Et bestillernummer er personlig, og det er ulovlig å låne ut sitt eget bestillernummer. Det fremgår av retningslinjene for slikt i Tromsø kommune. Men oppslag i pressen har fortalt en annen virkelighet: Bestillernummer lånes ut, «alle» kan bruke det, og kontrollen blir svært vanskelig. Kommuneledelsen har tatt grep for å bedre kontrollen ved bl.a. å inndra fullmakter.
I Nordlys står flere ansatte i Tromsø kommune frem og forteller om bruken av bestillernummer. De hører til forskjellige avdelinger og seksjoner i kommunen.
En sekretær med ansvar for småkjøp til sin avdeling hadde eget bestillernummer, men på avdelingen «brukte» alle dette nummeret. Fakturaer kom inn uten at eier av bestillernummeret ante hva det var. Kontrollmulighetene var borte. Det er en helt vanlig måte å gjøre innkjøp på i kommunen, er sekretærens kommentar til Nordlys.
Alle kunne bruke bestillernummeret
På et helt annet fagfelt var situasjonen at en sjef hadde et bestillernummer som alle kunne bruke, noe som ble gjort – uten å informere på forhånd. Fakturaene kom selvsagt til eier av nummeret, som da måtte spørre rundt hva dette gjaldt. Alle som kjente nummeret kunne i praksis handle på kommunes regning, heter det.
En tredje låner bestillernummer fra forskjellige andre når det skal gjøres småkjøp. Det er det enkleste, noen leverandører tar ikke imot rekvisisjoner og da gjør lånte bestillingsnumre «susen».
Kritisk rapport
Kunnskapen om slik bruk av bestillernumre er kommet opp i kjølvannet av den såkalte DREIS-rapporten. Ifølge kommuneledelsen viser rapporten klare svakheter, både på systemnivå og individnivå uten at det er blitt oppdaget. DREIS er en avdeling som tilrettelegger for en meningsfull arbeidshverdag med fokus på mestring og spennende utfordringer til personer som har ulike behov.
Nå er grep tatt. Kommuneledelsen presiserer overfor Nordlys at det er ulovlig å låne ut sitt bestillingsnummer. Det står i retningslinjene til kommunen at det ikke er anledning til slikt. Et bestillernummer er personlig og skal ikke deles med noen andre. I Tromsø kommune er det rekvisisjonsplikt. I utgangspunktet skal alle kjøp gjøres med rekvisisjon.
Avhengig av kontroll
Samtidig peker kommuneledelsen på at Tromsø kommune er en stor organisasjon som er avhengig av kontroll. Da er det rekvisisjon som må til for å sikre alt det er behov for som kjøpes, og at regler følges. Det er ikke akseptabelt at noen velger å trosse retningslinjene. Men, det er lett å gjemme seg bort i store organisasjoner – ønsker man å gjøre noe galt, kan man gjøre det. Derfor må man ha kontrollsystemer som fanger opp, understreker kommuneledelsen.
Bli den første til å kommentere på "Misbruk av personlige bestillernumre – Tromsø kommune rydder opp"