Kommunene har tatt igjen staten på flere områder innenfor offentlige anskaffelser

Kommunale virksomheter har tatt igjen forspranget statlige virksomheter hadde i 2013 på flere områder innenfor offentlige anskaffelser, fremgår det av en nylig publisert PwC-undersøkelse. I 2013 var det få virksomheter som importerte fakturaer elektronisk. Nå mottar en stor andel av virksomhetene faktura i EHF-format. Statlige virksomheter er også tatt igjen på kompetanseutviklingsiden 2013.  Når det imidlertid gjelder opplevd kompetansenivå innen kommersielt innkjøp, er det en negativ utvikling både blant statlige og kommunale virksomheter siden 2013.

Resultatet av undersøkelsen er publisert i «PwCSourcingSurvey 2017 Innkjøp i offentlig sektor». Svarene ble hentet inn i perioden fra 27. januar til 20. februar 2017. En tilsvarende undersøkelse ble gjennomført i 2011, 2012 og 2013, da med fokus på virksomheter i både privat og offentlig sektor. 217 respondenter svarte på undersøkelsen, flertallet er ledere innenfor innkjøp i statlige virksomheter med over 1 000 ansatte. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har vært med på å utforme og kvalitetssikre spørsmålsskjemaet.

Digitalisering I

Statlige virksomheter er noe mer modne enn kommunale, hovedsakelig drevet av store organisasjoner med sentrale innkjøpsavdelinger. Digitaliseringen har kommet like langt blant statlige som kommunale virksomheter. Det er digitalisert i gjennomsnitt 6,5 prosesser. 16% av virksomhetene har digitalisert 10 eller flere prosesser. 72% har digitalisert en eller flere prosesser.

Statlige virksomheter bruker i større grad måleindikatorer for innkjøpsarbeidet. Hos 33% er besparelser fra nye avtaler en del av driftsrapporteringen. 19% av virksomheter med kategoristyring har innført gevinstkrav per kategori. Store, sentrale innkjøpsavdelinger er mer utbredt i statlige virksomheter. Bare statlige virksomheter har innkjøpsavdelinger med over 40 ansatte. Det er et gjennomsnitt på 19 ansatte der det er over 1000 ansatte totalt. 77% har én ansvarlig for innkjøp.

Digitalisering II

Når det gjelder kommunale virksomheter, er de kommet like langt som statlige med digitalisering av administrative prosesser. Her er i gjennomsnitt 6,7 prosesser digitalisert. Bare 3% av virksomhetene har digitalisert 10 eller flere prosesser. 82% har digitalisert en eller flere prosesser. Hos 40% er besparelser fra nye avtaler en del av driftsrapporteringen. Ingen virksomheter har innført gevinstkrav per kategori. I kommunale virksomheter er det et gjennomsnitt på 6 ansatte i sentrale innkjøpsavdelinger for virksomheter med over 1000 ansatte totalt. 92% har èn ansvarlig for innkjøp.

Modenhet

Det fremgår av undersøkelsesresultatene at statlige virksomheter er noe mer modne enn kommunale på planlegging og oppfølging. Statlige virksomheter har kommet noe lenger med kategoristyring og leverandøroppfølging. 46% har en plan over neste års innkjøpsaktiviteter. 26% gjennomfører i stor eller svært stor grad leverandøroppfølging. 18% rapporterer tilstrekkelig kompetanse innen kategoristyring, og det er like vanlig med innkjøpsstrategi. Det er mer aktiv tilnærming til strategiarbeidet i statlige virksomheter. 66% av virksomheter med sentral innkjøpsavdeling har en vedtatt innkjøpsstrategi. 45% har handlingsplaner, og 33% bruker innkjøp som et strategisk virkemiddel for effektivisering.

Innkjøpsstrategi 

Kommunale virksomheter har kommet like langt som statlige med formalisering av innkjøpsstrategi. 36% har en plan over neste års innkjøpsaktiviteter, og 15% gjennomfører i stor eller svært stor grad leverandøroppfølging. 9% rapporterer tilstrekkelig kompetanse innen kategoristyring. 76% av virksomheter med sentral innkjøpsavdeling har en vedtatt innkjøpsstrategi. 27% har handlingsplaner, og 19% bruker innkjøp som et strategisk virkemiddel for effektivisering.