Mye bra på innkjøp og kontrakt, men revisjonen meldte likevel åtte forbedringspunkter

En forvaltningsrevisjon i regi av Deloitte viser at Vestland fylkeskommune har mye på stell når det gjelder anskaffelser og kontraktsoppfølging. Men blant de åtte anbefalte forbedringspunktene i rapporten oppfordres fylkeskommunen til å sørge for at innkjøpsstrategien deres blir etterlevet, at ansatte som arbeider med innkjøp og kontraktsoppfølging har tilstrekkelig og rett kompetanse, og at rammeavtale-avrop er gyldige. Deloitte-rapporten er nå på vei til politisk behandling.

Deloitte har gjennomført en forvaltningsrevisjon av anskaffelser og kontraktsoppfølging i Vestland fylkeskommune. Oppdraget er gjennomført i tidsrommet april 2024 til februar 2025.Saken står på dagsordenen til kontrollutvalget i fylkeskommunen i begynnelsen av mars

Undersøkelsen viser at fylkeskommunen har en rekke systemer og rutiner på plass, men ogsåat den ikke alltid etterlever krav i regelverket. Det er flere forbedringspunkt, melder Deloitte og lister opp åtte anbefalte punkter – at fylkeskommunen:

• Sikrer at det blir gjennomført nødvendig kontroll av om kontraktsvilkårene knyttet til seriøsitetskrav (t.d. lønns- og arbeidsvilkår) blir overholdt. Vestland fylkeskommune har ikke fulgt opp alle utvalgte kontrakter i samsvar med inngått avtale og fylkeskommunens retningslinjer for kontraktsoppfølging. I seks av syv undersøkte anskaffelser er det ikke dokumentert at det er gjennomført risikovurdering, konstaterer Deloitte.
• Sørger for at innkjøpsstrategi blir etterlevet i alle enheter og avdelinger som gjennomfører anskaffelser. Fylkeskommunen har en innkjøpsstrategi som gjelder alle enheter som arbeider med anskaffelser, men for to av undersøkte avdelingene er det ikke laget tydelige og konkrete tiltak, handlingsplaner eller liknende basert på strategien.
• Tydeliggjør fullmakter, roller og ansvar knyttet til innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikre at dette er tilstrekkelig kommunisert til alle relevante ledere og ansatte. Deloitte peker i sin rapport på dette i dag ikke er tydeliggjort nok. Flere av retningslinjene og rutinene knytt til rolle- og ansvarsfordelingen er for øvrig ikke oppdatert etter omorganiseringen i fylkeskommunen i 2022.
• Sikrer at ansatte som arbeider med innkjøp og kontraktsoppfølging har tilstrekkelig og rett kompetanse, samt riktige ferdigheter (f.eks. til bruk av system og verktøy). Undersøkelsen til Delotte avdekket at ansatte ikke kjenner godt nok til de etablerte systemene og rutinene.
• Sikrer at krav til vurdering av klima- og miljøhensyn i anskaffelser blir etterlevet, f.eks. gjennom opplæring og etablering av retningslinjer eller liknende
• Oppbevarer dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige avgjørelser i anskaffelsesprosessen i samsvar med krav i § 7-1 i anskaffelsesforskriften.
• Sikrer at relevante enheter og avdelinger har oversikt over egne kontrakter og avtaler, at det blir gjennomført risikovurderinger av kontraktsporteføljen og at man på bakgrunn av gjennomført risikovurdering har oversikt over kontrakter med høyeste risiko som bør prioriteres for oppfølging.
• Sikrer at fylkeskommunen gjør avrop på rammeavtaler som er gyldige. Når det f.eks. gjelder avrop på rammeavtaler, er seks av de ni kontrollerte avropene gjennomført på gyldig avtale og i samsvar med krav i avtalene. To av de undersøkte er gjort på avtaler som ikke var gyldige på avropstidspunktet. Deloitte ser det slik at fylkeskommunen i to av de undersøkte anskaffelsene har gjennomført ulovlige anskaffelser, da samlet prisomfang tilsier at anskaffelsene skulle ha vært konkurranseeksponert. Fylkeskommunen følger i praksis ikke i nok opp alle sine avtaler og kontrakter. Undersøkelsen viser bl.a. at innkjøpsseksjonen ikke systematisk følgjer opp rammeavtaler. Fylkeskommunen har heller ikke systematisk bruk av sanksjoner i samsvar med føringa i kontraktene, heter det i rapporten.