Innkjøpspraktikere kapret 150 oppdrag på 2,5 år

Etter to og et halvt år i markedet har Innkjøpskontoret AS rundet godt og vel 150 oppdrag. De to effektive innkjøpspraktikerne Roy Petter Pettersen og Ole Henrik Fjeld står bak. Alt foregår elektronisk, papir er bannlyst. At det i det offentlige Norge så å si daglig er behov for praktisk innkjøpshjelp er åpenbart.

Dette er historien om hvordan et par innkjøpere med mye praktisk erfaring tok spranget ut fra en – rimelig – trygg og suksessrik tilværelse ut i et marked på egne ben. Pettersen og Fjeld hadde vært en del av BTV Innkjøp i henholdsvis 13 og fem år før de 1. januar 2014 etablerte Innkjøpskontoret AS.

BTV Innkjøp har ansvaret for inngåelse av rammeavtaler på forbruksvarer og tjenestekjøp, rådgivning og opplæring i innkjøp, samt innføring av egnede IT-systemer for styring av innkjøp og logistikkvirksomheten. I første rekke fylkeskommunene Buskerud, Telemark og Vestfold, men også mange av kommunene i denne regionen.

Suksesser

Etablering av det såkalte Innkjøpsbordet var en av deres BTV–suksesser. Ved dette bordet sitter profesjonelle innkjøpere som mottar behov fra fagavdelingene og utvikler konkurransegrunnlag beregnet på en elektronisk innkjøpsprosess. En annen suksess var innføring og bruk av elektroniske verktøy ved anskaffelser. Det offentlige i regionen ble tidlig vant med slikt.

Men hvorfor sette av sted på egenhånd?

– Vi mente at vi hadde den innkjøpsfaglige kompetansen inne til å satse på oppdrag fra et bredere nedslagsfelt, svarer Fjeld og Pettersen. Vi la opp til en arbeidsform som minner litt om Innkjøpsbordet i BTV. Det tok litt tid før oppdragene kom, men gradvis søkte flere og flere seg til oss når de trengte hjelp til å gjennomføre en anskaffelse.

100% elektronisk

De fordeler oppdragene seg imellom, arbeider 100% elektronisk – papir er bannlyst her. Den aller meste kommunikasjonen med oppdragsgiverne foregår via nettmøter, bare i tilfelle de mest kompliserte anskaffelsene reiser de av sted til oppdragsgiver. De er nøye på å forberede en anskaffelse i nær kontakt med brukergrupper og andre stedlige representanter.

– Kundene kommer gjerne til oss dersom det haster, dersom det trengs kompetanse de ikke har, poengterer de to. Vi gjør unna anskaffelsen raskt og effektivt. Vi har standard maler som vi fyller de nødvendige opplysningene inn i, og det hele foregår elektronisk.

To ganger i Kofa

I en verden med mange dyktige konsulenter på offentlige anskaffelser har de to profilert seg som kompetente, praktisk innrettede med vekt på effektivitet. Dessuten legger de vekt på det anskaffelsesfaglige innenfor trygge juridiske rammer – uten selv å være eller ty til juristene. To ganger har de vært klaget inn for Kofa, i begge tilfellene ble klagen avvist for behandling der.

I skrivende stund er 157 oppdrag passert. Erfaringen er at det er stort behov for tjenester på det praktiske nivå. Kundene er en veldig sammensatt gruppe, og: – I mange tilfeller synes vi å registrere at dersom innkjøp skal inn i bildet, sukkes det andre steder i virksomheten over et det da kan ta tid. Vi opplever i vår virksomhet det motsatte, innkjøp oppfattes da langt fra å være en «propp i systemet», fremhever Roy Petter Pettersen og Ole Henrik Fjeld.