Nå er et nytt verktøy lansert – til bruk dersom en innovativ anskaffelse er på trappene. Verktøyet kan offentlige innkjøpere ta i bruk for å få en god start på behovskartleggingen og til planlegging for det videre behovsarbeidet. En prosessguide viser vei slik at verktøyet helt kan brukes på egen hånd. Det er Nasjonalt program for leverandørutvikling (LUP) som står bak og har laget verktøyet, som er utformet som fem bordduker som kan printes ut.
På innovativeanskaffelser.no skriver leverandørutviklingsprogrammet at kartlegging og forståelse av behovet er essensielt i anskaffelsesarbeidet. Behovet er grunnlaget for hva som formidles ut i markedet når det inviteres til markedsdialog i forkant av konkurransen. Behovet gir hovedretning for hva som etterspørres i konkurransen, men det kan endre seg etter at markedsdialogen er gjennomført. Til sammen gir behovskartleggingen og markedsdialogen grunnlaget for hva som etterspørres i konkurransen, og på hvilken måte (anskaffelsesprosedyre og -fremgangsmåte).
LUP har utviklet et verktøy som offentlige virksomheter skal kunne bruke på egen hånd, for en god start på behovskartleggingen og til planlegging for det videre behovsarbeidet. Verktøyet skal gi en forståelse for innholdet og omfanget av behovsarbeidet slik at det på en best mulig måte bidrar til en riktig forståelse av «det egentlige behovet».
Fem bordduker
Verktøyet er utformet som fem bordduker som kan printes ut, enten i A4, A3 eller i et større format. De er egnet til å bruke i et prosjektmøte hvor gruppen for anskaffelsen møtes for å begynne behovsarbeidet. Dukene er ganske selvforklarende med oppgaver og spørsmål gruppa skal besvare, og i tillegg er det skrevet en støttende prosessguide.
Verktøyet inneholder en grunnleggende god start på behovsarbeidet som kartlegging av aktører (hvem blir påvirket av anskaffelsen?) og å beskrive hver aktørs behov. Det er derimot i denne oppgaven gruppen for anskaffelsen kan bli utfordret; Kjenner vi behovene til aktørene? Klarer vi å formulere behovene i form av ytelse, funksjon og viktige kriterier? Dette gir grunnlag for å planlegge behovsarbeidet videre; Bør vi kartlegge behovene bedre? Hvordan gjør vi det? Trenger vi ekstern hjelp? Verktøyet inneholder derfor en hjelp til å legge en videre plan for behovsarbeidet.
Bærum – og prosessguide
Noen offentlige virksomheter har allerede erfaring med bruk av verktøyet. På innovative anskaffelser.no omtales Bærum kommune i denne sammenhengen. Kommunen mener det er potensial for å videreutvikle innovative anskaffelser som et enda sterkere strategisk verktøy i hele kommunen. På et webinar i regi av kommunen la leverandørutviklingsprogrammet frem en «pakke» med fire nye verktøy, bl.a. det for utarbeidelse av behovsbeskrivelse og planlegging av behovsarbeidet.
En prosessguide fører brukeren trinnvis igjennom behovsdukene frem til en behovsbeskrivelse som kan presenteres for markedet i en markedsdialog i forkant av konkurransen. Verktøyet i seg selv gir ikke «en ferdig behovsbeskrivelse», men hjelper til å vurdere om man trenger å gå mer i dybden på å kunne utforske og forstå behovene mer. På denne måten planlegges hva som må gjøres og hvem som må delta.
Bli den første til å kommentere på "Nytt verktøy lansert – lettere å kartlegge behov ved innovative anskaffelser"