God bruk av innkjøpsmakt, men svikt på kontroll, oppfølging og avtalelojalitet

Stort sett forvalter Oslo kommune sin innkjøpsmakt godt, men det hjelper ikke å være best i klassen med å stille krav om ikke kontroll og oppfølging sitter. Det budskapet sender Kommunerevisjonen i Oslo etter gjennomført forvaltningsrevisjon, der både mangler og svakheter ble avdekket. Heller ikke avtalelojaliteten var patent, og det anbefales tiltak for bedre kontroll og oppfølging, og økt avtalelojaliteten.  Hvis ikke, risikerer kommune i en del tilfeller å betale mer enn nødvendig, eller at leverandører ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår, faglærte, lærlinger, klima eller miljø.

Kommunerevisjonen har undersøkt Oslo kommunes bruk av innkjøpsmakt gjennom samkjøpsavtaler. Forvaltningsrevisjonen omfattet Utviklings- og kompetanseetaten (der kommunens sentrale innkjøpsenhet inngår), tre bydeler og ytterligere tre etater. 17 av de samkjøpsavtalene som var aktive i første halvår 2022, og 25 avrop på 15 av disse utført av bydelene og etatene er sett på, i tillegg ytterligere to tilfeller knyttet til en av samkjøpsavtalene.

Stort sett var det god konkurranse om avtalene og markerte prisforskjeller mellom tilbyderne i flertallet av konkurransene, heter det, men samtidig noen tilfeller med få tilbydere eller små prisforskjeller. Det gir risiko for at prisene ikke var konkurransedyktige i de tilfellene, slår revisjonen fast.

Det mest alvorlige

Det var avtalt adgang til kontroll og oppfølging i alle de 17 avtalene. I to tredjedeler av de 27 gjennomgåtte bestillingene i de seks utvalgte virksomhetene var det én eller flere

mangler eller svakheter ved kontrollen. Dette gjaldt alle de seks undersøkte virksomhetene, men i varierende grad. Manglende eller mangelfulle bilag som grunnlag for kontroll, og tilfeller hvor det så ut til at det kunne være betalt mer enn nødvendig, var det mest alvorlige, men gjaldt et mindre antall.

Sviktende kontroll og oppfølging øker risikoen for at det betales høyere pris enn det som følger av samkjøpsavtalene. Og der øker risikoen for uakseptable arbeidsvilkår, ev. også arbeidslivskriminalitet.

Lekkasje

Det var også en del lekkasje fra avtalene, det vil si at virksomheter gjorde anskaffelser uten å bruke avtalene. Slikt, konstaterer revisjonen, fører til leveranser hvor kravene til lønns- og arbeidsvilkår, faglærte, læringer, klima og miljø ikke ivaretas.

I all hovedsak var det inngått avtaler som kunne bidra til å fremme klimavennlige løsninger og minimere miljøbelastningen på de undersøkte områdene i de avtalene hvor det var relevant. Heller ikke her – samlet sett – ble det gjennomført tilstrekkelig kontroll. Hvis det ikke gjennomføres tilstrekkelig kontroll, øker det risikoen for mangler eller svakheter i etterlevelsen av avtalte klima- og miljøkrav.

Anbefalinger

Kommunerevisjonen har i lys av sine funn i denne forvaltningsrevisjonen noen anbefalinger: Byråden for finans bør bl.a. vurdere tiltak for å bedre kommunens kontroll og oppfølging, og tiltak som kan øke avtalelojaliteten blant kommunens innkjøpere.

Utviklings- og kompetanseetaten bør vurdere ytterligere tiltak for økt konkurranse der det var få tilbydere, utføre mer kontroll i egenregi og:

• å utarbeide veiledning og flere hjelpemidler for virksomhetenes kontroll og oppfølging
• å informere mer systematisk om avdekkede avvik
• behovet for ytterligere tiltak

De tre bydelene og de øvrige etatene i revisjonen bør, heter det, bør vurdere tiltak for bedre kontroll og oppfølging av avrop på samkjøpsavtalene.