Av Tore Magler Wiggen, konsulent/kontrakter og anskaffelser/Dynabyte Consulting
Nei, – vi snakker ikke om Generasjon Greta Thunberg, – ei heller om forsikringsoppgjøret etter uværet Hans, – vi snakker om muligheter innenfor offentlige anskaffelser, – og spesielt de du kan føle en viss tilfredstillelse av å kunne definere, gleden av å kunne mestre, og lykken av å kunne oppnå resultater med, – de utslippene vi skal kvitte oss med frem til 2030.
Norge skal mer enn halvere utslippene innen 2030. Det er ambisiøst og skrekkelig kort tid til. Svære oppgaver som det ikke er mulig å få til alene, men som gir oss muligheter til å få til noe sammen, – så sant vi tar noen riktige beslutninger.
Riksrevisjonen har tidligere pekt på at det offentlige i for liten grad ikke utnytter potensiale innenfor offentlige anskaffelser til å minimere miljøbelastningen og fremme klimavennlige løsninger. Det er vi enige med Riksrevisjonen i. Det offentliges evne til å stille smarte klima- og miljøkrav i sine anskaffelser kan ha betydelig påvirkning på både ved utforming og innføring av ulike klimavennlige løsninger, som igjen kan bidra til at Norge oppnår klima- og miljømålene. Offentlig sektor utgjør et stort og viktig marked for næringslivet. For å få til klimavennlige løsninger må det offentlige spille på lag med næringslivet og sammen kan vi kanskje ta i bruk et hav av gode virkemidler.
Som kontraktsrådgiver er man ofte involvert i offentlige anskaffelser, enten for en offentlig oppdragsgiver eller for en privat leverandør. En kontraktsrådgiver sitter med andre ord midt i smørøyet for å være med på denne spennende prosessen frem til 2030. Da er det greit å vite noe om prosess og noe om hvordan man kan gå frem for å lykkes.
Miljøkravene?
For det første må man være klar over at statlige, fylkeskommunale og kommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Vi snakker med andre ord om viktigheten av å etablere en interesse, et eierskap og ikke minst et engasjement.
For det andre bør man være klar over at en offentlig oppdragsgiver kan stille egnede krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen, slik at kontraktene gjennomføres på en måte som fremmer hensyn til miljø. Når du stiller krav i prosess er det viktig at disse kravene eller kriteriene bringes inn i kontrakten, slik at du sikrer oppfyllelse av miljøtiltakene i gjennomføringen, det være seg etterlevelse av ledelse-, eller styresystem og/eller konkrete miljømål.
Oppdragsgiver kan eksempelvis stille krav om at leverandørene skal ha miljøfaglig kompetanse, etablert miljøledelsestiltak eller -systemer eller rutiner. Det vil si at du stiller opp minstekrav overfor leverandøren som ivaretar miljø for de produktene og tjenestene du skal kjøpe. På denne måten sikrer du at bare tilbud som har relevante miljøegenskaper får delta i konkurransen.
Så lenge det antas at det er et marked for å oppfylle strenge miljøkrav, kan det fort gi stor miljøgevinst å stille minstekrav. Å benytte miljøkrav i kravspesifikasjonen gir også kunne gi en etterlengtet forutberegnelighet for tilbyderne.
Videre kan oppdragsgiver bruke miljø som et tildelingskriterium. Da rangerer man tilbudene i forhold til hverandre ut fra hvor godt de scorer på kriteriet. Miljø vil ofte knyttes til kriteriet kvalitet. For å synliggjøre ditt engasjement og din betalingsvillighet for miljø kan du eksempelvis bruke en evalueringsmodell der du priser kvaliteten. En slik modell gir deg muligheten til å favorisere den tilbyderen som ivaretar miljø på den mest hensiktsmessige måten, og vil gi både deg og tilbyderne en enklere måte til å kommunisere viktigheten av miljøkriteriet. Avhengig av vekten på tildelingskriteriene, kan i så fall en forskjell i miljø bli viktigere ved valg av tilbud enn for eksempel forskjell i pris.
Endelig bør oppdragsgiver bruke miljø som et kontraktsvilkår. Det vil si at den leverandør man inngår avtale med, må oppfylle kravet før kontrakten starter, eller i løpet av kontraktsperioden. For å sikre oppfyllelse, og unngå tidkrevende uenigheter, kan det ofte være greit å etablere et slags ris bak speilet, eksempelvis en sanksjon herunder dagbot nettopp for å kunne legge et ekstra press dersom det oppstår uenigheter. Det kan også være greit å sikre seg en mulighet til å heve kontrakten dersom miljø-kravet ikke blir oppfylt.
Det er ikke noe i veien for at du kombinerer de ulike trinnene i prosessen. Det kan stilles krav til miljø i kravspesifikasjonen, som tildelingskriterier og kontraktskrav samtidig.
Beslutningstakerne?
Når det kommer til offentlige anskaffelser og miljø ser vi ofte en slags vegring hos mange beslutningstakerne. Akkurat som om alt annet er mye viktigere, eller at dette miljøspørsmålet er veldig uklart og diffust. Å kunne ta riktige beslutninger, vil etter vår oppfatning være med på å øke måloppnåelsen når det kommer til miljø i mange kontrakter. Å overlate til tilfeldigheter, eller til andre å ta egne beslutninger, tror vi sjelden er en god løsning. Vår erfaring er at dette fort kan føre til både misforståelser og konflikter, som igjen kan føre til unødvendige tids- og kostnadsdrivende prosesser som ikke bidrar til å redusere klimautslippene.
Vi har tidligere satt opp en liste med seks punkter som kan hjelpe deg som kontraktsrådgiver i utfordrende beslutningsprosesser. Dette listen bruker vi også når det kommer til miljø og offentlige anskaffelser. Listen er på ingen måte uttømmende, og må naturlig tilpasses den enkelte prosess.
- Tydelige mål
Sett deg tydelig mål som samsvarer med virksomhetens forankrede verdier. De fleste virksomheter har etablerte og solide verdier når det kommer til miljø, – nettopp til bruk i vanskelig beslutningssituasjoner. Om du ikke har noen, så etabler noen enkle miljøkrav og -kriterier, og bruk dem som underlag til beslutningen. Ikke sjelden ser vi at beslutningstakere glemmer å hensynta og diskutere målsetting før en beslutning fattes. Uten mål blir det sjelden noen mening, og meningsløse beslutninger fører sjelden til gode klimaløsninger.
- Alternativer
Sørg for å ha ulike miljø alternativer som kan vurderes opp mot hverandre. Vi erfarer at beslutningstakere med flere alternativer tar ofte langt bedre, og til tider vesentlig raskere, beslutninger enn de som bare opererer med ett alternativ. Å etablere et bredere beslutningsgrunnlag med flere alternativer, er kanskje det viktigste du gjør overfor en beslutningstaker som vegrer seg, spesielt når det kommer til miljøspørsmål.
- Tilstrekkelig og relevant informasjon
Sørg for at du aktivt og intenst tilegner deg tilstrekkelig informasjon som kan gi deg noe konkret om alternativene du vurderer. Identifiser ulike faglige utfordringer. Benytt deg av andres kompetanse og erfaring. Bruk gjerne fagressurser og kilder som kan sitte på annen informasjon enn det som allerede bekrefter oppfatningene dine. Ikke glem at vi i langt større grad aksepterer opplysninger, informasjon fra kilder som støtter det alternativet vi allerede foretrekker. Vurder fordeler og ulemper som kan balansere alternativene opp mot mål og verdier.
- Risikobasert beslutningsprosess
Bruk risikostyring aktivt gjennom hele beslutningsprosessen. Risiko omhandler usikkerhet om utfallet av fremtidige aktiviteter, – positivt og negativt. Begrepet risiko – brukes som oftest om uønskede hendelser, konsekvensene disse kan medføre, og tilhørende usikkerhet om disse – om de uønskede hendelsene vil inntreffe og hva konsekvensene vil kunne bli. I en beslutningsprosess dreier risikostyring seg om å sikre den riktige balansen mellom det å utvikle og skape verdier og det å unngå skader og tap. For å sikre større effektivitet og kontinuerlig forbedring er det gjennom hele beslutningsprosessen viktig med systematikk og struktur, – risikostyring vil nettopp kunne gi deg dette, kanskje spesielt når det kommer til miljøspørsmål.
- Forankring og dokumentasjon.
En beslutning vil ofte kunne virke inn på andre, både internt i organisasjon, men også eksternt. Gjennom hele beslutningsprosessen er det derfor viktig både å involvere, samt sikre tilstrekkelig forankring i organisasjonen. Når flere involveres, på ulike nivåer, kan det på senere tidspunkt fort oppstå både usikkerhet og tvil rundt de faktiske forhold man har diskutert, si så fall vil det være særlig viktig å sikre dokumentasjon for det man fortløpende blir enige om. Presise formuleringer, og godt kommuniserte oppsummeringer eller referater er avgjørende for å kunne slippe etterfølgende diskusjoner og uenigheter. Viktige beslutninger skal alltid nedfelles.
- Oppfyllelse og oppfølging
Sørg for at beslutningen overlever møtet med de praktiske realitetene. For mange er store beslutningsprosesser så vidt tidkrevende og utmattende, at man fort mister litt fokus på selve gjennomføringen etter at man har landet selve beslutningen. Store og viktige beslutninger krever som oftest systematiske, strukturerte og konkrete oppfølgingsplaner, både for å sikre måloppnåelsen, men også for å unngå at det dukker opp noe som hindrer en oppfyllelse. Sørg for tilstrekkelig balanse mellom de ulike fasene i en beslutningsprosess; plan, gjennomføring og oppfølging.
Om du ikke har gjort det før, begynn med risikobasert kontraktstyring. Start i det små, gjør det enkelt, lær å bruke grunnbegrepene, ta gjerne et crash kurs, bruk enkle hjelpemidler, oppnå gevinster og se resultater.
Bli den første til å kommentere på "Hva er greia med miljø og anskaffelser?"