Kommuneansatt var aksjonær hos leverandør – godkjente likevel fakturaer derfra

En ansatt i Oslo kommune var aksjonær hos en leverandør til kommunen. Det hindret ikke vedkommende i å godkjenne fakturaer fra leverandøren til kommunen. Dette fremgår av en fersk rapport fra Kommunerevisjonen Oslo kommune, som har tatt saken opp med berørte instanser i kommunen. Men tilbakemeldingene har latt vente på seg, og revisjonen klager på ikke tilstrekkelig oppfølging av slike saker. I et annet tilfelle var en ansatt i kommunen styreleder i en frivillig organisasjon og hadde godkjent faktura fra denne organisasjonen.

Kommunerevisjonen publiserte nylig rapporten «Oppsummering av utvalgte undersøkelser gjennomført i regnskapsrevisjonen». Blant utvalget er undersøkelser rettet mot mislighetsrisiko. Kommuneloven § 24-5 fastslår at revisjonen skal bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. I tillegg vurderer Kommunerevisjonen tips og varsler som kommer inn og som angår kommunens virksomheter, leverandører eller brukere.

For 2019 gjennomførte Kommunerevisjonen en habilitetsundersøkelse av nøkkelpersoner tildelt rollen å godkjenne inngående fakturaer. Undersøkelsen involverte 5 671 unike personer som i perioden hadde hatt en rolle som fakturabehandler og/eller fakturagodkjenner i økonomisystemet. Disse personene ble bl.a. kontrollert for om de hadde roller i styre, ledelse eller var aksjonær hos kommunens leverandører.

På begge sider av bordet

Undersøkelsen avdekket ett tilfelle hvor en ansatt var aksjonær hos en leverandør og hvor den ansatte hadde godkjent faktura fra selskapet vedkommende eide aksjer i, fremgår det av revisjonsrapporten. I et annet tilfelle var en ansatt styreleder i en frivillig organisasjon og hadde godkjent faktura fra denne organisasjonen.

Kommunerevisjonen varsler at de vil følge opp.

Utgangspunkt for Kommunerevisjonens undersøkelse var treff i habilitetsundersøkelsen, samt varsler i sentral varslingsordning.

Ikke tilstrekkelig oppfølging

Generelt anser Kommunerevisjonen det som uheldig at varsler om brudd på anskaffelsesregler og kommunens etiske retningslinjer ikke følges tilstrekkelig opp, og:

– Det er særskilt risiko for inhabilitet i anskaffelser når ledere har bierverv i den virksomheten det anskaffes fra, fremholder revisjonen. Det gir også risiko for omdømmetap, fordi det kan settes spørsmålstegn ved kommunens evne til å gjennomføre anskaffelser på en tillitsvekkende måte. Kommunerevisjonen vurderte at det var et brudd på habilitetsregler og kommunens etiske regelverk når ansatte selv eller underordnede hadde godkjent utgifter fra en leverandør man hadde interesser i. Kommunerevisjonen har primo mars etterspurt etatens vurdering av hvordan eller om denne typen hendelser inkluderes i etatens risikovurderinger. I tillegg har vi forespurt om det blir iverksatt tiltak for å sikre etterlevelse av lover og regler og bedre behandling av tilsvarende forhold i fremtiden. Vi har ultimo mars ikke mottatt svar.