Ny anskaffelseslov kommer (III): Essensielt med særregulering av samfunnskritiske anskaffelser

(Roger Bang Eie) – Vil ha mer fleksibilitet for anskaffelser innen kategorier av samfunnskritisk betydning. Tid og tilgang til leverandører kan være kritiske elementer i våre anskaffelser. Det forteller Mari Rund Kværnhaug, advokat og Karina Stehl, innkjøpssjef – begge ansatt i Vy konsernet til Anbud365 – når vi ber om kommentarer til ny anskaffelseslov, som etter hvert legges frem for Stortinget. – Vi er derfor positive til forslaget om egen anskaffelseslov i forsyningssektoren, som åpner opp for særregulering.

I år vil regjeringen legge frem ny lov om offentlige anskaffelser. Forslaget legges frem for Stortinget i løpet av året. Anskaffelsesutvalget med sitt mandat for gjennomgåelse av regelverket, har i forkant invitert til innspill og fått mange forslag fra ulike hold. Anbud365 har vært i kontakt med ulike aktører, for å høre hva som oppleves viktig å få på plass, ved ny anskaffelses lov. Dagens kandidater: Mari Rund Kværnhaug – Advokat i Juridisk avdeling og Karina Stehl – Innkjøpssjef – begge ansatt i Vy konsernet.

Mari Rund Kværnhaug er advokat i Juridisk avdeling og har 15 års erfaring med anskaffelsesregelverket. Hun har bistått både oppdragsgiver- og leverandørsiden i et bredt spekter av anskaffelser, og har omfattende erfaring med alle sider i en anskaffelsesprosess.

Karina Stehl er innkjøpssjef strategisk i Vy Konserninnkjøp og har arbeidet med innkjøp i konsernet i over 12 år. Hun har tidligere jobbet i Deloitte og kommunesektoren, og har mye praktisk erfaring med anskaffelser og innkjøpsledelse som er viktig for å forstå utfordringene innen faget.

Anbud365: Hva er viktigst å få på plass og hvorfor?

Vy: Det er viktig å få på plass et regelverk som legger til rette for effektiv og bærekraftig bruk av samfunnets ressurser. Vi er positive til forslaget om egen lov om anskaffelser i forsyningssektoren, fordi dette gir mulighet til særregulering og større fleksibilitet der hvor forsyningsdirektivet åpner for det. Vy er en stor innkjøper innen kategorier med høy samfunnsmessig betydning, hvor både tid og tilgang på leverandører kan være kritiske elementer i en anskaffelse. Av samme grunn er vi også bekymret for anskaffelsesutvalgets foreslåtte håndhevingssystem, særlig fordi vi er redd for at prosessen virker tidsforsinkende og fordyrende.

Vy er ikke bare en stor innkjøper, men også en stor leverandør av transporttjenester til det offentlige i Norge. Det foreslåtte håndhevingssystemet vil skape usikkerhet også fra leverandørsiden. I vår høringsuttalelse har vi gitt innspill på forhold i forslaget som gjør at vi mener at behov for forutberegnelighet i anskaffelser og kontraktsforhold ikke blir tatt nok hensyn til. Vi mener disse forholdene kan hemme effektiv bruk av samfunnets ressurser og gjøre det mindre attraktivt å være leverandør til det offentlige.

Anbud365: Hva tenker dere om overordnede samfunnsmål og hvordan bør de rangeres?  

Vy: Vy har som mål å gjøre det enkelt å velge miljøvennlig slik at enda flere velger å reise med buss og tog, og transportere gods med jernbane. Vi tenker derfor at det er positivt at man synliggjør fokus på bærekraft og kostnadseffektivitet. Samtidig ser vi at omfanget av samfunnshensyn er stort, noe som gjør anskaffelsesprosessene mer komplekse og at kravene til kompetanse blant innkjøpere og leverandørene økes betydelig. Det gjør det ekstra viktig å være bevisst på denne balansegangen.

Vi er usikre på om det er behov for å rangere de overordnede samfunnsmålene, da det er stor variasjon i våre forretningsområder og deres behov. Da er det viktigere å ha fleksibilitet til å gjøre de innkjøpsfaglige gode vurderingene innenfor rammene som regelverket setter.

Vy er en stor organisasjon og har egne ressurser som er spesialiserte innen bærekraft, noe som er en klar fordel, for å navigere i dette landskapet. Vi har stor forståelse for at det vanskelig når man ikke har denne ekspertisen tilgjengelig internt, og mener det er viktig at god veiledning er tilgjengelig.

Anbud365: Hvordan bør krav i anskaffelser dokumenteres og hvorfor?

Vy: Det kommer an på hva slags krav det er, og hva slags behov som skal dekkes i en anskaffelse. Det er viktig at oppdragsgiver har et bevisst forhold til når krav skal være oppfylt. Vi mener det er best at dette fremkommer klart av konkurransegrunnlaget, slik at leverandørene vet hva de har å forholde seg til. I enkelte tilfeller kan det også tenkes at man får økt konkurranse ved å ikke kreve oppfyllelse før oppstart av kontrakt. Det vil alltid være bra for en oppdragsgiver å ha best mulig konkurranse.

I lovarbeidet er det fremhevet som et viktig formål at også små og mellomstore leverandører skal kunne være med å konkurrere om offentlige kontrakter. Da mener vi det er behov for fleksibilitet i prosessene til å åpne for at krav kan oppfylles på et senere tidspunkt enn tilbudsfrist.

Anbud365: Vi lever i dag i hva mange oppfatter som en utrygg verden. Vil det   kunne påvirke hvordan regelverket bør utformes og i tilfelle hvorfor?

Vy: Vy er Nordens største landbaserte transportselskap. I 2024 transporterte vi 213 millioner passasjerer, vi har helt klart en samfunnskritisk funksjon i transportsektoren. En utrygg verden medfører gjerne usikkerhet knyttet til leveransesikkerhet og tilgang på de varer og tjenester som vi har behov for. Vi ser at usikkerhet i markedet også gjør det vanskelig for leverandørene å vurdere risikoen ved inngivelse av tilbud. I tillegg kan det gjøre det vanskelig for oppdragsgiver å rigge konkurransen på en balansert og hensiktsmessig måte når verdensbildet er så usikkert. 

En annen utfordring vi ser er knyttet til endringsadgangen i kontrakter. Skiftende omgivelser og usikkerhet i leverandørkjeder kan skape utfordringer, fordi det er begrensede muligheter til å gjøre endringer i en inngått kontrakt. Her bør lovgiver vurdere hvilken fleksibilitet direktivene gir for å kunne ta hensyn til denne problematikken.