Boligbygg KF i Oslo er av Kommunevisjonen i Oslo bedt om å gjøre rede for om det er gjort særskilte tilknyttet en bestemt anskaffelse. Årsaken er at det dreier seg om en leverandør som står på Oslo kommunes OBS-liste. På listen er leverandører man mener det er grunn til å være ekstra oppmerksomme på ved kontrahering og kontraktsoppfølging. Og ganske riktig: Revisjonen avdekket at feil i fakturaflyten fra leverandøren – det gjaldt mva-kompensasjon – kunne ført til milliontap for Boligbygg.
Kommunerevisjonen skriver til Boligbygg KF i et brev Anbud365 har fått tilgang til, at de har gjort en forenklet gjennomgang av anskaffelser, som omfatter fire leverandører og seks prosjekter. Hensikten var å se om det var dokumentasjon for konkurranse, at det forelå anskaffelsesprotokoll, kontrakt og avrop ved rammeavtaler. I den grad det ble fremlagt dokumentasjon, har revisjonen også sett på om foretakets fullmakter var fulgt. Status for gjennomgangen er pr. desember 2024.
Kunne blitt 200 000 dyrere
For en av leverandørene fant revisjonen tilfeller der faktura og kreditnota ikke har blitt postert med samme mva-kode, slik at det blir en differanse. En analyse eller overslag viser at prosjektet kan ha blitt ca. kr 200 000 dyrere fordi krediteringen ikke har brukt samme mva-kode som ved posteringen av opprinnelig faktura.
Dessuten:
– Vi har merket oss at leverandøren har stått på Oslo kommunes OBS-liste over de leverandører man mener det er grunn til å være ekstra oppmerksomme på ved kontrahering og kontraktsoppfølging, skriver revisjonen om en annen leverandør..
Faktura uten mva
Det viste seg at de to første fakturaene fra leverandøren var fakturert uten utgående merverdiavgift. Leverandøren har fakturert merverdiavgiften to avgiftsterminer senere. Kontrakten inneholder ingen klausuler om forskudd, standard NS 8407 er lagt til grunn, og det er satt opp a konto betalinger på kontraktssummen.
Ifølge revisjonen kan forskuddsfakturering uten merverdiavgift bare skje i spesielle tilfeller i henhold til merverdiavgiftsloven. For avgiftspliktige leveranser som i det konkrete tilfellet, kan «fakturering» uten merverdiavgift bare skje dersom det ytes finansielle forskudd. Et finansielt forskudd er en betalingstransaksjon som ikke innebærer fakturering av en ytelse. Det er en forskuddsbetaling som ikke skal avgiftsberegnes. Det må klart fremgå av (betalings)dokumentet at det er et finansielt forskudd. Det skal ikke knyttes opp til leveranse av eller spesifikasjon av varer/tjenester og merverdiavgift.
Retting innen fristen
– Ved et finansielt forskudd utstedes det ikke en salgsdokumentasjon (faktura) før varen eller tjenesten faktisk er levert, fremholder revisjonen. Når leveransen finner sted, utstedes og bokføres et ordinært salgsdokument til kunden.
I sine terminvise kontroller av skattemeldingen for merverdiavgiftskompensasjonen har revisjonen avdekket at fakturaene fra leverandøren var feilbehandlet i fakturaflyten slik at foretaket sto i fare for å tape 2,55 millioner kroner. Revisjonen varslet foretaket, og det ble foretatt retting innen fristen for merverdiavgiftskompensasjonen. Dette var fakturaer hvor det bare var fakturert for merverdiavgift. Etter bokføringsreglene skal faktura inneholde både grunnlaget for merverdiavgiften og MVA-beløpet.
Særskilte tiltak?
– I de tilfeller der leverandør fakturerer kun merverdiavgift innebærer dette risiko for feil i den ordinære fakturaflyten. Det vil være en risiko for at selger har feil i sin avgiftsbehandling. I den grad det innvilges finansielle forskudd, er det derfor viktig at dette kommuniseres til de som skal følge opp transaksjonene i regnskap, slik at det kan etableres en internkontroll som kan forebygge, avdekke og korrigere feil og manglende dokumentasjon og etterlevelse av regelverket.
Kommunen fant det hensiktsmessig å be om å få høre om det er gjort særskilte tiltak knyttet til anskaffelsen på grunnlag av at leverandøren står oppført på kommunens OBS-liste.
Bli den første til å kommentere på "Handlet med Oslo-leverandør under oppsikt, risikerte milliontap"