Hva er greia med disse beslutningstakerne?

Av Tore Magler Wiggen, konsulent/kontrakter og anskaffelser/Dynabyte Consulting AS

De er ofte litt vanskelig å få øye på, de dukker opp før du vet ordet av det, og til tider kan de oppleves som svært brysomme, – nei, vi snakker ikke om trafikketatens parkeringsvakter, vi snakker om beslutningstakere, – og spesielt de som mestrer og lykkes med noe mer enn de hverdagslige trivialiteter, – de såkalte vanskelige valgene.

I denne artikkelen vil vi gi deg noen tips, så du slipper å se på beslutninger som et problem, men heller som et verktøy, som kan gi deg den nødvendige farten du trenger for å komme deg fremover, hjelpe deg forbi eventuelle problemstillinger, gjennom uforutsette utfordringer, utenom tidkrevende konflikter og kjappest mulig til målet.

Valgene

Som kontraktsrådgiver er man stadig med i ganske så spennende og utfordrende beslutningsprosesser. Man samler inn, systematiserer, strukturerer og vurderer data, utarbeider og presenterer balanserte beslutningsgrunnlag, nettopp for at noen skal kunne ta de beste valgene. Sånn er imidlertid ikke situasjonen for alle. Tvert imot erfarer vi at litt for mange gjør dette på en ganske annen måte, og i etterpåklokskapens ånd vil nok flere kunne støtte opp under at ikke alle valg var like gode.

Så hvorfor velger vi som vi gjør? Repeterende svar fra litt frustrerte beslutningstakere vil nok ofte være at det ikke var mulig, eller grunnlag for et bedre valg på det tidspunktet beslutningen ble tatt. Andre med litt fokus på tid vil kanskje kunne påberope seg at det var det enkleste, eller kjappeste valget. Noen vil kanskje være så smarte å si at man hadde en slags faglig forankring eller en tradisjon eller sedvane man støttet beslutningen på. En neste vil kanskje kunne si at det utslagsgivende var en slags spenning eller utfordring, og et slags ønske om en endring. Det finnes, som man kanskje skjønner, mange og ulike forklaringer, og innimellom noen litt svevende bortforklaringer.

Det rare med mange av disse forklaringen er at beslutningstakerne ikke alltid er så opptatt av mål, eller forholdet mellom årsaken til og resultatet av den beslutningen som ble tatt. Til tider kan det nesten virke som at mange beslutninger fattes helt uavhengig av årsak og konsekvens. Dette reagerer vi på.

Som kontraktsrådgiver i store og komplekse prosjekter opplever vi det som litt underlig, og ikke helt i samsvar med etablerte prinsipper, at beslutningstakere ikke er seg selv mer bevisst når de tar vanskelige valg. Særlig når det brukes så vidt mye tid på disse prosessene og ikke minst når konsekvensene av beslutningene kan bli så vidt store. Vi tror at mange beslutningstakere både kan bli bedre i selve beslutningsprosessen, at resultatet kan bli bedre, og sist, men ikke minst at eventuelle uønskede konsekvenser kan bli betraktelig færre og mindre, dersom man tilnærmer seg beslutninger på en litt mer systematisk og strukturert måte, – og øver, – mye.

Suksess

Allerede fra begynnelsen av en anskaffelse dukker det opp ulike former for beslutninger. Det være seg spørsmål knyttet til utforming av behov, til valg av kontraktstrategi og anskaffelsesstrategi, til ulike avklaringer og forhandlinger i anskaffelsesprosessen, til endringsmeldinger og krav under gjennomføringen av kontrakten, og sist, men ikke minst ved overlevering og forvaltning av kontraktsgjenstanden.

Å kunne ta raske og riktige beslutninger, og ikke minst kunne ta egne beslutninger, vil etter vår oppfatning være med på å øke måloppnåelsen i mange kontrakter. Å overlate til tilfeldigheter, eller til andre å ta egne beslutninger, tror vi sjelden er en god løsning. Vår erfaring er at dette fort kan føre til både misforståelser og konflikter, som igjen kan føre til unødvendige tids- og kostnadsdrivende prosesser.

Under har vi satt opp en liste med seks punkter som kan hjelpe beslutningstakere i utfordrende beslutningsprosesser. Listen er på ingen måte uttømmende, og må naturlig tilpasses den enkelte prosess.

Tydelige mål

Sett deg tydelig mål som samsvarer med virksomhetens forankrede verdier. Etabler enkle krav og kriterier, og bruk dem som underlag til beslutningen. Ikke sjelden ser vi at beslutningstakere glemmer å hensynta og diskutere målsetting før en beslutning fattes. Uten mål blir det sjelden noen mening, og meningsløse beslutninger fører som regel bare til misforståelser og konflikter. Mange virksomheter som har etablerte og solide verdier, kan bli mye bedre til å lære sine beslutningstakere til nettopp å bruke disse i vanskelig beslutningssituasjoner. 

Alternativer

Sørg for å ha flere alternativer som kan vurderes opp mot hverandre. Ett alternativ vil fort kunne oppleves som noe ubalansert og mindre gunstig. To alternativer kan av og til føre til at det ene oppleves som riktig og det andre som galt. Fire eller flere alternativer kan for noen oppleves som litt mye, og til tider noe uklart, særlig med tanke på om prosessen gir noen særlig gevinst.

Tre alternativer gir etter vår oppfatning ofte den beste balansen. Det tredje alternativet blir ofte mer innovativt og interessant enn de to første. Tre alternativer gir trygghet ved å gi et visst handlingsrom, uten å låse resultatet ved å dekke alle muligheter. Beslutningstakere med flere alternativer tar ofte langt bedre, og til tider raskere, beslutninger enn de som bare opererer med ett alternativ. Å etablere et bredere beslutningsgrunnlag med flere alternativer, er kanskje det viktigste du gjør som beslutningstaker.

Tilstrekkelig og relevant informasjon

Sørg for at du aktivt og bevist tilegner deg tilstrekkelig informasjon som kan gi deg noe konkret om alternativene du vurderer. Identifiser ulike faglige utfordringer, og benytt deg av andres kompetanse og erfaring. Bruk gjerne fagressurser og kilder som kan sitte på annen informasjon enn det som allerede bekrefter oppfatningene dine.  Ikke glem at vi i langt større grad aksepterer opplysninger, informasjon fra kilder som støtter det alternativet vi allerede foretrekker. Vurder fordeler og ulemper som kan balansere alternativene opp mot mål og verdier. En SWOT-analyse, hvor du får frem ulike styrker og svakheter, samt trusler og muligheter ved et alternativ, er et godt utgangspunkt.

Risikobasert beslutningsprosess

Bruk risikostyring aktivt gjennom hele beslutningsprosessen. Risiko omhandler usikkerhet om utfallet av fremtidige aktiviteter, – positivt og negativt. Begrepet risiko – brukes som oftest om uønskede hendelser, konsekvensene disse kan medføre, og tilhørende usikkerhet om disse – om de uønskede hendelsene vil inntreffe og hva konsekvensene vil kunne bli. I en beslutningsprosess dreier risikostyring seg om å sikre den riktige balansen mellom det å utvikle og skape verdier og det å unngå skader og tap. For å sikre større effektivitet og kontinuerlig forbedring er det gjennom hele beslutningsprosessen viktig med systematikk og struktur, risikostyring vil nettopp kunne gi deg dette.

Kvalitetssikring, forankring og dokumentasjon

En beslutning vil ofte kunne virke inn på andre, både internt i organisasjon, men også eksterne. Gjennom hele beslutningsprosessen er det derfor viktig å sikre tverrfaglig kvalitetssikring og tilstrekkelig forankring i organisasjonen. En slik kvalitetssikring og forankring vil både kunne sikre nødvendig oppmerksomhet rundt selv beslutningen, men også at nødvendige ressurser rettes mot de mest kritiske faktorene som kan være avgjørende for å sikre måloppnåelsen. Når flere involveres, på ulike nivåer, kan det på senere tidspunkt fort oppstå både usikkerhet og tvil rundt de faktiske forhold man har diskutert, si så fall vil det være særlig viktig å sikre tilstrekkelig dokumentasjon for det man fortløpende blir enige om. Presise formuleringer, og godt kommuniserte oppsummeringer eller referater er avgjørende for å kunne slippe etterfølgende diskusjoner og uenigheter. Viktige beslutninger skal alltid nedfelles.

Oppfyllelse og oppfølging

Sørg for at beslutningen overlever møtet med de praktiske realitetene. For mange er de store beslutningsprosessene så vidt tidkrevende og utmattende, at man fort mister litt fokus på selve gjennomføringen etter at man har landet selve beslutningen. Store og viktige beslutninger krever som oftest systematiske, strukturerte og konkrete oppfølgingsplaner, både for å sikre måloppnåelsen, men også for å unngå at det dukker opp noe som hindrer en oppfyllelse. Sørg for tilstrekkelig balanse mellom de ulike fasene i en beslutningsprosess; plan, gjennomføring og oppfølging.

Beslutningstakeren

Den gode beslutningstakeren kjennetegnes ofte ved å:

• Kjenne bakgrunnen for og forstå formål med en beslutning
• Kunne avdekke ulike faglige utfordringer, samt kunne utnytte seg av andres kompetanse og erfaring i en beslutningsprosess
• Ha erfaring med, og egenskaper til å kunne gjennomføre eventuelle innsalgs- og/eller forhandlingsprosesser der det er nødvendig for å få gjennom en beslutning.
• Ha tilstrekkelig kompetanse til, og erfaring med å se ulike muligheter og utfordringer knyttet til prosess og resultat.
• Forstå betydningen av, og sikre nødvendig skriftlig dokumentasjon.
• Forstå viktigheten av, og beherske god kommunikasjon gjennom hele beslutningsprosessen.

Om du som beslutningstaker lykkes med dette kan jeg love deg at du unngår unødvendige konflikter og tvister, samt tidkrevende og kostnadsdrivende rettsaker.

Om du ikke har gjort det før, begynn med risikobasert kontraktstyring. Start i det små, gjør det enkelt, lær å bruke grunnbegrepene, ta gjerne et crash kurs, bruk enkle hjelpemidler, oppnå gevinster og se resultater.