La seg én krone under terskelverdi og tildelte kontrakt uten konkurranse

Nord-Odal kommune la seg én krone under terskelverdien og gav kontrakten direkte til en leverandør uten konkurranse. De trodde det ville være ok hvis de la ut en intensjonskunngjøring, men her valgte de feil hjemmel. Den samlede rammen for kontrakten sprakk imidlertid allerede etter få måneder. Og i tillegg ble det lagt til en tilleggstjeneste til kontrakten, verd flere hundre tusen. – Vi mener at denne kontrakten er håndtert på en kritikkverdig måte og at dette ikke er i tråd med god skikk ved anskaffelser, er konklusjonen i en revisjonsrapport.

Nord-Odal er en kommune i Innlandet fylke, og har drøyt 5000 innbyggere. Her har Revisjon Øst IKS nå kontrollert styringen av investeringsprosjektet «Samling», der man bl.a. har sett på etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Her har revisjonen også koplet på en advokat med anskaffelses-ekspertise.

I søkelyset var en kontrakt fra 2017 med et rådgivningsselskap. Rammen for kontrakten var på 1 099 999 kroner, dvs 1 krone under det som den gangen var terskelverdien for om hvorvidt tjenesten skulle ha vært lagt ut på anbud. Ifølge revisjonsrapporten ble det i stedet lagt ut en intensjonserklæring på doffin.

Særs gunstig tilbud

I intensjonserklæringen begrunner kommunen inngåelse av kontrakten med at tilbudet var særs gunstig og under normal markedsverdi anslått til 1,6-1,7 mill. kr. Normal markedsverdi var på dette tidspunktet over terskelverdiene og ville ha avkrevd en anbudskonkurranse. Revisjonen har i rapporten og i vurderingene vist at kommunen har et særskilt dokumentasjonskrav dersom man skal anvende unntaksbestemmelser i anskaffelsesforskriften.

I perioden 2017-2021 har den aktuelle kontrakten kostet Nord-Odal kommune 6,8 mill. kr. Den opprinnelige rammen for kontrakten ble oversittet allerede i august 2017, dvs. mindre enn et halvt år etter at kontrakten ble inngått.

Endring i kontrakten

Kommunen kan ikke, skriver Revisjon Øst IKS, dokumentere hvordan de er kommet frem til anslått markedsverdi. Det er ikke fremlagt dokumentasjon på at kommunen har gjort undersøkelser og vurderinger knyttet til hva som er å anse som «normalverdi» på tjenestene. En endringsmelding fra juli 2017 viser at tilbudet fra leverandør ikke inkluderte en rådgivningstjeneste, som indikerer at kommunen ikke har hatt en gjennomgang av hva de har hatt behov for. Tjenestens pris anslås å være 300 000,- kroner, noe som ville ha fått tilbudet til å ligge over terskelverdiene.

Nord-Odal kommune har ikke fulgt anskaffelsesregelverket ved inngåelse av kontrakten med leverandør i dette tilfellet, slår revisjonen fast. Kommunen har etter anskaffelsesforskriften et krav på å gjøre markedsundersøkelser uavhengig av om det legges ut anbud eller ikke. Dette er ikke oppfylt da kommunen har gått utelukkende til en leverandør. Imidlertid mener kommunen at regelverket er etterlevd fordi kommunen har lagt ut intensjonskunngjøring, i dialog med det regionale innkjøpssamarbeidet. Revisjonen svarer med at kommunen her nok har benyttet feil hjemmelsgrunnlag.