Kommuner i nord skjerper seg – lanserer sin første anskaffelsesstrategi

Etter skarp revisjonskritikk lanserer nå Nord-Troms-kommunenes innkjøpstjeneste forslag til sin første anskaffelsesstrategi. Her er kompetanse et satsingsområde. Det skal legges til rette for at små og mellomstore bedrifter kan delta i konkurranser, og der det finnes standardkontrakter, skal disse benyttes, heter det i strategiforslaget, for å sikre gjennomtenkte og balanserte kontraktsvilkår. Dessuten skal omfanget av direkte anskaffelser skal ned.

Kommunene Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy, Kåfjord, Lyngen og Storfjord er med i Nord-Troms-kommunenes innkjøpstjeneste. De seks kommunene har ca. 50 rammeavtaler per 1.januar 2020, og kjøper for omlag 250 mill årlig i varer og tjenester – nær 900 mill i investeringer over en 4 års periode.

Nå er innkjøpstjenestens forslag til anskaffelsesstrategi for 2021 – 2024 på sin vei gennom de ulike kommunale, politiske fora. Kommunene har fulgt opp forslag til forbedringstiltak etter at KomRev Nord i sin rapport «Innkjøpstjenesten i Nord-Troms» påpekte svikt i rutiner, svak kompetanse og manglende dokumentasjon i anskaffelsessaker i kommunene. Kommunestyrene gjorde i 2019 vedtak der det bl.a. heter at anskaffelsesprosesser må dokumenteres i tråd med krav i regelverket, og at slik dokumentasjon oppbevares på en måte som gjør det mulig å belyse prosessene i ettertid.

Styrke kompetansen

Kontrollutvalgene gjorde sist høst vedtak om behovet for å styrke kommunens kompetanse innen offentlige anskaffelser. Flere grep i den retning indikeres i anskaffelsesstrategien, bl.a.:

• Gjennom høy kompetanse skal vi være forberedt på å møte dagens og morgendagens utfordringer.
• Ansvarliggjøre og bevisstgjøre behovshavere i organisasjon om at anskaffelsesprosesser krever tid og ressurser, for å få til gode innkjøp
• Alle avtaleforvaltere skal ha god kompetanse på kontraktsoppfølging gjennom tilpasset opplæring.
• Bevisstgjøre ledere og bestillere i verdien av strategisk innkjøpskompetanse

I strategiforslaget heter det bl.a. at det gjøres mye godt anskaffelsesarbeid i kommunene, men at det knytter seg fortsatt utfordringer til deler av dette arbeidet. Det har ikke tidligere vært utarbeidet en anskaffelsesstrategi, som skal si noe om målsetningen med arbeidet innenfor anskaffelser.

Sju delmål

For å oppnå hovedmålet er det identifisert sju delmål. Nord-Troms-kommunenes anskaffelser skal være økonomisk og kvalitativt gode, er det ene og kommunene og anskaffelsene skal for øvrig:

• bidra til bedre behovsdekning og møte fremtidens behov
• ha økt fokus på aktiv leverandør- og avtaleoppfølging
• raskere, enklere og elektronisk
• bidra til markedsutvikling i anskaffelsesprosesser
• gjennomføre samfunnsansvarlige anskaffelser
• ha høy anskaffelsesfaglig kompetanse

Dialog og standarder

Det heter i strategien at Nord-Troms kommunene aktivt skal bidra til dialog med markedet basert på likebehandling. Det skal legges til rette for at små og mellomstore bedrifter kan delta i konkurranser. Der det finnes standardkontrakter skal disse benyttes, for å sikre gjennomtenkte og balanserte kontraktsvilkår.

Bruken av standardiserte kontrakter som er balanserte både for kunde og leverandør skal økes, og direkte anskaffelser skal ned – i tillegg til at flere frivillige kunngjøringer i alle anskaffelser under terskelverdi skal på doffin.no gjennom KGV.

Kommunene skal søke å ha et bevisst forhold ved utlysning av større anskaffelser (dele opp anskaffelsen i kategorier). Årlige statusmøter skal gjennomføres med de største leverandørene og de leverandørene som de anser som svært viktige å ha fokus på, for å følge opp avtalevilkår, spesielt innen pris, leveranse, miljø, etiske krav etc.