Månedslang, grundig politisk prosess bak nyetablert anskaffelsespraksis

Etter en månedslang, grundig prosess har fylkespolitikerne i Troms- og Finnmark fylkeskommune nå lagt grunnlaget for utvikling av en helhetlig og enhetlig anskaffelsesforvaltning i den relativt nyetablerte organisasjonen. Nå skal administrasjonen utvikle rutiner og prosedyrer. Sentrale stikkord i anskaffelsesreglementet er bl.a. FNs 17 bærekraftsmål, risikostyring, digitalisering og innovasjon – og legge til rette for lokale leverandører i innovasjonspartnerskap.

Rett før sommeren vedtok fylkesrådet i Troms og Finnmark fylkeskommune del 2 av de tre delene deres nye anskaffelsesreglement består av. Denne delen ble fattet på bakgrunn av et tidligere vedtak i fylkestinget som dreide seg om politiske føringer for anskaffelsesvirksomheten.

Del 2 «Retningslinjer for anskaffelsesforvaltningen» skal igjen danne grunnlag for utarbeidelse av del 3 «Rutiner og prosedyrer for anskaffelsesforvaltningen i fylkeskommunen». Disse skal fylkesadministrasjonen utvikle. Det er, heter det, derfor viktig at del 2 er tydelig på rollefordeling, ansvar og myndighet samt nedfeller nødvendige hovedtrekk for den praktiske utførelsen av anskaffelser i fylkeskommunen. Slik kan fylkeskommunen best oppnå en helhetlig og enhetlig anskaffelsesforvaltning og iverksette tiltak som har fokus på bærekraft, miljø og samfunnsansvar.

Helhetlig og enhetlig

Fylkeskommunen skal ha en helhetlig og enhetlig anskaffelsesforvaltning, som bl.a. skal bidra til at FNs 17 bærekraftsmål oppnås, til å styrke fylkeskommunens rolle som samfunnsutvikler, vise samfunnsansvar og ha en heldigital anskaffelsesforvaltning. Risikovurdering og risikostyring skal ligge som overordnet element i anskaffelsesforvaltningen, heter det.

Troms og Finnmark fylkeskommune skal stille krav og kriterier knyttet til ulike trinn i anskaffelsesprosessen slik at offentlige kontrakter gjennomføres på en måte som fremmer innovasjon og nyskapning. Det skal vurderes å gjennomføre dynamiske innkjøpsordninger på områder det er kan gi større konkurranse. Og fylkeskommunen skal være aktiv på å søke midler knyttet til innovasjonsprosjekter og bruke innovasjonspartnerskap som metode. For å gi verdiskapning i regionen skal det legges til rette for at lokale leverandører kan delta i innovasjonspartnerskapet.

Funksjonsbeskrivelse og markedsdialog

Funksjonsbeskrivelser skal i større grad ved anskaffelsen, fremgår det av anskaffelsesreglementet. Utvidet markedsdialog med markedet er et viktig verktøy i en anskaffelse med funksjonsbeskrivelse.

I alle anskaffelser skal det etterstrebes at miljøhensyn ivaretas i alle ledd – fra og med produsent til og med siste ledd i leverandørkjeden. Fokus skal være på anskaffelsens klimafotavtrykk også i organisasjonens innkjøps- og forbruksmønster. Hensynet til miljø skal ivaretas selv om dette på kort sikt er dyrere for fylkeskommunen, slås det fast.

Krav om lærlinger skal stilles på fagområder der det er behov for lærlingeplasser. Kravet kan stilles selv om anskaffelsen overstiger EØS-terskelverdiene, men det må da klart fremgå i konkurransen at kravet bare gjelder norske leverandører.