Leverandør på Innkjøpsforum: Åpenhetsloven er vår beste venn

Åpenhetsloven er vår beste venn, konstaterte Elizabeth Ryder i Scatec ASA på gårsdagens samling i Innkjøpsforum for forsyningssektoren, et fellestiltak mellom Advokatfirmaet Thommessen og Anbud365. Åpenhetslov og innsyn var temaer der, og det ble klargjort at dialog med leverandører og marked også står sentralt ved innsynskrav og samtidig når man skal sjekke ut hvordan leveransekjeder ser ut. I førstnevnte tilfelle kan man redusere ressursbruk, i det andre se om aktuelle leverandører har «svin på skogen» i form at noen i kjeden ikke respekterer menneskerettighetene. Og i begge tilfelle høstes lærdom.

Gårsdagens samling var den andre av tre i Innkjøpsforum for forsyningssektoren i år. Neste er 28.november. En rekke av de offentlige virksomhetene som følger anskaffelsesforskriften som gjelder for forsyningssektorene, håndterer kritisk infrastruktur. Så vel klimaendringer som en urolig verden for øvrig er for tiden sentrale stikkord for bransjene det her gjelder.

Åpenhetsloven

To temaer var på dagsordenen i denne samlingen. Det ene dreide seg om åpenhetsloven som kom for et års tid siden, og der rapportplikten som følger av loven skulle være innfridd for kort tid siden. Det var særlig menneskerettigheter det ble rettet oppmerksomhet mot. Wenche Sædal, partner i Thommessen, pekte på at krav etter åpenhetsloven kunne være blant kvalifikasjonskravene, tildelingskriteriene og kontraktskravene. Mest egnet som sistnevnte, slo hun fast.

Fra leverandørsiden var Elisabeth Ryder fra Scatec ASA invitert som foredragsholder på tema åpenhetslov og menneskerettigheter spesielt. Hun er chief compliance offiser i bedriften, som er et «fornybarselskap» med stort behov for silisum. Produktet finnes for de aller meste fortsatt i Kina, i en provins der menneskerettighetene er under press. Hun fortalte om den stegvise prosessen som Scatec benytter overfor sine leverandører med utgangspunkt i en serie viktige samfunnsverdier som bedriften har nedfelt i sine grunndokumenter.

Dialog med leverandører

Dialog med leverandørene er et element i prosessen, men når leverandøren forsikrer om at alt er ok og Scatec samtidig fatter mistanke om det kan hende er feil informasjon, er det bare inspeksjon på selve fabrikken som gir de opplysningene man trenger. Ryder var ikke så opptatt av å snakke alene med toppledelsen, hun ville ned på gulvet for med selvsyn se hvordan tilstanden var. Og, understreket hun, åpenhetsloven er vår beste venn.

Dialog med leverandører var også et kjernepunkt i foredraget som seniorrådgiver Cathrine Skjenken Arntsen i Bane NOR bidro med. Hennes tema var offentlighet og innsyn i anskaffelsesprosessen. Hun grep straks fatt i en kritisk balanse – på den ene siden innsyn som en sentral demokratisk verdi, på den annen hensynet til effektiv ressursbruk.  Innsynskrav kan kreve mye ressurser; ressurser som ikke alltid virksomhetene har tatt høyde for i sine budsjetter.

Innsyn og ressursbruk

Gjennom dialog kan man kanskje få presisert hva de som begjærer innsyn konkret er på jakt etter, og det kan muligvis spare noe ressursbruk ved at det viser seg at det ikke er nødvendig å sende hele dokumentbunken. Ressursbruken kan kanskje også jevnes noe ut ved at man helt fra tilbudsfristen løper ut kan forberede dokumentene for eventuelle innsynskrav senere. Som også advokat Sædal var inne på, kunne innsynskravene prioriteres, slik ikke alle må behandles samtidig. Og i forbindelse med håndtering av innsynskrav kan man jo også vurdere å forlenge karenstiden, slik at leverandørene fikk litt mer tid på seg til å studere dokumentasjonen.

Gode begrunnelser i forbindelse med kontraktstildeling kan også være et bidrag til å redusere tilgangen på innsynskrav. Hvis begrunnelsen er så klar at den er tilgjengelig for mulig å forstå for mottakerne, er det kanskje ikke mer å spørre om. Mottakerne kan derimot ved en mindre tydelig begrunnelse mene at det er nødvendig selv å se om oppdragsgiveren har gjort tingene riktig.

Endringer i standardkontrakter

Deltakerne på samlingen fikk også med seg hvilke endringsmuligheter man har under standardkontrakter. Det sørget Thommessen-advokatene Ellen Sødal Marstad, Henrik Fabian Torgrimsby og Espen Randen for.