Da Viken fylkeskommune ble historie, etablerte de tre nye fylkeskommunene som utgjorde Viken, en felles innkjøpsorganisasjon, ANSKA KO. En forvaltningsrevisjon gjennomført kort tid etter etableringen avdekket at samarbeid om kontraktoppfølging mellom ANSK KO og seksjon eiendom i Østfold fylkeskommune, skurret. Det var bl.a. ikke etablert en rutine eller praksis for å sikre felles og systematisk risikovurdering, heter det. Likeledes anbefalte revisjonen at ansvarsområder og oppgavefordeling mellom de to burde gjennomgås for å sikre en effektiv avviks-håndtering.
Akershus og Østfold fylkesrevisjon gjennomførte en forvaltningsrevisjon i perioden april – oktober 2024 for å undersøke hvordan Østfold fylkeskommune følger opp inngåtte avtaler og kontrakter. Da datainnsamlingen startet, hadde fylkeskommunen bare vært reetablert i tre måneder – frem til da var den en del av nå nedlagte Viken fylkeskommune.
Samarbeidet kunne forbedres
Revisjonen har tatt for seg samarbeide mellom ANSKA KO og seksjon eiendom i fylkeskommunen. ANSKA KO er en felles anskaffelsesorganisasjon for fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold. Fylkesrevisjonens undersøkelser har identifisert enkelte områder hvor dette samarbeidet kan forbedres.
I rapporten «Kontraktsoppfølging Østfold fylkeskommune», som forelå for kort tid siden, heter det at det er fylkesrevisjonens hovedinntrykk at rutiner, strategier, arbeidsprosesser og samarbeid for å sikre oppfølging av kontrakter er etablert, men fortsatt er i en utviklingsfase.
Risikovurderinger
Det er ikke etablert en rutine eller praksis for å utveksle risikovurderinger mellom partene, skrive revisjonen, som mener det vil være hensiktsmessig å samarbeide om eller dele erfaringer om risikobildet, inkludert risiko for brudd på seriøsitetskrav. En årlig gjennomgang av risikobildet nevnes.
Likeledes, fremhever revisjonen i sin rapport, ser det ut til å være behov for et tettere samarbeid mellom ANSKA KO og seksjon eiendom for å sikre en felles praksis og dele kunnskap og kompetanse på tvers ved oppfølging av kontrakter. Dette gjelder både oppfølging av rammeavtaler og avrop i praksis, oppfølging av seriøsitetsbestemmelsene og avvikshåndtering generelt.
Utfordrende i praksis
Fylkesrevisjonen legger til grunn at det er etablert rutiner for ansvar og fordeling, men at ansvarsfordelingen viser seg utfordrende i praksis, spesielt for entreprenørtjenester. Det samarbeides ikke om gjennomføring av kontroller, og det er behov for bedre dokumentasjonsrutiner og informasjonsflyt for å kunne håndtere avvik og eventuelle sanksjoner på en tilstrekkelig måte. Fylkesrevisjonen er av den oppfatning at bedre kjennskap til hvordan de ulike partene håndterer kontraktsoppfølging kan bidra til mer målrettet oppfølging og bedre ressursutnytting for fylkeskommunen samlet.
Revisjonen har merket seg at ANSKA KO tror det er mørketall på antall meldte avvik. Det er viktig at ANSKA KO fanger opp flere avvik, understreker revisjonen, slik at disse kan tas opp med leverandøren i statusmøter og gi mulighet til å vurdere behovet for ytterligere tiltak.
Anbefalingene
Tre anbefalinger følger med. Fylkeskommunen bør:
• samle alle rutiner og prosedyrer slik at de er lett tilgjengelig for ansatte i kvalitetssystemet, og dermed bidra til en enhetlig tilnærming med tilgang til nødvendig informasjon.
• vurdere tiltak for bedre samarbeid, informasjonsutveksling og økt erfaringsdeling mellom ANSKA KO og seksjon eiendom ved kontraktsoppfølging.
• utarbeide retningslinjer for hva som er pliktig og tilstrekkelig dokumentasjon å arkivere for kontraktsoppfølging.
Bli den første til å kommentere på "Fylkeskommuner laget eksternt innkjøpssamarbeid; utfordring for kontraktsoppfølgingen"