Fikk skrape for lang behandlingstid av innsynskrav i en anskaffelsessak

Etter nær seks måneder hadde ikke Utenriksdepartementet maktet å besvare en innsynsbegjæring som gjaldt offentlige anskaffelser. Da havnet saken hos Sivilombudsmannen, som slår fast at en så lang saksbehandling ikke er i samsvar med lovens krav. I brevet som Anbud365 har fått tilgang til, blir Utenriksdepartementet bedt om å sørge for at innsynssaker behandles innenfor offentleglovas rammer.

Første gang Capgemini tok kontakt med Utenriksdepartementet med krav om innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse, var 2. oktober 2020. Fem dager senere svart departementet at arbeidet med innsynsbegjæringen var godt i gang. Selskapet hørte intet og purret igjen 28.oktober – 4. november meldte departementet at innsynsbegjæringen snart ville bli besvart. Ny purring kom 9. februar 2021. En automatisk bekreftelse på mottatt purring forelå umiddelbart. 24. februar fikk selskapets advokat en henvendelse fra departementet med beskjed om at selskapet kunne vente en snarlig tilbakemelding på sin innsynsbegjæring.

29. mars klaget så Capgemini til Sivilombudsmannen da de på det tidspunkt fortsatt ikke hadde fått tilbakemelding. Sivilombudsmannen fant grunn til å undersøke saken.

Beklaget lang saksbehandlingstid

Utenriksdepartementet svarte på hevendelsen fra ombudsmannen en snau måned senere. De beklaget og kunne opplyse at kravet da var behandlet – forslag til avgjørelse forelå som utkast i et internt dokument. Svar kunne forventes innen utgangen av april 2021. Begrunnelsen for den lange saksbehandlingstiden lå, ifølge departementet, dels i at det var en omfattende og kompleks sak med mange dokumenter, dels interne forhold og omorganisering. Det dreide seg ikke om en representativ saksbehandlingstid, bedyret departementet.

I sine kommentarer minner Sivilombudsmannen om at man der tidligere har lagt til grunn at innsynskrav normalt bør avgjøres innen én til tre virkedager. I noen tilfeller kan det være vanskelige spørsmål, en stor mengde dokumenter, behov for undersøkelser etc.  Det kan krever mer tid, men likevel må behandles «så snart det er praktisk mogeleg».

Ikke i samsvar med lovens krav

– Da Capgemini henvendte seg til ombudsmannen hadde det gått nesten seks måneder siden innsynskravet var fremmet, og det var sendt flere purringer. En slik behandlingstid er ikke i samsvar med lovens krav, og departementet har også beklaget den lange saksbehandlingstiden, skriver Sivilombudsmannen til Utenriksdepartementet.

Ombudsmannen minner også på at man i flere uttalelser har pekt på at ressursproblemer og organisering ikke kan begrunne forlenget saksbehandlingstid i innsynssaker. Utenriksdepartementet blir bedt om å merke seg ombudsmannens syn og sørge for at innsynssaker behandles innenfor offentleglovas rammer.