Innkjøpsstrategi: Alle kjøp over 100 000 i Sykkylven skal være digitale

Alle kjøp over NOK 100 000 skal gjennomføres digitalt og man skal være våkne for nye digitale muligheter til å gjøre innkjøpsprosessen ytterligere mer effektiv. Bruk av KI nevnes. Dette fremgår av innkjøpsstrategien som Sykkylven kommune nå har vedtatt. Det slås fast at innovative anskaffelser skal brukes, men med stramt måtehold, likeledes skal de som kjøper, ikke bli så begeistret for samfunnsmål at pris og økonomi kommer i bakgrunnen.

Møre og Romsdalskommunen Sykkylven har om lag 7600 innbyggere og er medlem i innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre med Ålesund som vertskommune. I disse dager har kommunen fått sin egen innkjøpsstrategi.

Digitale innkjøp

Kommunen har en desentralisert innkjøpsfunksjon, m.a.o. ligger ansvaret for gjennomføring og påfølgende kontraktsforvaltning hos de ulike enhetene. Det fremgår av strategien at kommunen i størst mulig grad skal gjennomføre innkjøp digitalt. For anskaffelser over kr 100.000 skal innkjøpene alltid være digitale, for innkjøp under så langt det er praktisk mulig og formålstjenlig, heter det.

Kommunen skal følge den digitale utviklingen på innkjøpsområdet og kontinuerlig vurdere tilgjengelige programvareløsninger som kan forbedre innkjøpsprosessen, bl.a. kan bruk av kunstig intelligens gi gevinster i fremtiden.

Gjennomsiktighet og lokale

Innkjøpsprosessene skal være gjennomsiktige og kunne etterprøves i tilstrekkelig grad. Det skal være lett for både publikum og leverandører å få innsyn i prosessenes. I tillegg skal kommunen håndtere krav om innsyn raskt og effektivt.

Sykkylven kommune skal bruke innkjøp som et strategisk verktøy for å stimulere til deltakelse, utvikling og innovasjon i det lokale næringslivet. Som en del av dette skal kommunen om mulig legge til rette for at lokale leverandører kan levere tilbud i kommunens konkurranser. Dette skal skje ved hjelp av bl.a. omstillingsprogrammet med god veiledning, kommunikasjon og involvering.

Innovasjon, men ikke alltid

Dessuten skal kommunen gjennomføre innkjøp på en måte som legger til rette for innovasjon, men ikke slik at alle innkjøp vert gjennomført som innovative prosjekter. Ressursbruken skal stå i stil med behov og hva man skal kjøpe inn. Innovative innkjøp benyttes når kommunen har en problemstilling der det mangler gode løsninger, og der innovasjon kan gi en merverdi/gevinst for kommunen og lokalsamfunnet.

Pris og økonomi sentralt

Kommunen skal ta hensyn til lokale forhold ved utarbeiding av anskaffelsesdokumentasjonen. Pris og økonomi skal være et sentralt moment i alle innkjøp kommunen gjennomfører, og pris skal veies opp mot andre kriterium som f.eks. kvalitet og samfunnsansvar. Bruk av andre kriterium enn pris skal gi en reell merverdi. Det er ikke alltid slik at kommunen har behov for det beste produktet eller den beste tilgjengelige tjenesten. En forsvarlig avveiing av pris opp mot andre kriterium skal derfor være et sentralt ledd i innkjøpets forberedelsesfase.

Kompetanse

Det blir stilt stadig strengere krav til gjennomføring av offentlige innkjøp, og dermed også til kompetanse til de som gjennomfører slike innkjøp, fremgår det av saksfremstillingen i forbindelse med innkjøpsstrategien. Økonomiavdelingen i kommunen skal med jevne mellomrom gjennomføre kompetanseheving for ansatte som jobbar med innkjøp. Dette inkluderer grunnleggende innføring i regelverk, kommunens innkjøpsprosess og hvor all innkjøpsrelatert dokumentasjon ligger lagret.