Eiendoms- og byfornyelsesetaten i Oslo kommune hadde utgiftsført et beløp på en rammeavtale som oversteg estimert verdi med mer enn femti prosent. Dette kan innebære en vesentlig endring av opprinnelig kontrakt, slår Kommunerevisjonen i Oslo fast med forbehold om korrekt føring. og upresise analyser konstaterer Kommunerevisjonen i Oslo. Undervisningsbyggs egne tall og Kommunerevisjonens analyser viste dessuten at påløpte utgifter for en rammeavtale oversteg estimert verdi med et til dels vesentlig beløp. Også her kan anskaffelsesregelverket være brutt.
Kommunerevisjonen har sett nærmere på bruken av ti rammeavtaler i hver av virksomhetene Eiendoms- og byfornyelsesetaten og Undervisningsbygg Oslo KF. I sine anbefalinger skriver Kommunerevisjonen at de to virksomhetene bør iverksette tiltak for å sikre at rammeavtalene benyttes som forutsatt og i tråd med regelverket. Det gjelder bl.a. tiltak for å sikre at faktisk forbruk på rammeavtalene ikke vesentlig overstiger estimert verdi og sikre etterprøvbarhet i avropsprosessene
Ikke oversikt over kostnadene
Undersøkelsen har vist at begge virksomhetene hadde etablert rutiner og praksis som kunne bidra til etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser og oppfølging av rammeavtalene. Men ingen av virksomhetene hadde tilstrekkelig oversikt over påløpte kostnader for rammeavtalene, noe som blant annet medførte manglende etterprøvbarhet og risiko for brudd på anskaffelsesregelverket, fremgår det av revisjonsrapporten. I begge virksomheter tydet undersøkelsen på at påløpte kostnader for enkelte kontrakter vesentlig overskred estimert verdi, noe som vil kunne være i strid med anskaffelsesregelverket.
Rammeavtalens volumbestemmelser
Når det gjaldt kontroll og oppfølging av rammeavtalenes volumbestemmelser, hadde Eiendoms- og byfornyelsesetaten etablert et system som gjorde det mulig å følge med på kostnadene per rammeavtale, men dette var et manuelt system med risiko for feil, og ordningen var ikke systematisk implementert. Etaten hadde heller ikke iverksatt alle rutinene for kontroller av påløpte kostnader, ifølge revisjonsrapporten. Undervisningsbygg hadde ikke etablert rutiner eller verktøy for å følge opp volum systematisk. Kontroller ble gjort i forbindelse med fornyelse av avtalene, men ikke løpende. I begge virksomheter var det risiko for at brudd på anskaffelsesregelverket ved at overskridelser ikke ble fanget opp i tide.
Stikkprøvekontroller
Kommunerevisjonens stikkprøvekontroller av fakturaer avdekket at fakturerte priser ikke alltid var i overensstemmelse med avtalene, uten at det fremgikk at prisene var vurdert i fakturakontrollen. Virksomhetene hadde videre ikke alltid dokumentert i regnskapssystemet at kontrollene av varemottak var gjort.
Det var en svakhet, heter det, at Eiendoms- og byfornyelsesetaten ikke alltid hadde dokumentasjon som viste fordelingen av oppdrag til enhver tid der det var fastsatt en fordelingsnøkkel mellom leverandørene i konkurransegrunnlag og kontrakt. Dette kan gi økt risiko for at brudd på regelverket ikke fanges opp i tide ved bruk av denne type avropsmekanismer.
Bli den første til å kommentere på "Kommunerevisjonen: Oslo-etat gikk 50% over estimert verdi på rammeavtale"