Kontrakten som ble for stor!

Av Tore Magler Wiggen, Dynabyte Consulting

I boken «Landet som ble for rikt» argumenterer Martin Bech Holte for at mange offentlige prosjekter er ineffektive og overdimensjonerte, og at de ikke gir den verdien som kostnadene skulle tilsi. Han mener at slike prosjekter ofte ikke ville blitt gjennomført av private virksomheter på grunn av manglende økonomisk bærekraft. 

Som kontraktsrådgivere for offentlige oppdragsgivere er vi vant med å fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser, og bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte, – det følger jo av anskaffelseslovens formålsbestemmelse.

Offentlig sektor kjøper inn varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for om lag 780 milliarder kroner årlig. Vi ønsker ikke å fremstå som naive når det kommer til faktiske problemer, vi sitter heller ikke stille i båten når det blåser, – nei når noen trenger en hjelpende hånd så griper vi den.

Med noe faglig integritet, litt ansvarsfølelse og en ambisjon om å bli litt bedre, vil vi i denne artikkelen se litt nærmere påhva vi som kontraktsrådgivere kan lære av Martin Bech Holtesin bok «Landet som ble for rikt».

Før vi beveger oss inn i boken og ser nærmere på enkelte av de påstandene Martin Bech Holte kommer med i sin bok, ser vi det hensiktsmessig å lufte noen særtrekk ved offentlige prosjekter som kanskje ikke alle er like fortrolig med:

• Forskningsprosjekt fra NTNU Concept, ledet av Morten Welde og Gro Holst Volden, viser at 70-80 prosent av de største statlige prosjektene holder seg innenfor kostnadsrammene vedtatt av Stortinget, og har da vært igjennom et forholdsvis strengt økonomisk kvalitetsregime.
• Offentlige prosjekter har ofte et annet verdigrunnlag og måloppnåelse enn private prosjekter. De skal ofte skape langsiktig samfunnsverdi, som infrastruktur, helsevesen og utdanning. Selv om kostnadene kan være høye, kan de langsiktige fordelene rettferdiggjøre slike investeringer.
• Store offentlige prosjekter er ofte svært komplekse og mer omfattende enn mange private prosjekter. Samfunnet krever stadig mer avanserte tjenester og infrastruktur, og politiske mål om å forbedre offentlig infrastruktur har ført til større investeringer.
• Store offentlige prosjekter benytter i stor utstrekning ekstern bistand for å planlegge og gjennomføre sine store prosjekter. Dette innebærer blant annet rådgivere, entreprenører og andre spesialister som dekker oppdragsgivers begrensede eller manglende kapasitet, kompetanse og erfaring.
• Offentlige oppdragsgivere har et særlig ansvar for å sikre at prosjektene oppfyller samfunnets behov og standarder. Dette medfører ofte strengere reguleringer og krav, noe som kan føre til økte kostnader.

Hva er det så Martin Bech Holte gir oss i denne boken «Landet som ble for rikt», og som kan være av interesse for oss som kontraktsrådgivere når det kommer til store offentlige prosjekter?

• Effektiv ressursallokering

Holte understreker viktigheten av å bruke ressurser effektivt og unngå overforbruk. Effektiv ressursbruk kan inspirere til en mer kritisk vurdering av hvor mye som brukes på offentlige prosjekter og om de gir tilstrekkelig verdi for pengene. Effektiv ressursbruk kan redusere miljøpåvirkningen, kostnadene og sikre rettferdig fordeling av ressurser. Det kan også drive innovasjon ved å oppmuntre til utvikling av nye teknologier og metoder. 

Som kontraktsrådgiver kan vi utforme kontrakter som fremmer effektiv ressursbruk og belønner leverandører for å levere prosjekter innenfor budsjett og tidsrammer. Vi kan også oppmuntre til bruk av nye teknologier og metoder som kan øke effektiviteten og redusere kostnadene. Ikke minst kan vi være med på å utforme utvelgelsesprosesser som sikrer de rette folka.

• Økonomisk disiplin

Holte argumenterer for at offentlige oppdragsgivere trenger mer økonomisk disiplin og unngå dekadanse. Streng økonomisk disiplin, ulike former for kontrollmekanismer, samt åpenhet i forvaltningen reduserer risikoen for misbruk av offentlige midler. 

Som kontraktsrådgiver kan vi bruke kontraktens mekanismer til å gjennomføre regelmessige revisjoner og kontroller for å sikre at prosjektene holder seg innenfor budsjett og tidsrammer. Holde alle interessenter informert om prosjektets fremdrift, kostnader og eventuelle utfordringer. Dette bidrar til å bygge tillit og redusere mistanker om ineffektivitet. Videre kan vi sørge for at alle involverte parter tar ansvar for sine handlinger og beslutninger, og at det er klare konsekvenser for manglende økonomisk disiplin. Dette sikrer at ressursene brukes til det de er ment for, og at allmennhetens interesser ivaretas. 

• Lær av fortiden

Holte oppfordrer til å lære av historien og tilbakevende til de dyder og prinsipper som førte til tidligere suksess. Historien gir oss verdifulle lærdommer om hva som har fungert og hva som ikke har fungert. Ved å studere tidligere feil kan vi unngå å gjenta dem og dermed øke sjansene for suksess i fremtidige prosjekter. 

Som kontraktsrådgiver kan vi sørge for at erfaring fra tidligere prosjekter blir dokumentert og delt med andre, slik at de kan dra nytte av denne kunnskapen. Ved å oppmuntre til regelmessig gjennomgang av prosjektets fremdrift og justering av planene for å forbedre effektiviteten, vil vi kunne etablere en kultur for kontinuerlig forbedring og lære av eventuelle feil. Leverandørevaluering er et godt eksempel på hvordan man gjennom kontraktsperioden kan lære sammen. Historien vil ofte gjenta seg, men vi må ikke glemme at historien må tilpasses dagens virkelighet, og at nye hendelser kan inntreffe. En risikobasert tilnærming, med et blikk rundt neste sving, vil kunne avdekke nye uønskede hendelser.

• Personlig ansvar og ansvarlighet hos oppdragsgiver

Holte argumenterer for at Norges velstand har ført til en viss grad av selvtilfredshet og mangel på ansvarlighet, både på individuelt og institusjonelt nivå. Han mener at store prosjekter innebærer betydelige økonomiske investeringer og påvirker mange menneskers liv. Holte mener derfor at det er avgjørende at de som leder, og de som bidrar inn i disse prosjektene, utviser høy grad av personlig ansvar og ansvarlighet. 

Som kontraktsrådgiver er det viktig å sikre klare og tydelige kontraktsvilkår, særlig i forhold til ansvar og risiko. Når begge parter tar ansvar og fremstår som ansvarlige i sine beslutninger og handlinger, vil vi kunne bidra til å bygge tillit, sikre økonomisk bærekraft og fremme en kultur av åpenhet og integritet. Kontrakten må også sikre at partene kan opptre åpent og ærlig i all kommunikasjon, og sørge for at alle interessenter føler seg hørt og respektert. For å sikre nødvendig notoritet er det viktig å sikre dokumentasjon og sporbarhet.

• Disiplin og innovasjon

Holte argumenterer for at disiplin og innovasjon har spilt en avgjørende rolle i Norges økonomiske utvikling, og at struktur og målrettet arbeid er nødvendig for å oppnå utvikling og vekst. 

Som kontraktsrådgiver kan vi påse at man holder seg til strenge standarder og prosedyrer for å sikre kvalitet og effektivitet, selv om man tilsynelatende har økonomisk romslighet. Videre må vi Ikke la økonomisk komfort føre til stagnasjon. Vi kan både gjennom de ulike prosessen, men også i forhold ti løsninger stimulere og oppmuntre til kontinuerlig forbedring og innovasjon. Endelig kan vi bli litt mer bevisst på hvordan tidligere suksesser ble oppnådd og bruke disse erfaringene til å navigere fremtidige utfordringer.

• Måloppnåelse og menneskelige faktorer

Martin Bech Holte understreker viktigheten av måloppnåelse og menneskelige faktorer i offentlige prosjekter. Han argumenterer for at klare mål og systematisk arbeid er avgjørende for suksess. Holte påpeker at motivasjon, kommunikasjon og samarbeid spiller en kritisk rolle i å nå disse målene. 

Som kontraktsrådgiver kan vi for det første sørge for at alle kontrakter og prosjekter har tydelige og målbare mål. Dette gir alle involverte en klar retning og noe konkret å jobbe mot.Videre kan vi implementere strukturerte og systematiske tilnærminger i kontraktsstyring. Dette kan inkludere detaljerte planer, regelmessige oppfølgingsmøter og klare prosedyrer for håndtering av avvik. Vi kan også bidra til å skape et arbeidsmiljø som motiverer teamet. Anerkjenne og belønneinnsats og suksess, og sørg for at alle føler seg verdsatt og engasjert i arbeidet. Vi kan også være med på å stimulere til en åpen og effektiv kommunikasjon mellom alle parter. Dette inkluderer regelmessige oppdateringer, klare instruksjoner og en kultur der spørsmål og tilbakemeldinger oppmuntres.Endelig kan vi stimulerer til at man får til et samarbeid på tvers av team og avdelinger. Når alle jobber sammen mot et felles mål, øker sjansene for suksess betydelig.

• Oppsummering og konklusjon

Offentlig sektor sitter med en betydelig økonomisk kraftgjennom sine anskaffelser. Det er derfor svært viktig at de ressursene som settes av til store offentlige prosjekter brukes effektivt og målrettet.

Martin Bech Holte har skrevet en interessant og engasjerende bok som har gitt tydelige signaler. Uavhengig om vi er vitne til enkelte overdrivelser eller i verste fall svartmaling, kommer vi ikke utenom at det er elementer i boken vi som kontraktsrådgivere bør se viktigheten av, og se litt nærmere på; 

• Bruke ressurser smart og unngå overforbruk. 
• Gjennomføre regelmessige revisjoner og kontroller somsikrer at prosjektene holder seg innenfor budsjett og tidsramme.
• Dokumentere og dele erfaringer for fremme kontinuerlig forbedring, å unngå gjentakelse av feil.
• Etablere og klare kontraktsvilkår og sikre åpen kommunikasjon, for på denne måten bygge tillit og fremme integritet.
• Sikre struktur og jobbe systematisk mot mål. 
• Være åpen for ny teknologi og innovative løsninger, som kan øke effektiviteten og redusere kostnadene.
• Sett klare mål og søkelys på motivasjon, kommunikasjon og samarbeid for å sikre verdi for samfunnet.

Som kontraktsrådgiver for offentlige oppdragsgivere bør vi alle sikre effektiv bruk av samfunnets ressurser, samt bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.