Nytt verktøy, slik kan du videreutvikle innovative løsninger i kontraktsperioden

Hvordan kan offentlige virksomheter videreutvikle innovative løsninger – etter at kontrakten er signert? Det spørsmålet har Leverandørutviklingsprogrammet (LUP) tatt tak i. De utvikler nå en tjeneste som skal gjøre det mulig å forbedre leveransen i kontraktsperioden uten å bryte regelverket. LUPs innsats går ut på å tilpasse den internasjonale standarden Value Engineering til kontrakter inngått gjennom innovative offentlige anskaffelser.

I mange år har LUP) fått spørsmål om hvordan man kan legge til rette for utvikling og innovasjon etter kontraktsinngåelse. Svaret er en strukturert prosess for samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør, m.a.o. Value Engineering, fremgår det av et oppslag på innovativeanskaffelser.no.

Nøytral tredjepart

Value Engineering legger til rette for å analysere og forbedre verdien av en løsning i løpet av kontraktsperioden. Det handler om å identifisere flaskehalser, utfordringer og forbedringsmuligheter – og finne tiltak som enten øker funksjonaliteten eller reduserer kostnadene.

Sentralt i Value Engineering er at det legges inn et punkt i kontrakten – for eksempel ett eller to år etter oppstart – der partene møtes i en kreativ prosess. Sammen evaluerer de hvordan leveransen fungerer og foreslår forbedringer. Prosessen fasiliteres av en nøytral tredjepart, slik at det ikke blir en forhandling, men et reelt samarbeid.

Standard tilpasses

Det finnes allerede en internasjonal standard for Value Engineering, utviklet av SAVE International. Men den er ikke tilpasset innovative offentlige anskaffelser. Derfor jobber LUP nå med å tilpasse Value Engineering for anvendelse i kontrakter inngått gjennom innovative offentlige anskaffelser.

Det finnes mange metoder for behovsavklaring og dialog i forkant av en anskaffelse. Nå kompletterer LUP disse med et verktøy for innovasjon i kontraktsfasen. Ved å inkludere Value Engineering-prosessen i kontrakten fra starten unngår man ulovlige, vesentlige endringer i etterkant, heter det.

Balansert og tillitsfull prosess

I tråd med internasjonal praksis ser LUP det som avgjørende at VE-prosessen ledes av en nøytral tredjepart. Rollen som fasilitator handler ikke bare om å lede møter – det handler om å sikre en balansert og tillitsfull prosess. Å skape et klima for samarbeid.

Prosessen følger en strukturert metodikk: Først innhentes informasjon om hvordan leveransen fungerer i praksis – hvilke flaskehalser som finnes og hvilke behov for nye funksjoner eller funksjonalitet som har oppstått. Deretter gjennomføres en kreativ fase med forslag til tiltak, etterfulgt av en vurdering og prioritering av hva som faktisk skal gjennomføres.