Fem råd til ledere som vil at virksomheten skal få mer igjen for pengene

Av seniorrådgiver Mona Stormo Andersen, Offentlig anskaffelsedivisjonen i Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ)

La meg slå fast med en gang. Strategisk bruk av anskaffelser er viktig for å få tilfredse brukere av offentlige tjenester, kostnadseffektiv drift og for å nå FN’s bærekraftsmål. Med kraftig økning i de offentlige velferdsutgiftene er det viktigere enn noen gang at du som leder benytter effektiviseringspotensialet som ligger i å bruke anskaffelser strategisk.

Kartlegging av kompetanse og praksis på anskaffelsesområdet (DFØ Modenhetsundersøkelsen) viser at få ledere etterspør informasjon om og bruker anskaffelser strategisk. Etter flere år med undervisning og rådgivning til ledere i statlige og kommunale virksomheter, ser jeg at i en travel arbeidsdag prioriteres det som ser ut til å haste mest. Det gjør at strategisk bruk av anskaffelser, som krever langsiktig utviklingsarbeid, faller på prioriteringslista.

Derfor vil jeg gi deg som leder fem råd. Er du klar? Her kommer de:

1. Vær nysgjerrig og tenk fremover

De fleste ledere har fokus på løpende oppgaver og utfordringer. Så er det noen som klarer å bryte dette mønsteret. Min erfaring er at disse lederne kjennetegnes av nysgjerrighet, gjerne på informasjon i ytterkanten av sin kjernevirksomhet. De betrakter anskaffelser inn i et helhetlig økosystem ved å inkludere andre aktører. Ved å legge til rette for å bruke kompetansen til leverandører og andre utenfor virksomheten din, så åpner du muligheten for at anskaffelsene blir innovative og bidrar til langsiktige løsninger.

2. Utnytt din innkjøpsleder

I private virksomheter ser vi ofte at innkjøp er en integrert del av virksomhetsstyringen med en egen direktør for anskaffelser. I statlige og kommunale virksomheter derimot er utfordringen at innkjøpsledere ofte savner bedre samarbeid med toppledelsen, og at de er plassert langt ned i organisasjonen med begrenset mulighet for å gi lederne viktig informasjon for bedre bruk av anskaffelsesmidlene. Her ligger et uutnyttet potensial som du som leder må sørge for å ta ut. Innkjøpslederne har god kunnskap om hva som skal til for at virksomheten skal ta ut gevinstpotensialet og lager både mål og strategier. Du må følge opp og sørge for at anskaffelsesstrategien blir implementert gjennom beslutningsprosesser i hele virksomheten.

3. Koble styringsinformasjon til virksomhetsutvikling

Informasjon om anskaffelser bør innhentes i virksomhetsstyringsprosessen for at din ledergruppe skal drøfte hvordan anskaffelser kan bidra til utvikling av din virksomhet. Informasjonen kan ta form på tre ulike nivåer (meld.St.22, (2018-2019)):

• Spør om innovasjon i virksomhetskritiske anskaffelser, særlig de med høy pris og/eller høy risiko. Det kan være anskaffelser i både drifts- og investeringsbudsjettet.
• Spør innkjøpsleder etter analyser av utgifter til hele anskaffelsesporteføljen. Informasjonen må belyse alt virksomheten bruker penger på av varer og tjenester, og hvordan anskaffelser kan bidra til kostnadseffektivisering. Som leder må du etterspørre om dere bruker leverandører optimalt, koordinerer anskaffelser tilstrekkelig og planlegger innovasjon der potensialet er størst. Du kan også få belyst hvor i organisasjonen dere kjøper mange konsulenttjenester, som du kan bruke til å beslutte om og hvor dere bør bygge egen kompetanse fremfor å kjøpe (sourcingstrategi).
• Spør innkjøpsleder etter informasjon om hvordan virksomheten kan bidra til samfunnsmål som bærekraft og sosialt ansvar. Flere virksomheter har tatt i bruk klimaregnskap for å følge egen virksomhets klimafotavtrykk.

4. Bygg kultur og være lojal til ledergruppa di

Det er når ledergruppen jobber sammen som et team at det skapes resultater. Vi erfarer at ledere ofte er mer opptatt av å dekke egen enhets behov, for eksempel ved at enhetene i virksomheten din går ut i markedet hver for seg for å kjøpe framfor å samle virksomhetens behov. Mange virksomheter sløser bort masse penger fordi de ikke bruker kontraktene sine, men pulveriserer egen innkjøpsmakt ved å være illojale til den leverandøren de har.

Å endre virksomhetens innkjøpspolitikk til å bli mer samordnet, vil kreve at toppledergruppa sammen skaper kultur for å bruke anskaffelser strategisk. Det krever at ledergruppa setter tydelige krav til organisasjonen og sørger for at styringsprosessen inkluderer mål og oppfølging av anskaffelser drøfter og beslutter viktige strategiske prioriteringer på hva og hvordan organisasjonen skal kjøpe varer og tjenester

I rapporten «Fra støtte til strategisk premissgiver? Om utvikling og organisering av anskaffelsesfunksjonen» beskriver vi dette nærmere. Er du interessert i å lese mer om utvikling av ledergrupper, les boken til Henning Bang og Thomas N. Middelfart (Effektive ledergrupper 2012).

5. Gi lederne dine et kompetanseløft

Ledere på ulike nivåer vil ha ulikt fokus og ulike ansvarsområder. Slik skal det være, men samtidig er det viktig at innkjøpsledere og toppledergruppen blir kjent med hvordan de kan bruke hverandre for å nå virksomhetens mål.

Vi i DFØ tilbyr derfor programmet «Kompetanseløft for ledere» som statlige og kommunale virksomheter kan benytte seg av. Målet for programmet er å gjøre innkjøpsledere bedre i stand til å kommunisere på strategisk nivå og gjøre toppledere i bedre stand til å etterspørre relevant styringsinformasjon. Som en del av kompetanseløftet deltar innkjøpslederne i et mentorprogram.

Vi oppfordrer alle til å melde seg på.