Ledelsen må akseptere at de beste kjøpene krever god tid til planlegging

Ledelsen hos offentlige oppdragsgivere må akseptere at innkjøperne bruker god tid ved en kommende anskaffelse. Grundig planlegging, egnede rutiner og solid forankring er åpenbare suksessfaktorer i en offentlig anskaffelse. Dette var blant poengene som ble sterkt understreket under frokostseminaret som Anbud365 nylig arrangerte sammen med sin strategiske samarbeidspartner Wikborg Rein Advokatfirma AS.

De nærmere 60 deltakere på seminaret lyttet til gode råd knyttet til sentrale deler av gjennomføring av en anskaffelsesprosess. Faginnholdet sto advokatene Line Camilla Werner og Alf Amund Gulsvik for – med fokus denne gangen på kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.

I tillegg til de som hadde møtt frem på dette gratis kompetanseløftet, fulgte mellom 35 og 45 hele tiden seminaret via live streaming.

Grundig planlegging

Blant de mange gode råd, anbefalinger og klargjøring av dommer/Kofa-avgjørelser ble betydningen av å bruke god tid i forberedelsesfasen sterkt understreket. Grundig planlegging og gode rutiner er sentrale stikkord for en vellykket anskaffelsesprosess. Ikke minst er det avgjørende å få ledelsen til å akseptere dette.

I tilfelle av mer krevende anskaffelser ble det på seminaret understreket betydningen av å sjekke markedet. Er det noen som kan levere? Likeledes gjennom dialog å sikre seg at man lager et konkurransegrunnlag som treffer markedet.

Påminnelser

Et par påminnelser knyttet til det å stille krav kom også. Den ene gjaldt at kravene ikke må stilles slik at det blir vanskelig eller uklart å gjennomføre en god evaluering. Det andre gjaldt proporsjonalitetsprinsippet – ikke overdynge mulige tilbydere med all verdens – og mange detaljerte – krav dersom det er relativt enkle anskaffelser som gjøres. Kravet til økonomisk kapasitet er forskjellig fra en større IKT-leveranse til en enkel hyllevare/-tjeneste.

For strenge krav kan dessuten føre til avvisninger – kanskje av de fleste tilbyderne, med den konsekvens det har for selve konkurransen. Og avviser man ikke dersom det er snakk om ikke innfridde krav, spesielt minstekrav, blir det lett Kofa-sak.

Kvalifikasjonskrav – råd og tips

Noen tips og råd ved utformingen av kvalifikasjonskrav: Hvor mye skjønn ønsker du å ha med i vurderingen? Utformingen av dokumentasjonskravene vil langt på vei avgjøre skjønnsfriheten ved den etterfølgende vurderingen. Det er oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene som skal vurderes. Hvorvidt det er sannsynliggjort at en leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene er en vurdering som i utgangspunktet tilligger oppdragsgiverens skjønn. Oppdragsgiver plikter imidlertid ikke å foreta en saklig og forsvarlig vurdering av om kravet er oppfylt, basert på den dokumentasjonen som faktisk er innlevert. Mangler ved dokumentasjonen lede rikke automatisk til avvisning, men utforingen av dokumentasjonskravet kan være avgjørende for hvor stor skjønnsfrihet oppdragsgiveren har ved vurderingen.

Etiske krav og Lianakis

Etiske krav engasjerte forsamlingen. Slike kan man stille – på rett måte – dersom de ikke påvirker egenskapene til det produktet man skal kjøpe, men som likevel er relevante i forbindelse med produktet. Imidlertid forutsetter det at man på forhånd gjennomfører en risikovurdering.

Forholdet mellom kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier – Lianakis-saken – ble gjennomgått på seminaret, i lys av hva den nye forskriften inneholder av bestemmelser. Her henviser vi imidlertid til en omfattende, dyptgående artikkel av advokat Alf Amund Gulsvik fra Wikborg Rein en av de nærmeste dagene på Anbud365. Les den når den kommer!