En bønn fra oppdragsgiver til leverandørene når tilbud utarbeides

Av senioradvokat Malene Reinertsen, Wikborg Rein Advokatfirma

Det er ikke alltid tilstrekkelig med solid faglig og teknisk kompetanse. Betydningen av evnen til å utarbeide gode tilbud bør ikke undervurderes. Velstrukturerte og grundig gjennomarbeidede tilbud vil ikke bare bidra til bedre poengscore ved evaluering, men også redusere antall avvisninger og minimere eventuelle uenigheter rundt kontraktinnholdet etter kontraktsinngåelse. Selv om det ikke finnes noen absolutte regler her, har jeg satt sammen noen sentrale huskeregler for leverandørene som de kan ta med seg når de former tilbudene sine.

Selv om noen av disse retningslinjene kan virke åpenbare, er det likevel overraskende mange leverandører som dessverre overser dem.

• Presisjonsnivå i ordvalg: Vær nøye med å tydeliggjøre hva som er inkludert og hva som ikke er inkludert i tilbudet. Unngå tvetydighet og uklarheter.

• God struktur og pedagogisk fremstilling: Presentasjonen av tilbudet bør være godt strukturert og lettfattelig. Dette vil hjelpe leseren med å enkelt følge tankerekken og budskapet i dokumentet.

• Svar på oppgaven: Identifiser hva som egentlig etterspørres i kravet, samt vurder hvordan dere på best mulig måte kan dekke det etterspurte behovet.

• Unngå skjulte forbehold: Vær ærlig og transparent. Unngå å inkludere uklare eller skjulte forbehold som kan føre til enten avvisning eller tvist etter kontraktsinngåelse.

• Erfaringsreferanser: Dersom dere refererer til tidligere erfaringer, forklar hvordan disse erfaringene er relevante for oppdraget. Still spørsmålet: hvilken overføringsverdi har de for det konkrete behovet som skal dekkes i denne anskaffelsen?

• Bruk av illustrasjoner: Dersom dere inkluderer bilder, sørg for at de har en klar relevans og formål i tilbudet. Unngå bilder uten en tydelig hensikt.

• Spesifikk besvarelse: Svar tydelig på hvert enkelt krav som er stilt i konkurransegrunnlaget. Unngå å kryssreferere mellom ulike deler av tilbudet hvis det ikke er strengt nødvendig.

• Referanser til vedlegg: Hvis dere henviser til vedlegg, vær spesifikke og angi tydelig hvor i dokumentet den sentrale informasjonen finnes. Dette er viktig da grundig gjennomgang av omfattende dokumenter kan være tidkrevende.