Kommunal innkjøpsstrategi med målbevisst satsing på lokale leverandører

Alt som kan gjøres uten å sette seg utover anskaffelsesreglene skal benyttes for å få lokale leverandører konkurransedyktige og med i kommunens konkurranser. Det er en rød tråd i Volda kommunes oppdaterte, overordnede innkjøpsstrategi. Eksempler: Småinnkjøp skal publiseres på kommunens nettside med tilhørende abonnementsordning, lokale forhold skal tas i betraktning når anskaffelsesdokumenter utarbeides, og deling av kontrakter skal skje når det gjør lokal deltakelse enklere.

Sunnmørs-kommunen Volda kommune med sine drøyt 11000 innbyggere er medlem i innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre. Der er Ålesund som er vertskommune. Gjennom innkjøpssamarbeidet får kommunen dekket store deler av behovet for rammeavtaler for kjøp av ulike typer varer og tjenester, heter det. Men for å oppnå tilstrekkelig behovsdekning gjennomfører kommunen mesteparten av innkjøpene sine selv.

Fem delmål

I den overordnede innkjøpsstrategien som vedtas i kommunestyret i disse dager, fins fem delmål. Volda kommune skal:

• ha en systematisk og helhetlig innkjøpspraksis i tråd med anskaffelsesreglene
• gjennomføre digitale innkjøp som er gjennomsiktige og som kan etterprøves
• ha riktig kvalitet og dekke relevante behov gjennom sine innkjøp
• bidra i innovasjon og utvikling av lokalt næringsliv
• ivareta sitt samfunnsansvar i alle innkjøpsprosesser

Kommunen skal m.a.o. bruke innkjøp som et strategisk verktøy for å stimulere til deltakelse, utvikling og innovasjon i det lokale næringslivet. Først og fremt skal det legges til rette for at lokale leverandører kan levere tilbud i kommunens konkurranser. Da er det snakk om god veiledning, kommunikasjon og involvering, heter det, og der regelverket åpner for det, skal kommunen invitere lokale leverandører direkte til å delta i innkjøpsprosessene. Der det ikke er mulig med direkte invitasjon, skal kommunen informere om pågående anskaffelser og sette lokale leverandører i stand l å delta i konkurransen.

Markedsdialog og tilbudskonferanse

I den overordnede innkjøpsstrategien slås det fast at den som gjennomfører innkjøp, skal ha markedsdialog i forkant av konkurransen for å innhente innspill og tilbakemeldinger fra mulige leverandører. Det tenkes da både på utforming av anskaffelsesdokumentasjon og hva slags løsninger som er tilgjengelig i markedet. Etter kunngjøring/tilbudsforespørsel, men før tilbudsfrist, skal det holdes tilbudskonferanse for å gå gjennom behov, anskaffelsesdokumentasjon og metode for levering av tilbud – for å stimulere til lokal deltakelse.

Kommunen skal også legge ut alle innkjøp over NOK 100 000 på et eget område på kommunens hjemmeside, slik at personer og bedrifter kan abonnere på slik informasjon. Der det er rom for det skal kommunen dele opp innkjøp med antatt verdi over 1,4 MNOK, der oppdeling vil kunne gjøre lokal deltaking enklere. Ved utarbeidelse av anskaffelsesdokumentene skal kommunen ta hensyn til lokale forhold.

Påvirke leverandørmarkedet

Den kommunale innkjøpsmakten skal for øvrig benyttes til aktivt å påvirke leverandørmarkedet, særlig lokalt, til å bli mer bærekraftig, fremgår det av innkjøpsstrategien. Ved å stille relevante og gode krav til klima og miljø skal leverandører som har bærekraftige løsninger, få et konkurransefortrinn. Og: Kommunen skal prioritere og legge til rette for innkjøp av kortreiste og lokalproduserte varer og tjenester der det er forsvarlig og innenfor regelverkets rammer.

Møre og Romsdal-modell

En sak som dukket opp underveis i den politiske behandlingen av innkjøpsstrategien, var om Møre og Romsdal-modellen (krav til seriøst arbeidsliv i Møre og Romsdal) burde innarbeides i Volda kommunes innkjøpsreglement. Kommunaldirektøren har sett på det og kommet til at innkjøpsstrategien kan vedtas som den foreligger. Den er i all hovedsak i tråd med Møre og Romsdal- modellen. Kommunens mal for seriøsitetskrav mangler riktignok tre av de 16 vilkårene i modellen:

1. Krav om mannskapslister og innsyn i oversiktslister
2. Krav om elektronisk betaling av kontraktarbeidet
3. Krav om betaling av skatt og avgift

Administrasjonen i kommunen skal vurdere om malen den har for seriøsitetskrav skal oppdateres med tre liknende punkter som Møre og Romsdal-modellen har, men som kommunens mal i dag mangler, fremgår det av saksdokumentene for kommunestyret.