Innkjøperne må være tydelig i sin rolle. De har ansvaret for at anskaffelsesprosessen bidrar til innkjøpsavtaler hvor krav til kvalitet er balansert opp mot hensynet til kostnader. Til tross for dette kan det fremstå som det er sterke faggrupper, og ikke innkjøperne som har siste ordet når beslutninger om vekting av tildelingskriterier skal tas. Dette fremgår av Mona Stainsbys masteroppgave ved NTNU, «Beslutningspraksis i offentlige anskaffelser».
Masteroppgaven – i organisasjon og ledelse – finner du her. I oppgaven vises det til at fagressurser som deltar i anskaffelser, er bekymret for at det inngås innkjøpsavtaler på produkter med dårlig kvalitet. Det indikeres at innsikten de har i virkemidler som kan bidra til å redusere denne risikoen, er noe begrenset. Det kan være viktig å få avklart hvilken motivasjon som kan ligge bak ønsket om høy vekting av tildelingskriteriet kvalitet. En av årsakene, heter det i masteroppgaven, er at det kan være rimelig å anta at økt fleksibilitet også kan gi mulighet til å velge det samme som tidligere. Gitt at dette reduserer opplevelsen av risiko, kan en tilfredsstillende løsning bli å fortsette å kjøpe det samme.
Beslutningspraksis om vekting
Det fremgår av oppgaven at ledelsens kunnskap om hva de som deltar i beslutningsprosessen oppfatter som tilfredsstillende, kan være svært sentralt for å forstå hvordan beslutningene om vektingen av tildelingskriterier blir tatt. Det kan være særlig nyttig å være oppmerksom på hvilken rasjonalitet som ligger bak måten fagressursene og innkjøperne tar beslutninger på, og å bli kjent med hvordan de to gruppene samhandler seg imellom – og hvordan de samhandler med kollegaer i sine egne fagmiljøer.
Av masteroppgaven kan man lese at beslutningspraksis om vekting av tildelingskriterier kan være basert på hva som er tilfredsstillende, ikke gunstig, men hva som er mulig å oppnå med den tiden og de ressursene som er tilgjengelig. For innkjøperne kan dette være å akseptere en lavere vekting av pris enn det som innkjøpsfaglig kunne gitt et bedre resultat.
Kostnadene ved kvalitet
Det er gjort funn i forbindelse med masteroppgaven som indikerer at vektingen av tildelingskriteriet «kvalitet» ikke reduseres selv om minstekravene som stilles til produktene økes. Det kan være rimelig å anta at vektingen av tildelingskriteriet «kvalitet» ikke reduseres fordi det kan være stor usikkerhet knyttet til hvilken kvalitet det faktisk er på produktene som vil bli tilbudt. På den andre siden kan det også stilles spørsmål ved hvilke vurderinger som er gjort knyttet til betalingsviljen for å anskaffe produkter med høyere kvalitet enn tidligere. Denne typen diskusjoner kan være krevende, særlig fordi det blir benyttet poengmodeller. Innkjøperne kan da få utfordringer med å gi fagmiljøene et innblikk i hvordan poeng som gis kan påvirke kostnader, fremgår det av masteroppgaven. Kostnadene for kvalitet utover minimumskravene kan da bli høy, mens fagmiljøenes vurdering av betydningen av kvalitetsforskjellene er lav.
Ikke nok med retningslinjer alene
Masteroppgaven indikerer også at det er viktig å være oppmerksom på hvordan føringer som er gitt for vekting av tildelingskriterier, kan bli oppfattet. Fagressurser og innkjøperne kan ha en ulik oppfatning av hva målet med føringene er. For ledelsen er det m.a.o. ikke bare å lage noen retningslinjer for vekting og så regne med at kvaliteten på det som anskaffes vil bli balansert opp mot hensynet til kostnader.
I praksis kan det i dialogen med fagressursene derfor fremstå som viktig at innkjøperne stiller spørsmål på en riktig måte, f.eks. at spørsmålene leder til at innkjøperne får innsikt i hvordan ulike nivåer av kvaliteten på produkter kan påvirke. På den måten kan innkjøperne få innsikt i hva det kan fires på, og hva det ikke kan fires på. Fagressursene kan på sin side bli tryggere på at de tiltakene innkjøperne foreslår, faktisk vil kunne ivareta en tilstrekkelig god kvalitet på det som skal anskaffes.
Vær bevisst «støyen»
Et sentralt poeng har vært å se på hvordan fagressursene og innkjøperne kommer frem til beslutninger om vektingen av tildelingskriteriet kvalitet opp mot pris. Men også føringer fra ledelsen og holdninger til ledelsen kan påvirke beslutningstagerne. I lys av
dette bør det være interesse for å se enda nærmere på hvordan forhold ved ledelsen kan påvirke beslutningene som tas i gjennomføringen av anskaffelser, poengteres det.
Gitt at det ikke er mulig å vite alt og vurdere alle mulige alternativer kan det heller ikke forventes at beslutningene som tas, er fullt ut rasjonelle. Disse begrensningene kan riktignok komme i konflikt med forventninger om at beslutninger som tas i offentlige anskaffelser bør være logiske og rasjonelle.
Søkelys mot menneskelige faktorer
Gjennom masteroppgaven er det gjort forsøk på å rette søkelyset mot denne menneskelige faktoren i beslutningsprosessen. Denne ikke-prosessuelle «støyen» blir ikke nødvendigvis mer håndterbar etter hvert som innkjøpsfunksjonen får tilgang på bedre verktøy eller mer og bedre data. Oppfordringen er åpenbart å være bevisste på denne «støyen».
Innkjøperne må være tydeligere på sin rolle, ifølge masteroppgaven, og ikke involvere fagressurser i innkjøpsfaglige forhold de i liten grad har forutsetning for å vurdere. De må ta eierskap til prosessen, og skape trygghet for at fagressursenes behov blir fanget opp og ivaretatt.
Og det vil fortsatt vil være behov for en anskaffelsesprosess hvor faggrupper og innkjøpere deltar. Innkjøperne bør fortrinnsvis holde i rattet, er ett av budskapene i masteroppgaven. Innkjøperne må m.a.o. få klarhet i behovene og tilpasse beslutningsgrunnlag til de enkelte fagmiljøene.
Bli den første til å kommentere på "Masteroppgave: Hvem har siste ordet – innkjøperne eller sterke faggrupper?"