell, tilfeldigheter og kunnskapsmangel – man gjorde så rett man kunne utfra hva man visste. Og grep tas, leser vi.
Men noen av eksemplene som tilflyter oss, i stor grad i revisjonsrapporter om praktisering av avtaler, minner om den uheldige praksis mange tekniske avdelinger hadde i tidligere tider. Da var praksis der at man gjerne anskaffet og laget avtaler selv, uten å kople inn stedlig fagkompetanse, innkjøpsavdelingen. Vi tror denne praksisen ikke lenger er utbredt, og at det generelt – ikke bare for teknisk – er slik at kunnskap og kompetanse er gradvis blitt hevet når det gjelder etterlevelse av avtaler.
Handler om kompetanse
Når vi tar opp dette temaet er det for å minne om at dette med kompetanse ikke bare handler om innkjøpsfolket i de offentlige innkjøpsavdelingene holder mål. Det handler også om god nok kompetanse omkring i organisasjonen når det gjelder å håndtere inngåtte avtaler. Digitale verktøy har gjort det hele lettere og kraftig redusert faren for å tråkke feil. Men eksemplene vi peker på, viser at vi ikke er helt i mål ennå. På samme måte som de stadig mer kunnskapsrike innkjøpsavdelingene higer etter mer kompetanse, bør enhver bestiller tenke og gjøre det samme. Ledelsens ansvar er å legge til rette og motivere for det.
Hvorfor ting går galt inviterer til et bredt spekter av mulige svar – alt fra valg utfra andre motiver enn virksomhetens beste via mangel på kunnskap til juridiske fortolkninger. Det kan selvsagt også skyldes tidspress, menneskelig svikt osv. Å finne ut av hva som svikter i det enkelte tilfelle bør selvsagt evalueres, slik at rett tiltak kan settes inn. Men grunnleggende er å sikre at alle vet, kan og praktiserer hva som er rett.
Leverandørøyne
Sett med leverandørøyne er etterlevelse av avtalen på en korrekt måte alfa og omega. Inngåelse av kontrakt med en offentlig kunde kan i mange tilfeller være en av bærebjelkene i bedriften. Rett nok er det i de fleste tilfeller ingen kjøpsplikt, enn si at bedriftene er slik rangert at det neppe kan påregnes særlig salg. Men dette er med i beregningene, og så gjør man hva man kan for å gjøre det beste ut av det. Det har med forutsigbarhet å gjøre. Også de som ikke er på avtale, men er konkurrenter, er i behov av forutsigbarhet ved praksis av avaler med det offentlige.
Hvis en inngått avtale ikke følges, svekkes forutsigbarheten og bedriftens muligheter til å nå hensikten med avtalen. Og det fører til tillitssvikt og omdømmetap. Slik trenger ikke den offentlige sektoren. Så frem med rydderedskapene, rydd opp i eventuell kunnskapsmangel og sikre at alle som skal bestille noe, vet hva de skal holde seg til. Kanskje noen også trenger en repetisjon. Det er et godt pedagogisk verktøy.
Bli den første til å kommentere på "En avtale er en avtale, er en avtale …"