Gjorde direktekjøp for over 4 mill på utgått rammeavtale, skylder på «akutte behov»

En kommune med godt under tusen innbyggere ute mot storhavet i Finnmark har gjort direktekjøp hos et rørleggerfirma i 2024 verd over fire mill. Rammeavtalen med firmaet utløp året før. Kommunens skylder på «akutte behov» som brudd i hovedvannledning, og melder at de har forsøkt å få andre tilbud, men ingen kunne levere. Dette fremgår av en fersk revisjonsrapport og gjelder Loppa kommune, der økonomireglement er 21 år gammelt. Og baserer seg på regler som ikke lenger gjelder.

Finnmarks-kommunen Loppa finnes ute mot Lopphavet. Der lever drøyt 860 innbyggere spredt mellom små fiskevær og veiløse bygder. Mange av stedene er bare tilgjengelige med båt eller ferge. Men anskaffelsesregelverket gjelder. KomRev Nord har sjekket om kjøp fra et rørleggerselskap har overholdt sentrale bestemmelser i regelverket om offentlige anskaffelser og kommunens egne reglementer.

Direktekjøp og rammeavtale

Det heter bl.a. at kjøp i 2022 og 2023 er gjort med utgangspunkt i gjeldende rammeavtale. Også i 2024 er det gjort utbetalinger til selskapet i 2024, men da har det ikke foreligget en gyldig rammeavtale. I slutten av 2024 da revisor hentet ut tall fra regnskapet, var det totalt utbetalt drøyt 2,2 mill. I mars 2025 sjekket kommunen selv og kom til at det for hele 2024 var utbetalt over 4,4 mill til selskapet.

Kommunen har, ifølge revisjonsrapporten, bekreftet overfor revisor at kjøp i 2024 er gjort som direkte anskaffelser uten forutgående kunngjøring eller andre former for konkurranseutsetting. Kjøp uten forutgående konkurranse er brudd på flere av regelverkets prinsipper, herunder særlig prinsippene om konkurranse og likebehandling, slår KomRev Nord fast.

21 år gammelt reglement

På bakgrunn av sine funn og vurderinger er revisors konklusjon at Loppa kommune har ved kjøp fra rørleggerselskapet ikke i alle tilfeller overholdt sentrale bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kjøp fra leverandøren har ikke i alle tilfeller vært gjort i henhold til gjeldende rammeavtale.

Det fremgår for øvrig at kommunens økonomireglement ikke er oppdatert på 21 år. Reglementet henviser til et regelverk som er utgått, og dermed ikke lengre gjelder. Ut over dette har økonomireglementet ikke bestemmelser om innkjøp som er relevante for dette tilfellet, heter det i revisjonsrapporten. Underveis i undersøkelsen har det også vært utfordringer med å motta svar, dokumenter og opplysninger fra kommunen. Det har forsinket gjennomføringen av undersøkelsen.

Anbefalinger

Kommunen får også med seg noen anbefalinger:

• Sikre at det ikke gjøres avrop på rammeavtaler som er utløpt i tid, mengde/volum eller verdi

• Sikre at enkeltanskaffelser gjennomføres i henhold til regelverket, herunder blant annet at regelverkets grunnleggende prinsipp om konkurranse etterleves

• Dokumentere egne vurderinger i de tilfellene kommunen mener at de etter anskaffelsesregelverket har hjemmel til å gjennomføre anskaffelser uten forutgående konkurranse

• Revidere og oppdatere kommunale reglementer i tråd med gjeldende regelverk, herunder særlig regelverket om offentlige anskaffelser

Akutte behov

I sin kommentar til rapporten skriver kommunedirektøren at bruk av rammeavtalen «på overtid» skyldes akutte behov. Kommunen har vurdert det slik at de kunne foreta anskaffelser uten å følge de normale anskaffelsesprosedyrene. I enkelte tilfeller har man forsøkt å innhente tilbud fra andre leverandører pr. telefon, men det har vært utfordrende for andre å levere etter kommunens behov, responstid og krav til utstyr. I revisjonsrapporten pekes det bl.a. på reparasjon etter på brudd i hovedvannledningen, ekstra grunnvannskilde, utbedringer av rørbrudd og reparasjon av pumper.