Kofa klargjør dialogregler for den nye, åpne tilbudskonkurransen

Fredrikstad kommune brukte åpen tilbudskonkurranse og gjorde i konkurransegrunnlaget rede for hva slags dialogplaner man hadde etter at tilbudsfristen var løpt ut. En av tilbyderne klaget over at kommunen etterpå gjorde noe annet enn det som sto. Kofa mente imidlertid kommunen hadde fulgt forskriften. Oppdragsgiver plikter nemlig bare å angi hva han “planlegger” å gjøre, og har som hovedregel rett til å ombestemme seg.

De første Kofa-avgjørelsene med utgangspunkt i det nye regelverket for offentlige anskaffelser begynner å komme. En av disse (sak 2017/30) gjaldt Fredrikstad kommune og bruken av dialog i forbindelse med den nye prosedyren «åpen tilbudskonkurranse». Anskaffelsen omfattet rammeavtale for kjøp av inne- og uteleker til barnehage, og fulgte forskriftens del I og del II.

Klageren mente at kommunen hadde brutt regelverket ved å gjennomføre en dialog med tilbyderne som avviker fra opplysningene i konkurransegrunnlaget. 

Opplyste om sine planer 

Kommunen skrev i konkurransegrunnlaget, ifølge Kofa, at planen var å tildele kontrakt “uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer”. Dialog i form av forhandlinger ville likevel bli gjennomført “dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer det som hensiktsmessig”.

På e-post gjorde kommunen hver enkelt av tilbyderne klar over avvik mellom tilbudet og konkurransegrunnlaget. Samtidig bad oppdragsgiver om aksept for å gjøre endringer i tilbudene for å få dem i samsvar med konkurransegrunnlaget.

Endringene

I klagerens tilbud gjaldt dette tre konkrete produkter, som ifølge kommunen avvek fra opplysningene i prisskjemaet. To av disse var «Brannbilsykkel, 3 hjul” og “Politibilsykkel, 3 hjul” som tråsykler. Klageren tilbød i stedet sparkesykler, med tre hjul. Oppdragsgiveren byttet da disse ut med noen tråsykler med henholdsvis brannbil- og politibildekor fra klagerens nettsider.

Klagenemnda kunne ikke se at fremgangsmåten var i strid med forskriften. Det samme gjaldt oppdragsgivers endring når det gjelder “Leketeppe med tema, ca. 160×230 cm”. Ifølge kommunen var klagerens leketeppe vesentlig mindre enn dette, og det ble derfor byttet ut med et annet teppe fra klagerens nettside.

Rett til å ombestemme seg

Det følger av forskriften § 9-3 at oppdragsgiver kan ha dialog med én eller flere leverandører. Dialogen kan gjelde “alle sider ved tilbudene og andre mottatte dokumenter eller opplysninger og kan blant annet omfatte avklaringer og forhandlinger”.

Dersom oppdragsgiveren “planlegger å ha dialog med leverandørene”, skal anskaffelsesdokumentene opplyse om dette. Oppdragsgiveren skal angi “hva dialogen vil gjelde og så vidt mulig beskrive hvordan dialogen vil bli gjennomført”. Det klare utgangspunktet, ifølge Kofa, er likevel at oppdragsgiver ikke blir bundet av dette. Oppdragsgiver plikter bare å angi hva han “planlegger” å gjøre, og har som hovedregel rett til å ombestemme seg.