Offentlige anskaffelser har vært gjenstand for et paradigmeskifte

Offentlige anskaffelser har de siste 10 årene vært gjenstand for et betydelig paradigmeskifte, skriver innkjøpssjef ved Universitetet i Oslo, Jacob M. Landsvik,i denne artikkelen. For 10-15 år siden ble man innkjøper ved å få utlevert lov og forskrift om offentlige anskaffelser og erklært for virksomhetens innkjøper. I dag dreier det seg om bestrebelser mot det ultimate samfunnsnyttige innkjøpet.

Et paradigme er en problemløsning som blir akseptert som forbilledlig for løsninger av lignende problemer innen samme vitenskap, og som derved skaper en vitenskapelig tradisjon.

Et paradigmeskifte er et systematisk skifte i måte å tenke på som er av betydelig størrelse og rekkevidde. Offentlige anskaffelser har de siste 10 årene vært gjenstand for et betydelig paradigmeskifte. Det systematiske skiftet i måte å tenke på og som er av betydelig størrelse og rekkevidde, omfatter følgende områder: faglig forståelse, hvordan henvende seg til markedet, hvordan gjennomføre anskaffelser, hvordan måle resultatene av det gode innkjøp og holdningen til hva offentlige anskaffelser kan og skal bidra med av samfunnsnytte.

Fra venstrehåndsarbeid til fag 

For 10-15 år siden ble man innkjøper ved å få utlevert lov og forskrift om offentlige anskaffelser og erklært for virksomhetens innkjøper. Man kunne få tittelen innkjøpsansvarlig, innkjøpssjef eller innkjøper. I de siste 5-10 årene har det foregått en mer målrettet og programmatisk tilnærming til faget gjennom stadig bedre og mer omfattende kurs- og opplæringstilbud. Dersom Difi og samarbeidspartnerne lykkes med å etablere Anskaffelsesakademiet, vil en helt ny arena åpne seg mot en mer systematisk kompetansebygging innenfor offentlige anskaffelser.

Fra detaljspesifikasjoner til målbaserte anskaffelser 

Offentlige innkjøpere har i en årrekke gjort forsøk på å få leverandørmarkedet til å levere offentlig sektors forståelse av dagens og morgendagens løsninger. Dette er stort sett gjort gjennom å skrive detaljerte spesifikasjoner til markedet. Dermed har offentlige innkjøpere også i stor grad tatt risikoen for at produktet eller tjenesten skulle gi behovsdekning. I en del tilfeller har man oppnådd behovsdekning, i andre tilfeller ikke.

På rekordtid har offentlige innkjøpere blitt opptatt av funksjonsspesifikasjoner, behovs-spesifikasjoner og målbaserte spesifikasjoner.  Det har ført til betydelig forbedringer i behovsdekningen og ikke minst til en sårt tiltrengt bedre håndtering av leverandørmarkedet og en bedre plassering av risiko mellom oppdragsgiver og leverandør. Gjennom målbaserte anskaffelser åpner innkjøp i offentlig sektor ikke minst for innovasjon.

Fra papirbaserte til helelektroniske anskaffelser 

Digitaliseringen har gjort sitt inntog på innkjøpsområdet til tross for et relativt umodent marked. Dette skyldes ikke minst opprettelsen av e-Handelssekretariatet som senere ble innlemmet i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). e-Handelssekretariatet var forut for sin tid, og la på den måten grunnlaget for den utviklingen innenfor digitaliseringsområdet av offentlige innkjøpsfunksjoner vi høster fruktene av i dag.

Difi har fulgt godt opp og vært en meget aktiv pådriver for digitalisering og dermed bidratt til en meget etterlengtet fornyelse av offentlige innkjøpsfunksjoner.

Fra antagelser til målbare og verifiserte resultater, gevinster 

De siste årene har mange ulike stemmer snakket varm om besparelser som kan oppnås gjennom det gode innkjøp. Utad i presse og medier er det stort sett tilfeller med overtredelsesgebyrer og IKT-anskaffelser med påfølgende skandaler som har florert i mediene. Verdiskapingen som mange har snakket om, har uteblitt.

Det er imidlertid flere tegn som kan tyde på at store statlige innkjøpsmiljø etter hvert kan vise til betydelig verdiskaping. Nå er det å håpe at tildelingsbrev fra departementene og Riksrevisjonen setter ytterligere krav om verdiskaping.  Verdiskapingen er der, men har så langt kun havnet i lommen til leverandørmarkedet. Det skyldes i stor grad mangelfull innkjøpsfaglig kompetanse hos offentlige innkjøpere og en slett kontraktsoppfølging.

Fra et nødvendig onde til verdiskaper 

Innkjøp i offentlig sektor har i mange år blitt betraktet som et nødvendig, eller kanskje et unødvendig onde. Mange har sett på offentlige innkjøpere som plunder og heft i en prosess mot behovsdekning. I mange tilfeller har dette vært rett. Mange innkjøpere har i alt for stor grad vært opptatt av lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kun dette. Det er ikke noe problem å forholde seg til lov og forskrift, men det garanterer ikke for verdiskaping. Verdiskaping oppstår der hvor innkjøperen har tilstrekkelig kompetanse, teft og ferdigheter om hvordan det gode innkjøp skal regisseres. Det er snakk om regi, strategi og ikke minst mål, i et godt samspill med en fornuftig anvendelse av lover og forskrifter. Det kalles også for handlingsrom.

Bestrebelsene mot det ultimate samfunnsnyttige innkjøpet 

Å være en god offentlig innkjøper handler mye mer om utøvelse av samfunnsnytte enn å engste seg for om anskaffelsen er innenfor lover og forskrifter. Offentlige innkjøpere skal selvsagt forholde seg til gjeldende lover og forskrifter, men allikevel ikke undra seg å utfordre handlingsrommet i bestrebelsene på det ultimate samfunnsnyttige innkjøpet. For å komme dit er det behov for mere kompetanse, faglig sterke og trygge innkjøpere, målbaserte spesifikasjoner og fortsatt god utvikling av eksisterende elektronisk systemstøtte i anskaffelsesprosessen. Dersom vi lykkes med dette, kommer de gode resultatene og samfunnsnytten i form av etterlengtet verdiskaping innenfor innkjøpsområdet i offentlig sektor.