En erfaren ringrev i lederstolen i KS Innkjøpsforum

En erfaren ringrev innenfor offentlige anskaffelser skal lede KS Innkjøpsforum (KSI) i det kommende året: Anskaffelsessjef Tommy Hestem i Asker kommune. I dette tiltredelsesintervjuet med Anbud365 slår han fast at KSIs kurs de siste årene ligger fast. I jobben står han midt oppe i forberedelsene til en kommunesammenslåing – Asker, Røyken og Hurum skal bli én kommune. Som KSI-leder er kompetanse, fremtidig arbeidssituasjon og behovet for god statistikk stikkord for noe av hans engasjement.

KSI er et fagforum i KS, administrativt underlagt KS Advokatene, som på sin side er representert i organisasjonens ledergruppe. Den nyvalgte lederen av KSI er fornøyd med denne organiseringen. Den gir rask tilgang til toppledelsen ved behov. Det er viktig.

Hestem har sittet i KSIs styre i fem år, hvorav de to siste som nestleder.– KSI er en arena for nettverksbygging, erfaringsoverføring, mulighet for påvirkning, og ikke minst for læring, sier han, som til daglig er anskaffelsessjef i Asker kommune. Det har han vært siden 2007, men kom til kommunen mange år før det. Etter en tid i varehandelen tok økonomen seg til daværende helse- og sosialetaten i Asker kommune. På slutten av 1990-tallet var han blant dem som bragte Asker i front når det gjaldt konkurranseutsetting av slikt som barnehager, hjemmetjenester- og sykehjemsdrift.

Dagens anskaffelsesavdeling med åtte medarbeidere er et resultat av at konkurranseutsettings-folkene i sin tid ble koplet sammen med de som da hadde ansvaret for anskaffelsene og senere en langsiktig oppbygging av kapasitet og kompetanse i henhold til kommunens vedtatte anskaffelsesstrategi. Nå står et nytt, viktig steg for døren: Asker skal slå seg sammen med kommunene Hurum og Røyken og bli Norges sjuende største kommune – med over 90 000 innbyggere. – Her er det mange utfordringer, men vi er i god rute med forberedelsene, konstaterer Hestem. Vi har vært ute i god tid, begynte for et par år siden. Men mye skal på plass – avtaler, IT-systemer mm. Samarbeidet på innkjøpssiden oss imellom er godt, og det er en viktig forutsetning for å lykkes.

– Blir KSI annerledes med deg ved roret?

– Det er enighet om å fortsette den kursen KSI har holdt frem til nå – være møteplass, fagforum og nettverk. Jeg har selv vært med på å meisle ut denne kursen i min egenskap av styremedlem de siste årene, konstaterer han. Vi skal snakke kommunenes sak i ulike fora vi er med, og samarbeide med KS. Vi har en kompetanse som er nyttig for KS, og som KS ikke selv har.

Han påpeker at oppslutningen om KSI er økende, nå rundt 200 medlemmer. På årssamlingen i Bergen tidligere i år var drøyt 170 påmeldt, året før 110. – Med respekt for kommunenes autonomi og erkjennelse av at ingen kommune er prikk lik, er arbeidet med å identifisere felles utfordringer viktig. Når betydningen av kompetanse i innkjøpsfaget er raskt stigende, får KSI en enda viktigere rolle som talerør for hva som rører seg i kommunene, fremholder Hestem, som fortsetter:

Koples til ledernivå

– Den økte etterspørselen etter kompetanse bidrar også til at innkjøperne mer og mer «blir sett». Deres rolle i arbeidet med å etterleve kommunens strategi, evne å få til de gode avtalene, blir mer og mer sentral. Vi ser en utvikling der innkjøp stadig oftere koples til ledernivået, og det er en naturlig følge av at man ser hvilken betydning kompetente innkjøpere har for å nå mål og følge strategier.

Han løfter frem betydningen av markedsdialog, men understreker at det krever en grundig analyse av behov før man setter i gang selve anskaffelsesprosessen. Det kan være spesielle behov innenfor den enkelte kommune eller kategori, det kan være gjort vedtak som spiller inn osv. Dette må det tas hensyn til, likeledes at konkurransene ikke må føre til at markedet snevres inn. Gjennom analysen finner man også frem til om det ligger an til kjøp i en eller annen form for samarbeid, enten ad hoc eller via en innkjøpssentral. – Anskaffelsene må fremstå som bærekraftige og tilgjengelige, ifølge Hestem.

– Det ventes en stortingsmelding om offentlige anskaffelser om ikke altfor lenge. Forventninger fra KSI?

– Meldingen og Stortingets diskusjon av den vil gi føringer for vår arbeidssituasjon fremover, poengterer han. Skal innkjøp fungere strategisk, må vi inn på et tidlig stadium i en prosess. Altfor ofte kommer vi inn når mye – kanskje det meste – er bestemt, m.a.o. for sent. Da er det ofte også etablert et tidspress, og vi får en uheldig situasjon. Det er dessuten på sin plass å minne om at dersom de ansatte i kommunen skal få benyttet sin kompetanse fullt ut, er de avhengige av ulike «verktøy» som er kjøpt inn. Med andre ord er det en sammenheng mellom ansettelse av gode folk og det gode innkjøp. Det er en forutsetning for best mulig tjenesteproduksjon. 

Anskaffelsesakademiet 

Han tar til orde for at Anskaffelsesakademiet er viktig, og at tilførsel av ressurser til dette må inn på budsjettene. Likeledes er det nødvendig at arbeidsgivere støtter opp om innkjøpernes ønske om og behov for å heve sin kompetanse. Statistikk er maktpåliggende – god statistikk er nødvendig fordi det er grunnlaget for en vesentlig del av analysene, forberedelsene for øvrig og oppfølging av anskaffelsene. 

– Derimot kan vi være noe mer tilbakeholdne når det gjelder kravene til å løse ulike samfunnshensyn i alle anskaffelser og at innkjøperne kan ivareta alle oppfølgingsoppgaver. Selvsagt følger vi lov og forskrift, men vi så helst at det burde være opp til den enkelte å vurdere slike krav tilpasset den aktuelle anskaffelsens risiko og muligheter, påpeker Tommy Hestem, nyvalgt leder i KS Innkjøpsforum.