Et kjempeløft i form av et prosjekt frem til 2025 er i gang i NRK – i erkjennelsen av den store betydningen anskaffelser har for institusjonen. Egentlig ble frøene til prosjektet sådd da NRK etablerte stillingen som konserninnkjøpssjef, som Morten Møller Warmedal tiltrådte for et par år siden. Prosjektet, som er solid forankret, skal løfte og styrke anskaffelsesområdet i organisasjonen. På programmet er bl.a. utvikling av bedre styringsmodell, perfeksjonering av kategoristyring og etablering av system for leverandørutvikling og kontraktoppfølging. Allerede i 2022 skal prosjektet, som er et av NRKs viktigste administrative fornyelsesprosjekter, begynne å levere resultater.
Det er nå to år siden NRK fikk konserninnkjøpssjef, han tok over som leder av innkjøps- og kontraktsavdelingen. Valget falt på Morten Møller Warmedal med, ikke minst, erfaring som redaktør og redaksjonssjef fra NRKs innholdsside over mange år. Dermed var prosessen, som nå er inne i sin tredje fase, i gang. Møller Warmedal sitter i divisjonsledelsen i Økonomidivisjonen og rapporterer til Økonomidirektøren.
Det NRK kjøper når det bl.a. gjelder immaterielle rettigheter, sorterer ikke under konserninnkjøpssjefen, men det gjør derimot «alt annet» til en årlig verdi av 1,3 milliarder kroner. Avdelingen som sørger for de sistnevnte kjøpene, består av ti personer i dag, et svært profesjonelt miljø, fastslår konserninnkjøpssjefen og forteller at samlede innkjøp inkludert program og rettigheter, står for nær halvparten av NRKs budsjett.
Solid forankret
– Prosjektet som nå er i gang og er solid forankret helt til topps i NRK, går ut på å løfte området med sin sterke fagkapasitet opp i organisasjonen. Frem til nå har området ikke blitt prioritert i forhold til alle publisistiske og produksjonsmessige satsinger som NRK til enhver tid gjennomfører.
Første fase var et forprosjekt som gikk ut på å kartlegge situasjonen, slik den nå er – hva gjør avdelingen, hva trengs osv. Hovedpoenget her var å finne ut hva som trengtes f.eks. av systemløsninger. Et eksempel er avløsning av et nær 20 år gammelt bestillingssystem. I neste fase ble dette utvidet til en mer omfattende strategisk analyse. Det sto sentralt å forankre målsettingen om å etablere innkjøp som en strategisk ressurs, noe Møller Warmedal fikk mandat til og sørget for både i den divisjonen området hører med i og i selve toppledelsen i NRK.
Hovedprosjektet i gang
– I august i år dro vi så i gang hovedprosjektet, som skal gå frem til 2025, men begynne å levere allerede i 2022. Innkjøpsavdelingen er i markedet for å rekruttere to seniorinnkjøpere, samt midlertidig knytte til seg noe konsulenthjelp. Det arbeides også med en fusjon med en avdeling i NRK som arbeider med den operative mottakersiden av innkjøpsprosessen. Regnes disse inn, blir det før sommeren neste år 17,5 stillinger i alt i området, med andre ord nær en dobling av kapasiteten.
Prosjektet skal bidra til å bygge opp en bedre styringsmodell, dvs. rollemodell og – forståelse i prosessen fra ide/behov til anskaffelse, kontraktsoppfølging og avvikling eller ny konkurranseutsetting. Kategoristyring skal innføres for fullt, bygget på den erfaring man har vunnet gjennom noe bruk av kategoristyring de siste årene. Ytterligere perfeksjonering, om man vil. Leverandørutvikling og kontraktsoppfølging er stikkord for et annet element i prosjektet. I likhet med mange andre har også NRK behov for å styrke seg her. Også økonomistyringen skal perfeksjoneres, ikke minst ved å følge opp bedre det man kjøper og sikre gode styringsdata. -Men først og fremst er dette et organisasjonsutviklings- og kulturendringsprosjekt, sier han.
Digital innkjøpsstøtte
Møller Warmedal legger i tillegg vekt på at NRK skal skaffe seg og utvikle IT-støtte. Det gjelder bl.a. å skaffe seg KAV (kontraktsadministrasjonssystem) i tillegg til å videreutvikle bruken av KGV (konkurransegjennomføringsverktøy). Det er også knesatt at NRK på dette området skal kjøpe hyllevarer. De har fått forsikringer fra markedet om at det er fullt mulig å løse NRKs behov på denne måten, om enn med en aldri så liten tilpasning ved behov.
– Vi regner med at dette skal føre til betydelige innsparinger for NRK, penger som i stedet kan gå til NRKs kjerneområde. Og vi mener bestemt at vi skal greie å gjennomføre hele prosjektet uten å ha behov for å gå ut over de rammer vi nå har fått til disposisjon. Det er bevilget ca. 30 mill i investeringsmidler til gjennomføring av prosjektet, poengterer konserninnkjøpssjefen, og opplyser at også en prosessleder er ansatt – rekruttert fra dagens stab. Han skal styre utviklingen av prosjektet når det gjelder organisatoriske utfordringene og samkjøringen inn mot resten av NRK. En prosjektleder får i å oppgave å lede anskaffelsen av ny systemstøtte. Innenfor området er det dessuten etablert en egen ledergruppe – for første gang. I styringsgruppen for prosjektet sitter ellers flere representanter for NRKs toppledelse – et tegn på at dette dreier seg om et av NRKs viktigste prosjekter.
Den unisont positive oppslutningen blant de ansatte har vært gledelig, konstaterer han, og legger til at det er noe han setter stor pris på, ettersom han her står overfor en faglig svært sterk gruppe. De skal samtidig med det store prosjektet gjøre de daglige gjøremål, som til enhver tid omfatter ca. 70 anskaffelsesprosesser fordelt på mange produkt- og tjenesteområder.
Også på nordisk plan
Møller Warmedal er også valgt til den første lederen av et fornyet nordisk innkjøpsnettverk i Nordvisjonen (alle de nordiske allmennkringkasterne). – De har hatt en gruppe som har samarbeidet i mange år, men jeg foreslo og fikk gjennomslag for at vi ble organisert under Nordvisjonssamarbeidet som en ekspertgruppe. Dermed kommer vi tettere på det øvrige kringkastingssamarbeidet, kan nyte godt av et nordisk sekretariat og søke om finansering til felles prosjekter osv., påpeker han og:
– Covid19-pandemien har imidlertid gjort at det har vært svært liten aktivitet i år, vi har avlyst to fagkonferanser, men jeg har tydelige ambisjoner om hva vi kan få til, bl.a. en felles benchmarking og miljøsamarbeid etc. Vi jobber jo under det samme EU-regelverket og ser at vi har mye å hente på et tettere samarbeid.
Bli den første til å kommentere på "NRK satser stort, forbereder kjempeløft på anskaffelsesområdet"