Endring i Lov om offentlige anskaffelser (LOA): Lovpålagt anskaffelsesstrategi: Plikt eller mulighet?

Av (f.v) Marte Rekkavik, senior consultant,Deloitte, Torgeir Overøye, advokat/partner, Deloitte Advokatfirma og Siv Helen E. Gjerstad, manager, Deloitte

Nå blir det lovpålagt. Det er ikke bare compliance – det er en sjanse til å jobbe smartere. 5. februar vedtok Stortinget endringer i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA). Endringene pålegger nå oppdragsgivere en plikt til å ha en anskaffelsesstrategi og rutiner for offentlige anskaffelser.

Hovedformålet med bestemmelsen er enkel: Regjeringen ønsker mer systematisk og strukturert ivaretakelse av samfunnshensyn i offentlige anskaffelser. For virksomhetene som tar oppdateringen på alvor, vil ikke bestemmelsen kun medføre ekstra innsats for etterlevelse, men det vil også medføre en stor mulighet til å forbedre hvordan virksomheten faktisk arbeider med sine anskaffelser – og ikke bare innenfor rammene av samfunnshensyn.

Mange vil trenge en ny strategi  

I DFØs anskaffelsesundersøkelse fra 2024, fremkommer det at rett i overkant av 60 prosent av offentlige virksomheter har en anskaffelsesstrategi. Blant disse 60 prosentene finnes det en god andel som bruker strategien aktivt, og som kontinuerlig jobber med måloppnåelse og forbedring. Men, det er også kjent at desentraliserte anskaffelser, lite datadrevet tilnærming, og manglende mål og koordinering på tvers av organisasjonen fortsatt er realiteten for mange. Dette koster, både i form av kostnadslekkasjer, uforløst potensial for ivaretakelse av bærekraft og samfunnshensyn, og tapt mulighet for innovasjon og markedsutvikling.  

Hva kan en god anskaffelsesstrategi bidra til?

En anskaffelsesstrategi utviklet med omhu, i aktiv bruk og som blir løpende evaluert, kan være et godt verktøy for å jobbe mer strategisk med anskaffelser. Dette gjelder spesielt for samfunnshensyn, elementet som trekkes tydeligst frem i forbindelse med denne lovendringen, men også for andre viktige mål. Den siste tiden har kostnadseffektivitet, innovasjon og markedsutvikling, tillitt til at offentlige virksomheter følger regler om habilitet, risikostyring og beredskap vært vel så høyt på agendaen hos mange offentlige virksomheter. Også for disse formålene er anskaffelsesstrategi et godt utgangspunkt for måloppnåelse. En spisset strategi handler om å sette en felles retning og prioritering for hvordan det er ønskelig å bruke virksomhetens midler. Den legger til rette for at den faktiske planleggingen, gjennomføringen og oppfølgingen av anskaffelsene gjennomføres i tråd med de felles målene man har satt seg.

En anskaffelsesstrategi er imidlertid ikke en garanti for mer strategiske anskaffelser. Dersom målet er at strategien ikke bare skal sørge for at virksomheten er i tråd med den nye loven, men også ha en faktisk effekt på måloppnåelse, finnes det noen gode råd:

1. Ikke forhast deg i startfasen – involver organisasjonen

Snakk med ledelsen, budsjetteierne og behovshaverne før dere skriver strategien. Hva er deres prioriteringer? Hvor er de største utgiftene? Hvor ligger deres største utfordringer i dag? En anskaffelsesstrategi som ikke er forankret i resten av organisasjonen, blir bare et dokument. For at strategien skal ha en reell effekt og monne, er det nødvendig med involvering og forankring av de som skal følge opp strategien. Involveringen kan virke tidkrevende, men det er tiden verdt.

2. Bruk data til å forstå nåsituasjon

Kartlegg dagens situasjon grundig. Hva kjøpes i din virksomhet? Av hvem? Til hvilken pris? Hvor er det mest å spare? Hvor er det mest å hente når det gjelder bærekraft eller innovasjon? Data er ditt beste verktøy i denne situasjonen. Mange organisasjoner blir overrasket over hva som avsløres når man først begynner å grave i tallene.  Ofte viser det seg at samme type kjøp gjøres på helt ulike måter på tvers av organisasjonen – og at det finnes potensial for betydelige forbedringer.

3. Sett ambisiøse, men realistiske mål

Ikke prøv å fikse alt på en gang. For enkelte virksomheter er det nok å velge 2-3 områder hvor det er potensial for å gjøre en forskjell først. En god strategi reflekterer de overordnede målene og prioriteringene i organisasjonen, og konkretiserer hvordan anskaffelser skal bidra til å nå de utvalgte målene. En god strategi kan gjerne ha ambisiøse mål, men det er viktig at den også er realistisk. Den kan peke på behov for langsiktig utvikling i organisasjonen, ressurser og kompetanse, men den bør også hensynta dagens ressurs- og kompetansesituasjon.

4. Lag en strategi som passer organisasjonen

Det finnes ingen mal som passer alle. En liten kommune har andre behov og forutsetninger enn en stor statlig virksomhet. Der en liten kommune typisk har behov for å fokusere på samarbeid med andre kommuner for å oppnå nødvendig kompetanse og innkjøpsmakt i anskaffelser med stort volum, kan det viktigste for en stor, statlig virksomhet være å arbeide for å unngå monopolsituasjoner i deres mest strategisk viktige markeder. Det er viktig at strategien tilpasses de faktiske forholdene i virksomheten for at den skal fungere som et nyttig arbeidsverktøy i hverdagen. I den nye anskaffelsesloven åpnes det for at oppdragsgivere kan tilpasse strategi og rutiner etter virksomhetens egenart, størrelse og kompleksitet, slik at kostnader og gevinster kan vurderes ved fastsettelse av ambisjonsnivå. 

5. Etabler oppfølging, evaluering og ansvar

En strategi er bare så god som implementeringen av den. Vær tydelig på hvem som skal gjøre hva, og lag en konkret implementeringsplan med milepæler. Tydelig definerte KPIer for å måle fremdrift, eksempelvis for avtalelojalitet, andel anskaffelser med krav og kriterier til bærekraft, antall konkurranser med dialog i tidligfase og brukertilfredshet i organisasjonen, er viktig. Gjennomgå strategien jevnlig: Hva fungerer? Hva fungerer ikke? Hva har endret seg? Lag rutiner for å samle inn tilbakemeldinger fra dem som bruker strategien, og vær villig til å justere. Uten oppfølging blir strategien kun ord på papir.

Fra plikt til fordel

Når anskaffelsesstrategi blir lovpålagt, åpnes en dør som mange innkjøpsfunksjoner har ventet på. Dette handler nemlig ikke bare om compliance – det er en gylden mulighet til å løfte innkjøp fra operative gjøremål til strategisk forretningsfunksjon, og dermed sette anskaffelser på agendaen i egen virksomhet og ledergruppe. For innkjøpsledere kan dette være en sjanse til å definere egen rolle klart og tydelig: Hva skal innkjøp være for denne virksomheten? En kostnadsoptimerer, innovasjonsdrivkraft, bærekraftforkjemper, risikostyringspartner – eller en kombinasjon? En godt utarbeidet anskaffelsesstrategi – enten nyetablert eller en oppdatert – er en god anledning til å svare på disse spørsmålene, og samtidig få organisasjonen med seg.

Sånn kan lovendringen ikke bare bli nok et regelverk å følge, men en katalysator for å gjøre innkjøp til en strategisk kraft i virksomheten. For både små og store organisasjoner ligger det nå et potensial i å ta muligheten på alvor. En anskaffelsesstrategi som er laget med omhu og i aktiv bruk, sikrer ikke bare etterlevelse av regelverket, men bidrar også til virkelig smart forretningsdrift – og kan gi innkjøp den rollen og statusen det fortjener.