Gå sammen om innovative anskaffelser og få større gevinster

Av Hanne Lystad, prosjektleder, digitalisering og Johan Englund, seniorrådgiver, avdeling for anskaffelser, Difi

Å gå sammen om anskaffelser med innovasjonsrom kan lønne seg både for offentlige oppdragsgivere og leverandører. I denne artikkelen gir vi deg eksempler til inspirasjon, og tips til hva du bør tenke på når du skal gjøre en anskaffelse.

Først bør vi avklare et viktig begrep. For hva er egentlig en innovativ anskaffelse? I en tradisjonell anskaffelse lager du en detaljert kravspesifikasjon på den løsningen du mener vil løse behovet ditt, som du så sender til leverandørene i markedet. Skal du gjøre en innovativ anskaffelse, må du gå i dialog med markedet før anskaffelsen og formidle behovet ditt, for så å overlate til leverandørene å foreslå den beste løsningen. Når du fokuserer på ytelsen til produktet eller tjenesten i stedet for detaljerte krav, øker du sjansen for at du finner nye, innovative og bedre måter å løse oppgavene på. Kanskje gir det bedre tjenester og gjør at du på sikt sparer penger og ressurser som kan brukes på andre oppgaver.

Hvorfor gå sammen?

Felles anskaffelser betyr ikke nødvendigvis at alle kjøper samlet fra samme leverandør. Det er viktig å presisere at det å gå sammen om anskaffelsesprosessen, dele erfaringer, dra nytte av hverandres kompetanse og diskutere felles konkurransegrunnlag ikke nødvendigvis betyr at man kjøper samlet. Det er viktig å også ivareta konkurransen i markedet!

Overkomme barrierer

Til tross for sparte penger og bedre løsninger er det fortsatt få offentlige virksomheter som virkelig utnytter innovasjonspotensialet i anskaffelsesarbeidet. En utredning vi i Difi laget om barrierer mot innovasjon i IT-anskaffelser, viser at en altfor stor andel av denne type anskaffelser er preget av for mange detaljerte krav til løsningen. Da er risikoen stor for at anbudene dekker behovene på en dårligere måte, og har høyere pris enn det som er nødvendig.

Svak forankring hos ledelsen, mangel på riktig kompetanse, risikoaversjon og bekymring for å gjøre feil er noen av årsakene til at innovative anskaffelser ikke gjennomføres i større grad. Å gå sammen om en anskaffelse kan være den medisinen som trengs for kommer over flere av disse barrierene.

Leverandørene er positive

Samarbeid om innovative anskaffelser kan gi bedre produkter og tjenester, besparelser, miljøgevinster og næringsvekst. I tillegg er også leverandørene klare i sine tilbakemeldinger: Å treffe flere offentlige oppdragsgivere på samme dag er nyttig og ressursbesparende. De ønsker derfor at flere kommuner og andre offentlige virksomheter går sammen om felles anskaffelsesprosesser.

Stor interesse fra offentlige aktører om å gå sammen

Selv om vi skulle ønske enda flere var i gang, begynner vi å få noen gode eksempler på virksomheter som ser nytten i å involvere andre offentlige virksomheter i innkjøpene sine.

Her er noen eksempler:

OsloMet mottok nylig støtte fra Difis medfinansieringsordning for digitaliseringsprosjekt for å lage en «arbeidslivsportal». De skal utvikle en digital løsning for håndtering av praksisadministrasjon, altså samhandlingen mellom utdanningsinstitusjonen, praksisvirksomheter og studenter som skal ha praksis som del av studiet. De tenkte at dette behovet neppe bare gjaldt deres universitet, og inviterte derfor landets høyskoler og universiteter til dialog.
Et annet eksempel er Bærum kommune som i disse dager har mobilisert omtrent 60 kommuner for å gå sammen om bedre digitale læringsmidler. Samarbeidsprosjektet søker å skape et helhetlig system rundt anskaffelse og bruk av digitale læringsmidler. Systemet skal sikre læringsmidler av god faglig kvalitet, med god informasjonssikkerhet og godt ivaretatt personvern. Prosjektet handler også om å få på plass infrastruktur som gjør det enkelt for lærere å finne de beste læringsmidlene for hver enkelt elev.

Gevinstanalyse: Sikrer god bruk av knappe ressurser

Nasjonalt program for leverandørutvikling er et organ som bistår ved innovative anskaffelser, og som Difi er partner med. De har gjort en gevinstanalyse på tre fellesanskaffelser:

Responssentertjenester og trygghetsskapende produkter: Bærum med Asker kommune
Trygghetsskapende teknologi: Lindås med Askøy, Fjell og Øygarden kommune
Lokaliseringsteknologi: Trondheim med Bergen, Bjugn, Drammen, Larvik, Skien, Tromsø og Åfjord kommune

Analysen viser at viktige gevinster ved å gjøres disse anskaffelsene felles har vært utfyllende kompetanse, styrkede samarbeidsrelasjoner og økt volum. Rapporten konkluderer med at felles anskaffelser er en god løsning for å sikre at knappe ressurser benyttes på en god måte.

Praktiske tips:

Så, til sist: Hva er lurt å tenke på når du skal anskaffe fremover? Vi anbefaler at du begynner med å stille deg disse spørsmålene:

Finnes det et innovasjonsrom i produktet/tjenesten vi har behov for?
Har vi spesifisert det vi trenger, eller bør vi ha innspill fra markedet før vi utformer kravspesifikasjon?
Er det noen andre enn oss som har gjort en liknende anskaffelse før og vil dele erfaringer?
Finnes det andre enn oss som skal i gang med denne type anskaffelse – hva med å samarbeide?
Kan vi kjøpe sammen? Da kan det være smart å strukturere anbudet slik at det kåres flere vinnere.

Difi har også utarbeidet en veileder for innovative offentlige anskaffelser. Her finner du mye nyttig og praktisk informasjon om hvordan du kan komme i gang med innovative anskaffelser. Du finner også kontaktinformasjon til fagfolk hos oss i Difi, hvis du har flere spørsmål.

Lykke til med din neste anskaffelse!