Masteroppgave (II): Håper å bidra til bedre avtalelojalitet

– Vi håper vår oppgave vil hjelpe Statens innkjøpssenter og de statlige virksomhetene med å bedre avtalelojaliteten gjennom å ta høyde for de fallgruvene som hemmer avtalelojaliteten og fokusere på å styrke de faktorene som fremmer lojaliteten. På denne måten vil sentraliseringsfordelene realiseres, konstaterer masterstudentene Monica Granli og Anne-Marie Sveli ved Norges Handelshøyskole (NHH). I tillegg: Det har vært lite forskning på avtalelojalitet tidligere, og de to studentene håper oppgaven vil gi støtte til den begrensede forskningen.

Førsteamanuensis Malin Arve ved Norges Handelshøyskole kan fortelle at en rekke masterstudenter i år har skrevet oppgave om anskaffelser. Et slikt tips er for godt til å la være å gripe begjærlig. Her er det snakk om rekruttering, og det er snakk om kompetanse på akademisk nivå. Begge deler avgjørende viktig for faget i tiden som kommer. Anbud365 skal derfor i noen artikler fremover presentere noen av studentene og deres oppgaver. Dette er artikkel nr. 2, den første ble publisert 9.juli.

Monica Granli og Anne-Marie Sveli har gått i dybden på avtalelojalitet og hva som driver den.  De har samarbeidet med Statens Innkjøpssenter. Førsteamanuensis Arve understreker at avtalelojalitet er et viktig tema. Hva er poenget med gode avtaler dersom de ikke brukes? Dette er helt fundamentalt og det er derfor viktig å forstå hva som påvirker avtalelojaliteten, poengterer hun, og fremhever at hun synes det er veldig bra at akademia og offentlige innkjøpsorganisasjoner/avdelinger samarbeider for å øke kunnskapen om anskaffelser.

Men, Monica og Anne-Marie, hva gjorde at dere valgte nettopp dette temaet?

– Statens innkjøpssenter ble opprettet med et ønske om å effektivisere disse og sørge for at de tjente allmenn interesse, påpeker de to. Sentralisering av anskaffelser er kjent for å medføre mange fordeler, men disse fordelene er ikke alltid like synlig for enkeltenheter og ansatte. Sentralisering kan blant annet føre til svekket engasjement og manglende overholdelse av regelverket for de som utfører det operative arbeidet. Dersom ordningen benyttes og fungerer optimalt, er et slikt senter en god investering for det norske samfunnet. På den andre siden er det en sannsynlighet for at ordningen vil koste samfunnet dyrt dersom brukerne kjøper varer og tjenester utenfor de inngåtte rammeavtalene. De antatte besparelsene vil i så tilfelle ikke reflektere realiteten. På bakgrunn av dette fant vi det både interessant og nødvendig å utforske hva som driver avtalelojaliteten i statlige virksomheter.

• Hvilke konklusjoner fra oppgaven vil dere spesielt trekke frem?

For Anne-Marie og Monica var det i hovedsak to funn som var spesielt interessante. Det første viser at sentralisering av anskaffelser kan ha en hemmende effekt på avtalelojaliteten. – Sentralisering gjør det vanskelig å sikre at avtalene dekker alle de statlige virksomhetene sine behov fullt ut, noe som kan medfører kjøp utenfor avtalene, fremholder de to masterstudentene. Sentralisering kan også føre til økt distanse mellom virksomhetene og leverandørene, og resultere i tungvinte prosesser og svekket kvalitetskontroll. Det er samtidig avdekket at mangel på informasjon og kunnskap rundt rammeavtalene fører til avvik, og at dette i noen tilfeller er et resultat av dårlig informasjonsflyt fra det sentrale leddet til virksomhetene. Her er det verdt å legge til at dette også kan være et resultat av dårlig informasjonsflyt internt i virksomhetene. Vår oppgave viser også at kjøp utenfor avtalen kan være et resultat av den klassiske prinsipal-agent-problematikken. Dette kommer blant annet til syne gjennom at virksomhetene og Statens innkjøpssenter har motstridende interesser. Virksomhetene kjøper eksempelvis utenfor rammeavtalene fordi de får lavere priser av ikke-autoriserte leverandører.

– Det andre funnet vi ønsker å trekke frem, er at det er viktig med bevisstgjøring av hensikten med rammeavtalenene, ifølge Monica og Anne-Marie. Økt bevissthet om Statens innkjøpssenter vil redusere målinkongruens og bidra til å fremme avtalelojaliteten. Her avdekket vår oppgave at det er ulike meninger om den økte bevisstgjøringen bør være en intern jobb for virksomhetene, eller formidles fra Statens innkjøpssenter. Det vises blant annet til at det kan være utfordrende for Statens innkjøpssenter å kontrollere avtalelojaliteten og skape bevissthet fra et overordnet nivå. Oppgaven konkluderer med at en økt involvering fra innkjøpssenterets side vil fremme avtalelojaliteten, og bør være et fokusområde dersom de har tilstrekkelig ressurser til dette. Bevissthet gjennom å fremme fordeler er spesielt hensiktsmessig. Funnene fra oppgaven viser at oppmuntring og motivering er å foretrekke fremfor kontroll og overvåkning.

– Hvilken betydning håper dere at oppgaven kan få innenfor offentlige anskaffelser?

De to fremhever at det har vært lite forskning på avtalelojalitet tidligere, og de håper oppgaven vil gi støtte til den begrensede forskningen. Slik det kommer frem av teorikapittelet i oppgaven, gir sentralisering noen klare fordeler: – Statens innkjøpssenter virker å være en god ordning, og har potensiale til å bidra med verdiskapning og effektive anskaffelser, understreker Anne-Marie og Monica. Skal fordelene realiseres er det derimot viktig at de operative innkjøperne faktisk kjøper på rammeavtalene. Vi håper vår oppgave vil hjelpe Statens innkjøpssenter og de statlige virksomhetene med å bedre avtalelojaliteten gjennom å ta høyde for de fallgruvene som hemmer avtalelojaliteten og fokusere på å styrke de faktorene som fremmer lojaliteten. På denne måten vil sentraliseringsfordelene realiseres.  

Kommentar fra Statens innkjøpssenter

I en kommentar til oppgaven til Monica og Anne-Marie sier fagdirektør Barbro Bottheim i Statens innkjøpssenter at det ikke var vanskelig å si ja til å samarbeide med Monica og Anne-Marie om deres masteroppgave, da de fikk henvendelsen fra Malin Arve. – Temaet som de valgte, avtalelojalitet, står helt sentralt i Statens innkjøpssenter sitt arbeid med inngåelse av fellesavtaler for ca. 190 statlige virksomheter, slår Bottheim fast, og:

– De funnene masteroppgaven har dokumentert, vil vi bruke til å forbedre kommunikasjonen i vårt interpersonelle samarbeide med virksomhetene. Videre har vi fått en bekreftelse på hvilken retning vi skal gå for å øke verdiskapningen og effektivisere innkjøpssamarbeidet. Resultatene fra undersøkelsen vil vi også bruke i det videre arbeidet med evalueringen av Statens innkjøpssenter sin brukerstrategi. Tidspunktet for masteroppgaven kunne derfor ikke passet bedre.

Som kjent finnes det lite forskning på innkjøp i offentlig sektor, og når – som i dette tilfelle – masteroppgaven skrives i samarbeid med det operative fagmiljøet, tror Bottheim det vil gi en ekstra dimensjon til forskningsresultatet. Avtalelojalitet er universell, og resultatene fra oppgaven har relevans for oppdragsgivere langt utover fellesavtalene til Statens innkjøpssenter.

– Til slutt vil vi rette en stor takk til det arbeidet som Monica og Anne-Marie har lagt ned i sin masteroppgave, hilser fagdirektør Barbro Bottheim i Statens innkjøpssenter.