Grønt lys for innkjøpssatsing i Innlandet, kategoristyring kommer

Politikerne i fylkestinget i Innlandet gav nylig grønt lys for et omfattende løft for anskaffelsesfunksjonen i fylkeskommunen. Med innføring av kategoristyring som verktøy skal kostnadsbesparende tiltak i anskaffelser avdekkes. Samtidig pekes det på bedre anskaffelsesprosesser og mer systematisk oppfølging av avtaler. En grundig utredningsrapport som lå til grunn for fylkestingets vedtak løfter for øvrig med styrket frem behovet for et innkjøpsanalyssystem. Det er antakelig en svært lønnsom investering, heter det.

Utgangspunktet for fylkestingets behandling var rapporten «Gevinstrealisering gjennom anskaffelser». Med seg hjem fra fylkestingsmøtet fikk fylkeskommunedirektøren flere ting han skal arbeide med, bl.a. innføring av kategoristyring (samordning av anskaffelser innenfor kategorier (f.eks. IKT), bedre utnyttelse av markedet, forbedrede tjenester). Bedre anskaffelsesprosesser (mer markedsdialog, mer bruk av forhandlede prosedyrer) er en annen oppgave, mer systematisk avtaleoppfølging, herunder bedre fakturakontroll, en tredje.

Kategoristyring

Redusere feil og bedre kontroll og rapportering (styring) hører også med på vedtakslisten fra møtet i fylkestinget.

I 2022 utgjorde anskaffelser i fylkeskommunen som er egnet for konkurranse om lag 3,5 mrd. kr. Det er nærmere 500 ulike avtaler i fylkeskommunens kontraktadministrasjonsverktøy, og rundt 150 anskaffelsesprosesser gjennomføres pr år.

Kategoristyring er den anbefalte metodikken for å identifisere kostnadsbesparende tiltak gjennom anskaffelser – den anbefales pilotert, heter det. Hvilke gevinster som kan realiseres i rene kroner er ikke mulig å besvare, heter det, men ulike rapporter har antydet at gevinstanslagene ved forbedring av anskaffelsesfunksjonen kan ligge mellom 5 og 15 % av innkjøpsvolumet. Overført til Innlandet fylkeskommune dette utgjøre et sted mellom 175 og 525 mill pr år.

Lokale og bestillere

I rapporten som lå til grunn for fylkestingets behandling heter det at i tillegg til god kategoristyring, bør anskaffelsesfunksjonen bidra til leverandørutvikling (spesielt lokale leverandører i Innlandet). Dessuten juridisk støtte ved klager og tolkning av regelverk og avtaler, samt utvikle og ajourholde maler og avtaleverk. Å utvikle og digitalisere anskaffelsesfunksjonen, sikre god bestilleropplæring og sikre at regler følges og avtaler blir overholdt (controllerfunksjon), hører også hjemme i anskaffelsesfunksjonen.

Innkjøpsanalyse

Gode beslutninger og godt innkjøpsarbeid, fordrer kontroll på tall og fakta, fremheves i rapporten. Det anbefales å anskaffe et innkjøpsanalysesystem som både gir styringsinformasjon til ledelsen og som kan utnyttes operativt i anskaffelsesprosesser og i oppfølging av kontrakter. Et innkjøpsanalysesystem koster rundt kr 300.000 pr år. Det er antakelig en svært lønnsom investering: Ved innføring av et verktøy for innkjøpsanalyse ved Universitetet i Oslo (UiO) ble det estimert at 1 % av innkjøpsandelen på 2,4 milliarder forsvant i feilfakturering eller overfakturering. Det skulle i tilfelle bety 24 millioner i årlige tap for UiO.

Fylkeskommunen mangler pr høsten 2023 både ressurser og verktøy til å gjennomføre gode innkjøpsanalyser, konstateres det i rapporten.