Kompetanse, ressurser og digitalisering kjernen i Larviks strategiske anskaffelser

Kompetanseheving, ressurser og digitalisering er de bærende elementene i det kunnskapsgrunnlaget Larvik kommune har utviklet for sitt strategiske anskaffelsesarbeid i årene fremover. Kunnskapsgrunnlaget skal være utgangspunktet den kommende anskaffelsesstrategien. Det strategiske potensialet er ennå ikke godt nok forankret i organisasjonen, heter det, spesielt hva angår kontraktsoppfølging og gevinstrealisering.

Larvik kommune er i gang med å lage anskaffelsesstrategi for perioden 2023 til 2026. I den anledning har et kunnskapsgrunnlag blitt presentert for kommunestyret. Kunnskapsgrunnlaget viser at kommunen har et årlig kjøp av varer og tjenester i størrelsen kr. 800 mill., gjennomfører over 170 anskaffelser og har 120 rammeavtaler. Dette gir kommunen en betydelig innkjøpsmakt, skriver kommunedirektøren i sitt saksframlegg.

Hele kommunal sektor har et stort behov for at anskaffelser brukes strategisk for å sikre best mulig utnyttelse av kommunens ressurser. Utfordringene er så store at kommunene må søke å løse flere anskaffelser i samarbeid med andre kommuner slår kommunedirektøren fast. For Larvik kommune betyr det bl.a. at de deltar i Vestfold Offentlige Innkjøpssamarbeid (VOIS).

Kontraktsoppfølging og gevinstrealisering

Selv om mye går i riktig retning for kommunens anskaffelser, er det fortsatt et stykke igjen før det strategiske potensialet er godt nok forankret i organisasjonen. Dette gjelder spesielt den delen av anskaffelsesarbeidet som er knyttet til kontraktsoppfølging og gevinstrealisering, fremgår det av kunnskapsgrunnlags-dokumentet.

Anskaffelsesområdet gir muligheter til å arbeide strategisk med en rekke viktige politiske målsettinger, heter det, men det er utfordringer: I tiden fremover må arbeidet med digitalisering prioriteres ytterligere. De systemene man benytter, utveksler informasjon og skal være oppdatert. Det krever delvis manuelle rutiner. Å utvikle integrasjoner mellom systemene er viktig og krever samhandling mellom leverandørenes systemer og kommunens andre systemer. Det setter krav til ressurser og kompetanse i kommunens digitaliserings/IT avdeling.

Kompetanse, kompetanse …

Det er en målsetting at kommunens anskaffelser skal bidra til at FNs bærekraftsmål oppnås. Det krever kompetanse for å få disse kravene på en god og korrekt måte inn i kommunens anskaffelser, og det krever kompetanse og ressurser for å følge opp de inngåtte kontraktene.

Gjennomførte innkjøpsanalyser og revisjoner har avdekket flere forbedringsområder. Det er særlig pekt på kompetanseheving om offentlige anskaffelser, anskaffelser som en del av helhetlig virksomhetsstyring, fokus på bærekraftsmålene, bruk av rammeavtaler og avtaledekning, oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår på inngåtte avtaler og håndtering av fakturaer. Dette vil bli grepet fatt i og inngå i mål og handlingsplaner.

Faktura og leverandører

I 2022 mottok Larvik kommune faktura fra ca. 2300 leverandører, hvorav 7% av leverandørene står for 80% av kjøpsverdien. I perioden 2020 til 2022 var det totalt 3930 unike leverandører. Årlig håndteres ca 60-70 000 faktura, ca 75% av fakturaene har en verdi på under 5 000 kr pr faktura. En stor andel av kommunens kjøp er dekket av rammeavtaler, men, poengteres det i kunnskapsgrunnlaget, videre analyser vil kunne avdekke behov for flere rammeavtaler. Når dette sees opp mot antall leverandører, bestillere og antall fakturaer forsterkes antagelsen om et behov for flere rammeavtaler med færre leverandører.

Av kommunens kjøp går 190 mill til leverandører med firmaadresse i Larvik. 18% av totalt antall leverandører er lokale og leverte 23% av varer og tjenester, inklusive investeringer. Av kommunens rammeavtaler og løpende tjenesteavtaler, er 40% avtaler med leverandører med Larvik-adresse. Dette vurderes som gode tall og viser at det er fokus på å tilrettelegge for lokalt næringsliv i kommunens anskaffelser.