Hvordan spille på lag med vanskelige regler?

Av Tore Magler Wiggen, konsulent/kontrakter og anskaffelser/Dynabyte Consulting AS

Når flere murrer og peker på komplisert og vanskelig regelverk, anfører at bekymring for å gjøre feil forhindrer effektive og gode anskaffelser, og at omfattende og krevende prosesser gjør at færre ønsker å delta i offentlige anskaffelser, – ja da er det grunn til å reagere. I denne artikkelen vil vi vise hvordan du kan bli tryggere i en anskaffelsesprosess og hvordan du med enkle grep kan unngå å snuble i vanskelige regler.

Av og til faller det helt naturlig å trekke paralleller mellom idrett og jobb. For litt over ett år siden fulgte mange med på femmila i ski-VM. Johannes Høstflot Klæbo gjennomførte etter manges oppfatning et perfekt disponert renn. Mot slutten var det kun en liten gruppe som lå og kjempet. Som den suverent beste sprinteren var de fleste rimelig sikre på at Klæbo skulle avgjøre denne femmila på oppløpet. Det de færreste var forberedt på, var at denne konkurransen ikke skulle bli avgjort ut ifra hvem som var den råeste skiløperen, men på grunnlag av et noe uklart regelverk. Klæbo ble disket og konkurransen ble overtatt av jurister. Reaksjonene lot ikke vente på seg og nyhetsbilde ble preget av store overskrifter. Urettferdig og urimelige regler. Klæbo mente det ble helt feil at konkurranser skulle avgjøres på grunnlag av jussen og ønsket ikke å fortsette en klageprosess. Han ville ikke bli oppfattet som en sytende skiløper, men heller tenke positivt og sette søkelys på sitt neste renn.

Som rådgiver kan man kjenne seg igjen og se likheter mellom Klæbos hendelse og den frustrasjon som man nå kan fornemme innenfor offentlige anskaffelser.

Mulig vi beveger oss på tynn grunn, hensikten er god, – men kan det være at vi er litt kjappe til å påberope ubalanse og vanskeligheter når det ikke går i vår retning?

Kjennskap til reglene i et spill eller en konkurranse er viktig både for ikke å feile, men også for å sikre måloppnåelsen. Som anskaffelses- og kontraktsrådgiver er man stadig med i konkurranser. Å kunne seg sette seg inn i normer og regler er derfor en viktig egenskap for en anskaffelses- og kontraktsrådgiver. For at en konkurranse skal skille den beste fra den nest beste, må spillereglene imidlertid være forutsigbare og formålstjenlige. Regler som ikke er kjent for deltakerne, eller virker mot konkurransens hensikt, og i verste fall bremser eller hindrer bevegelse og retning mot målet, er ikke formålstjenlige. Dette er grunnleggende prinsipper, og en forutsetning for at det skal bli fair-play og skikkelig konkurranse, – også innenfor offentlige anskaffelser.

Urovekkende frykt for feil

Det er gjort mange mindre heldige anskaffelser, og det er ikke til å stikke under en stol at det foreligger en rekke eksempler på beklagelige avgjørelser som har endt opp i både i norske domstoler og i KOFA. I denne artikkelen skal vi verken angripe eller forsvare dårlige anskaffelser, ei heller å angripe eller forsvare dårlig avgjørelser. Vi ønsker å sette søkelys på det mange ser på som vanskelige regler. Vi finner det urovekkende dersom frykt for å gjøre feil hindrer effektive anskaffelser, og krevende prosesser medfører at færre deltar i konkurranser.

Vår erfaring er at ikke alt nødvendigvis er så vanskelig som mange vil ha det til, at man ofte er mer usikker enn man strengt tatt behøver, og at man med noen enkle grep kan gjøre noe med det. Ingenting blir enklere ved å si det er vanskelig. Vanskelige ting dreier seg ofte om en slags usikkerhet, for å misforstå eller feile ofte på grunn av manglende kunnskap eller kompetanse. Dette er ikke nytt og ikke veldig komplisert. Kompetanse kan tilegnes, også når det kommer til vanskelig regelverk. Det dreier seg om interesse, engasjement og ikke minst mestring. Skal du bli god må du trene, praktisere og ikke minst tørre å feile. Du blir ikke god uten at du prøver og av og til feiler. For å kunne feile må du imidlertid befinne deg i et miljø du opplever som så trygt at du tør å feile. Det er lett å forstå at strenge reaksjoner, sanksjoner eller i verste fall bøter kan oppleves som skremmende elementer, og at et miljø som ikke tillater feil, skaper usikkerhet. Derfor må det være et lederansvar å skape et miljø hvor feil som oppstår når man prøver blir fanget opp før det medfører uønskede konsekvenser, og at dette blir konvertert til læring.

Mengdetrening i et godt læringsmiljø vil gjøre at usikkerheten sakte, men sikkert avtar og til slutt med stor sannsynlighet forsvinner.

Risikostyring er å forberede seg

I tillegg til tradisjonell læring og et godt læringsmiljø har vi god erfaring med å bruke risikostyring for å fjerne usikkerhet, skape trygghet og gi rom for mestring når det kommer til offentlige anskaffelser. Å bruke risikostyring når det kommer til vanskelig regelverk, dreier seg mye om å forberede seg på det uforutsette, det vanskelige eller det som for noen oppfattes som en slags usikkerhet. Risikostyring dreier seg mye om system og struktur; å sikre en balanse mellom det å skape verdier og det å unngå feil, skader og tap, – nettopp gjennom kunnskapsbaserte beslutninger. Risikostyring gir et bilde av hva slags utfordringer du kan komme til å møte. Risikostyring vil også kunne fortelle deg hvordan du skal løse de utfordringene du kan komme til å møte. Sist, men ikke minst, – risikostyring gi deg svaret på hvorfor du gjør det du gjør.

Et viktig element i en risikoanalyse er at man involverer og engasjerer ressurser med relevant erfaring og kompetanse. Man samler en gruppe mennesker med ulik bakgrunn og kompetanse til å tenke sammen. Man kartlegger og identifiserer muligheter og utfordringer og finner tiltak til enten å redusere eller fjerne det uønskede, eller stimulere det ønskede. Resultatet fra risikoanalysen er et slags risikobilde. For en anskaffelse vil dette risikobildet fungere som et kart som anskaffelses og kontraktsrådgivere kan navigere etter. Dette kartet vil ikke bare vise den retning man bør bevege seg i, det vil også fortelle hva man skal gjøre dersom noe uforutsett dukker opp. Hvordan man skal forholde seg til et vanskelig regelverk, eller hvordan man skal forholde seg til en vanskelig tilbyder eller klager. Ved å delta i en slik risikoanalyse, sammen med andre fagpersoner, vil en systematisk og strukturert tilnærming av en anskaffelse også kunne gi anskaffelses- og kontraktsrådgivere den nødvendige trygghet han eller hun trenger for å mestre vanskelig regelverk og ikke minst sikre anskaffelsens måloppnåelse.

Sjekkpunkter for å gjøre regelverk enklere:

Hva – For å vite når du er fremme – Mål

Les og forstå anskaffelseslovens §1 og § 4.
Forstå behovet for anskaffelsen.
Sett deg et mål for anskaffelsen
Beskriv de ulike fasene og aktivitetene du skal igjennom før du når målet.

Hvordan – For å håndtere usikkerhet – Risiko

Kartlegg og identifiser uønskede hendelser du kan møte i de ulike fasene.
Vurder konsekvensen av og sannsynligheten for at de de uønskede hendelsene inntreffer.
Etabler tiltak for å redusere konsekvensen av, og sannsynligheten for at de uønskede hendelsene inntreffer.

Hvorfor – For å sikre gjennomføringsevne og måloppnåelse – Gevinst

Les forskrift for offentlig anskaffelser og forstå forskjellen på forskriftens del 2 og del 3,
Last ned og gjør deg kjent med veileder til reglene om offentlige anskaffelser.
Lag en strategi som viser deg veien til målet.
Bruk elektronisk kommunikasjon og dokumenter det som blir kommunisert.

Det er ikke flaut å spørre om hjelp og det er helt naturlig med hjelp fra andre når man mangler tid eller kompetanse. Av og til kan det også ha en merverdi å få hjelp fra noen andre som ser problemstillinger fra en annen vinkel, som kan utfordre både på prosessen, og ikke minst på faktiske kompetansebehov.

Start i det små, gjør det enkelt, lær å bruke grunnbegrepene, ta gjerne et crash kurs, bruk enkle hjelpemidler, oppnå gevinster og se resultater. Klæbo er en idrettshelt, og vi kan lære mye av våre idrettshelter og av toppidretten i ulike jobbsammenhenger. Klæbo var nok ikke så opptatt av at reglene var så vanskelige, eller at det skremte han fra nye konkurranser. Han lærte nok av hendelsen, og dersom han ikke allerede har gjort det, kommer han til å gjøre alt for ikke å komme opp i en tilsvarende situasjon. Det er rimelig sikker på at han kommer til å vinne femmila en annen gang, kanskje nettopp fordi han verken synes det er vanskelig å gå på ski eller lar seg skremme av usikkerhet.

Den som ser muligheter, og som kan oppnå et bestemt mål, – er den som går av med seieren.