Kofa står fjellstøtt blant brukerne, viser en fersk undersøkelse. Nesten 9 av 10 har stor eller svært stor tillit til Kofas avgjørelser. Av de som besvarte undersøkelsen, mente 85% at de hadde stor kjennskap til anskaffelsesregelverket. Saksbehandlingstiden er en achilleshæl – 39% var i svært liten grad eller i liten grad fornøyd med den. Leverandørene benyttet seg ikke i særlig av undersøkelsen til å si sin mening, bare 6 % av svarene kom derfra.
Klagenemndssekretariatet gjennomførte en brukerundersøkelse om KOFA i januar 2019. Tidligere har KOFA gjennomført to undersøkelser, en i 2014 og en i 2016. Undersøkelsen som ble foretatt i 2019 er nesten identisk med de forrige undersøkelsene.
Godt kjent med KOFA
66% av respondentene var offentlige oppdragsgivere. Kun 6% var leverandører og resten av de som svarte bistår både oppdragsgivere og klagere. Av de som responderte mente 85% at de hadde stor kjennskap til anskaffelsesregelverket, og 80% svarte at de i stor grad arbeider med anskaffelsesregelverket i jobben sin. Vi kan derfor legge til grunn at de som har svart på undersøkelsen i hovedsak er personer som er godt kjent med KOFAs virksomhet, heter det på klagenemndsekretariatet.no.
At avgjørelsene er av god kvalitet er avgjørende for KOFAs legitimitet siden KOFA i hovedsak har rådgivende uttalelser som offentlige oppdragsgivere kan velge om de vil forholde seg til. 90% av respondentene uttalte at KOFAs avgjørelser i svært stor grad eller i stor grad var av god kvalitet. Tar man med de som svarte verken/eller, er man oppe i 97% tilfredshet med kvaliteten.
Nesten 100% har tillit
Det er også fremdeles en høy andel som i svært stor grad eller i stor grad har tillit til KOFAs avgjørelser (88%). Hvis man tar med dem som svarte verken/eller, er det nesten 100% som svarer at de har tillit til KOFAs avgjørelser.
Ikke uventet står det verre til med tilfredsheten med saksbehandlingstiden for rådgivende saker. 39% var i svært liten grad eller i liten grad fornøyd. Bare 7% var i stor grad fornøyd med saksbehandlingstiden. For prioriterte saker var tilfredsheten større. 31% var i svært stor grad eller i stor grad fornøyd med saksbehandlingstiden. 18% svarte verken/eller på dette spørsmålet. 13% svarte at de i svært liten grad eller i liten grad var fornøyd med saksbehandlingstiden for prioriterte saker.
Følger opp innspillene
Totalt sett viser undersøkelsen at KOFA fremdeles har fornøyde brukere når det gjelder avgjørelsenes kvalitet og at tilliten er høy. Funnene i årets undersøkelse er svært lik tidligere undersøkelser bortsett fra når det gjelder saksbehandlingstiden som da forrige undersøkelse ble foretatt var lav. Det kom i tillegg mange nyttige innspill til hvordan KOFA kan forbedre nettsiden, søkefunksjonen og den informasjonen klagenemndssekretariatet legger ut til brukerne. Klagenemndssekretariatet er allerede i gang med å se på mange av de innspillene som kom og noen av dem er allerede gjennomført.
Det er en underlig verden vi lever i. Jeg kan nesten tro det jeg leser… Vårt lille firma har hatt flere saker m KOFA over 12 år og i begge saker har de vist svært liten ene til å sette seg inn i saken og forstå hva den egentlig handler om og å treffe avgjørelser som for vanlige hardtarbeidende småbedrifter henger på greip og fornuft. For oss har det kun handlet om frustrasjon og tap av all tillit. KOFA bruker vi ikke mer tid på å tenke på – lenger – dessverre. Kun her ift å informere. Her kan man sikkert ta selvkritikk for det man informerer KOFA om selv ift at de skal forstås. Samtidig har vi hatt jurister til å se på det og de mente det var tydelig og klart.
Sendte endte opp med svært mye tidsbruk og kostnader uten fornuftig resultat – og tap av troverdighet. Her de 2 viktigste sakene.
I sak 1 fikk vi 1-2 år etter at kontrakten ble tildelt (en annen) bekreftet at prismatrisen var ulovlig slik. Derimot ble vår hovedpåstand om at dokumenter som i anbudet ikke var beskrevet skulle leveres i tilbudet, og som ble bekreftet under spørsmål og svar med utlyser ikke skulle det, allikevel viste seg i evalueringen bli evaluert og også tillagt vesentlig vekt under kvalitetskriteriet (40%). Her ble vi på uriktig grunnlag ble fratatt poeng for dette – som vi kunne ha innsendt.
KOFA klarte utrolig nok – i sin redegjørelse i saken (dom?) – å bytte om vår og innklagedes påstand slik at vår påstand ble stående som innklagedes! Dette medførte at innklagede fikk rett!
Undertegnede kontaktet leder for KOFA og presenterte de to korte utsagnene og saken – på telefon – og han sa at om dette stemte så beklaget han dett sterkt. Og; KOFA kunne ikke gå tilbake i en – pr definisjon avsluttet sak – å rydde opp i dette. Altså “put it right”. Når en avgjørelse var fattet, uansett om den var riktig eller feil, så ble den stående. Skriftlig tok vi dette videre og fikk hele tiden bekreftet at vår fremstilling var riktig – KOFA hadde ombyttet påstandene! Vi klaget og til departementet ansvarlig for KOFA uten å noen gang få svar tross gjentatte purringer.
Snakk om demokrati. Det oppleves ikke å fungere herfra.
Det er sentralt i denne saken at det handler om det største anbudet i vår bransje i en av Norges 10 største byer. Videre å understreke at det skilte svært lite i total poengsum mellom oss og den som ble tildelt avtalen tross feilen – under 10%. Hadde evalueringen forholdt seg til at “dokumentene” ikke skulle være del av tildelingskriteriene, slik det var beskrevet og bekreftet, ville vi ha vunnet kontrakten med god margin. Vår pris var vesentlig lavere og vi leverte vesentlig fortere. Konkurransen med KOFA sin hjelp førte altså til at kommunen endte opp med å beholde en svært stor kostnad for tjeneste utføring vi kunne ha utført langt rimeligere. Dette er jo med på å oppfylle intensjonen og satsingen det offentlige har på off anskaffelser….
OG – den som fikk avtalen hadde hatt den i gjentatte 4 års perioder. Under saksgangen møtte vi ved en anledning påstand fra konkurrenten om at oppdragsgiver var skikkelig lei av alt “spetakkelet vi skapte”……. Man kan spørre seg om det var en utilsiktet (blemme) uttalelse og noe som bekrefter en utilbørlig nærhet mellom tilbyder og utlyser under prosessen, og som bekrefter et underliggende ønske fra kommunen å beholde et partnerskap med en godt innarbeidet leverandør?
I sak 2 der tildelingskriteriene kun handlet om pris – var vi rimeligst. Utlyser valgte å velge en konkurrent, og dette ble begrunnet med at de fikk “en merverdi” fra konkurrenten ift oss. Vi vet hva dette handler om, og vi kan og levere “det” som gir mer verdien – om anbudet hadde beskrevet dette. Anbudet beskrev ikke at de ønsket dette levert. KOFA endte opp med å unnlate å adressere dette og avgjøre med at utlyser skulle ha avlyst konkurransen på et langt tidligere og gitt tidspunkt, noe de ikke valgte å gjøre – og derfor var det vi klaget på noe som de valgte å ikke ta stilling til.
Nok en gang hurra for demokratiet!
Vi har flere ganger opplevd at vi som i sak 2 har vunnet konkurransen på pris, men at utlyser velger en annen – som vi vet de har benyttet i flere år. Når vi påpeker forholdet at tildelingen er feil ift tildelingskriteriene kommer raskt beskjeden om at konkurransen er avlyst. I ettertid finner vi ut at den tidligere leverandøren er den som har oppdraget – og til langt høyere pris og langt lengre leveringstid enn oss. Nok en gang hurra for offentlige anskaffelser…!
Så kan man virkelig spørre seg om anbud og KOFA fungerer eller om det kun er vi som har vært svært uhellige med sakene. Jeg har vanskelig for å tro at det er det siste. Det fungerer sikkert for noen – men vi – som små opplever det som fullstendig nytteløst å bruke ukesvis for ikke å si månedsvis med tid på kvelder og i helger på å forsøke å nå frem med åpenbart enkle og klare saker.
Nei – JFRM og “gjengen” i KOFA evner IKKE å utføre det de er satt til – dessverre.