Får du det du betaler for?

Av rådgiver/jurist Mia Valø og Tine Sæbø, direktør – begge Inventura

Det investeres årlig milliardbeløp i offentlige anskaffelser. Investeringene er store og prosjektene komplekse, men hva skjer etter at kontrakten er signert? Det er i kontraktsoppfølgingsfasen oppdragsgiver kan kontrollere at prosjektet leverer som forventet. Systematisk kontraktsoppfølging er avgjørende for å sikre kvalitet, kontroll og kostnadseffektivitet i hele prosjektets levetid.

Hvorfor er kontraktsoppfølging viktig?

Med høye investeringskostnader følger også høye krav til økonomisk forsvarlighet. Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at samfunnets ressurser brukes effektivt, og det gjøres mye godt arbeid med å gjennomføre konkurranser som sikrer nettopp dette. Det hjelper imidlertid ikke at det stilles strenge kontraktskrav, dersom ingen følger med på om leverandørene leverer i henhold til sine forpliktelser. Brudd på kontraktsvilkår kan gi store ringvirkninger, både økonomisk og operativt, og kontroll på kontraktens innhold er derfor avgjørende.

Kontraktsoppfølging blir særlig viktig ved teknisk komplekse prosjekter, fordi slike prosjekter innebærer omfattende tekniske krav som leverandørene skal oppfylle, samt strenge krav til fremdrift, som er avgjørende for at oppdragsgiver får sine mål realisert. Like sentralt er oppfølgingen for kontrakter som løper over flere år, som ofte inneholder opsjoner, garantier og ulike faser av leveranse, og kontrakter som spenner over flere fagområder som krever bred forankring i organisasjonen.

Varighet og omfang av oppfølgingen

Når kontrakten er signert starter implementeringen – å sørge for at organisasjonen tar i bruk det som er kjøpt på en måte som skaper verdi. Kontraktsoppfølgingsfasen løper hele kontraktens levetid, og avsluttes ikke før alle forhold tilknyttet kontrakten er avsluttet. Er det avtalt en garantiperiode for kjøpet, vil arbeidet med å følge opp kontrakten vedvare til garantiperioden løper ut. Det samme gjelder ved lov- eller kontraktsfestet reklamasjonstid.

Hvor omfattende oppfølgingen bør være avhenger av kontraktens kompleksitet. Noen avtaler krever årlige eller halvårlige prisjusteringer, andre involverer et sortiment som endres over tid, og stiller dermed krav til kontrollrutiner og god oversikt over hva som tilbys til hvilken pris. Oppfølgingsnivået som etableres må tilpasses den enkelte kontrakt, men selv om det er hensiktsmessig med nivåmessige tilpasninger, er det ytterst få kontrakter som yter best når de blir lagt rett i en skuff etter inngåelse.

Hva kjennetegner god kontraktsoppfølging?

Hvilke konkrete punkter i kontrakten som må følges opp avhenger av den enkelte kontrakt, men det er likevel noen fellesaktiviteter som bør gjennomføres hver gang det inngås en ny kontrakt:

Definere kontraktsoppfølgingsteamet – Hvem i organisasjonen skal ha ansvar for oppfølging av kontrakten? Er det nok med én kontraktsoppfølger eller tilsier kontraktens kompleksitet at det bør etableres et team? Er det behov for spesifikk fagkompetanse i kontraktsoppfølgingsteamet?

Definere roller og ansvar – Hvem i kontraktsoppfølgingsteamet har ansvar for oppfølging av kontraktens ulike deler? Hvem har det overordnede ansvaret for at oppfølgingen holder tilstrekkelig kvalitet?

Identifisere kontraktens risikofaktorer – Hvilke elementer består kontrakten av og hvilke elementer er det særlig viktig at leverandøren leverer på? Finnes det opsjoner eller garantier som skal løses ut eller kontrolleres? Er det frister som må følges opp? Hvilke elementer gir størst konsekvens for resultat og gevinst ved kontraktsbrudd? Hvilke sanksjonsmekanismer ligger i kontrakten?

Etablere tydelige rutiner og verktøy – Bør det utarbeides en sjekkliste for oppfølging av den konkrete kontrakten? Hvordan skal kontraktsoppfølgingen dokumenteres? Bør det etableres en møtestruktur for oppfølgingsmøter med leverandøren? Hvordan skal leveransen kontrolleres under kontraktsperioden? Hvordan skal kontraktens innhold og relevante momenter formidles til brukerne av kontrakten? Hvilke rutiner gjelder for eventuell endring av kontrakten?

Hva skjer når oppfølgingen svikter?

Uten systematisk og bevisst kontraktsoppfølging risikerer ikke oppdragsgiver bare å tape verdifulle gevinster, men også å pådra seg unødvendige kostnader og utfordringer. Mangelfull kontraktsoppfølging kan realisere en rekke risikofaktorer:

Avtalte betingelser kan glippe – Mange kontrakter inneholder fordeler som må følges opp aktivt for å realiseres, som prisjusteringer, serviceavtaler, reklamasjoner eller garantier. Uten oppmerksomhet på disse kan man gå glipp av betingelsene som i utgangspunktet ga kontrakten verdi.

Mangler forblir uoppdaget – Uten gode rutiner for å kontrollere hva som faktisk leveres, kan feil og mangler snike seg inn uten at det fanges opp. Det betyr at man kanskje betaler full pris for noe som ikke er i tråd med det man bestilte, eller verre: man bruker en løsning som ikke fungerer som den skal.

Kvalitet under forventningene – Dersom leveransen ikke evalueres jevnlig, risikerer man at kvaliteten gradvis forringes. Leverandøren kan begynne å levere enklere eller billigere løsninger enn det som er avtalt, uten at det oppdages av oppdragsgiver.

For sen reklamasjon – Kontraktsretten krever at mangler påberopes innen rimelig tid. Uten gode oppfølgingsrutiner kan fristene glippe, og man mister retten til å reklamere, selv om leveransen er mangelfull. Det kan medføre at man må dekke kostnadene selv, til tross for at feilen i utgangspunktet var leverandørens ansvar.

Garantier går tapt – Mange leveranser inkluderer garantier som gir rett til kostnadsfri utbedring. Slike rettigheter forutsetter imidlertid at man faktisk gjør krav på dem, og at det gjøres i tide. Dersom garantiperioden løper ut uten at feil er meldt inn, forsvinner muligheten til å få hjelp på leverandørens regning.

Uforutsette kostnader – Kanskje den mest merkbare konsekvensen: dårlig oppfølging fører ofte til at kostnadene blir høyere enn forutsatt. Det kan skyldes feilfakturering, at tilleggstjenester sniker seg inn uten forhandling, feilaktige endringsmeldinger og tilleggskostnader, eller at man ikke får utløst rabatter og kompensasjoner man har krav på.

Vesentlig endring av kontrakten – Anskaffelsesregelverket inneholder snevre adganger til å gjøre endringer i en inngått kontrakt. Manglende håndhevelse av kontraktens krav kan medføre at oppdragsgiver stilltiende godtar endringer av kontrakten som er vesentlige.

Et viktig verdiskapningsverktøy

Mange ser kontraktsoppfølging som et rent kontrolltiltak, men det bør heller brukes som et aktivt verktøy for verdiskapning. Oppdragsgivere som har gode rutiner og systemer for kontraktsoppfølging har også bedre forutsetninger for å lykkes med større og komplekse prosjekter. Kontraktsoppfølging er med andre ord ikke bare et spørsmål om revisjon og kontroll, men om strategisk styring.

For å sikre at investeringer gir maksimal effekt, må kontrakter følges opp med samme profesjonalitet som de inngås med. Det handler ikke om mistillit til leverandøren, men om profesjonelt samspill, god styring og kvalitetssikring av hele verdikjeden.