Offentlige anskaffelser i endring – Hvordan lykkes sammen?

Av Tore Magler Wiggen, Dynabyte Consulting

Offentlige anskaffelser er i stadig utvikling, og kravene til både oppdragsgivere og leverandører øker. Anskaffelsesundersøkelsen 2024 gir et tydelig bilde av dagens utfordringer og muligheter. For oss som har jobbet med offentlige anskaffelser i flere år, er det inspirerende å se hvordan feltet stadig blir mer profesjonalisert – men også hvor mye potensial som fortsatt ligger ubrukt.

Hva sier undersøkelsen?

Anskaffelsesundersøkelsen 2024 viser at digitalisering, bærekraft og innovasjon er de tre temaene som flest oppdragsgivere trekker frem som viktige for fremtiden. Samtidig peker mange på at det fortsatt er utfordringer knyttet til kompetanse, ressursbruk og gjennomføring av anskaffelser. Hele 60 % av virksomhetene oppgir at de har for lite kapasitet til å følge opp anskaffelsesprosessene på en god måte. Dette er et tankekors, særlig når vi vet hvor store verdier som forvaltes gjennom offentlige innkjøp.

Sentrale spørsmål vi må stille oss

Hvordan kan vi sikre at offentlige anskaffelser faktisk bidrar til innovasjon og bærekraft, og ikke bare blir en formalitet? Hvordan kan vi styrke kompetansen i organisasjonene, slik at vi får mer ut av hver krone? Og hvordan kan vi som oppdragsgivere spille hverandre gode, slik at vi sammen løfter nivået i hele bransjen?

Målstyring og strategisk tilnærming – mer enn bare fine ord

Målstyring er selve fundamentet for å lykkes med offentlige anskaffelser. Det handler ikke bare om å sette opp noen overordnede mål i en strategi – det handler om å omsette disse målene til praktisk handling gjennom hele anskaffelsesprosessen. For å få til dette, må vi ha en bevisst og helhetlig tilnærming til både kontraktstrategi, anskaffelsesstrategi og kontraktsoppfølgingsstrategi.

En god anskaffelsesstrategi gir retning for hvordan virksomheten skal bruke anskaffelser som et verktøy for å nå sine mål, enten det gjelder innovasjon, bærekraft eller effektiv ressursbruk. For eksempel kan en kommune som ønsker å redusere sitt klimafotavtrykk, sette tydelige miljøkrav i sine anskaffelser av transporttjenester. Kontraktstrategien hjelper oss å velge riktig kontraktsform, fordeling av risiko og insentiver, slik at vi legger til rette for ønsket atferd hos leverandørene. Et eksempel er å bruke bonusordninger for leverandører som leverer før tiden eller med ekstra høy kvalitet.

Kontraktsoppfølgingsstrategien sikrer at vi faktisk får det vi har bestilt, og at vi følger opp leverandørene på en profesjonell og forutsigbar måte – for eksempel gjennom faste oppfølgingsmøter og tydelige rapporteringskrav.

Vi ser ofte at én ting er å lage gode strategier – en helt annen ting er å faktisk følge dem opp i praksis. Strategiene må være levende dokumenter som brukes aktivt i hverdagen, ikke bare ligge i en skuff. Det krever forankring i ledelsen, tydelig ansvarsfordeling og kontinuerlig oppfølging.

Erfaring fra utførelse – en nøkkel til gode strategier

En avgjørende faktor for å lykkes med både planlegging og gjennomføring av anskaffelser, er å trekke på erfaringer fra utførelsesfasen når vi utarbeider strategier. Erfaring fra tidligere prosjekter, både det som har gått bra og det som har vært utfordrende, gir oss verdifull innsikt i hva som faktisk fungerer i praksis. Når vi involverer personer med operativ erfaring tidlig i planleggingsfasen, får vi bedre forutsetninger for å identifisere risiko, se muligheter og utforme krav og oppfølgingsrutiner som er realistiske og gjennomførbare.

For eksempel har vi erfart at tett dialog med prosjektledere og driftsansvarlige i forkant av en større bygge- eller driftskontrakt, gir oss et mer presist bilde av hvilke utfordringer som kan oppstå underveis. Dette gjør det mulig å tilpasse både kontraktsvilkår og oppfølgingsstrategi, slik at vi unngår misforståelser og forsinkelser. Erfaring fra utførelse bidrar også til at vi kan stille mer relevante krav til leverandørene, og at vi kan følge opp leveransene på en måte som gir reell verdi for virksomheten.

Risikobasert tilnærming – for å gripe muligheter og unngå fallgruver

For å lykkes med dette, må vi jobbe risikobasert gjennom hele anskaffelsesprosessen. Det betyr at vi systematisk vurderer hvilke muligheter og trusler som finnes, og tilpasser strategiene og oppfølgingen deretter. En risikobasert tilnærming gjør oss bedre i stand til å gripe muligheter for innovasjon og verdi, samtidig som vi reduserer sannsynligheten for uønskede hendelser som kan påvirke tid, kostnad eller kvalitet. For eksempel kan en risikovurdering i forkant av en større byggekontrakt avdekke behov for ekstra oppfølging av HMS-krav, eller at det bør settes av tid til å håndtere eventuelle forsinkelser i leveransen av kritiske materialer.

Våre erfaringer er at virksomheter som jobber målrettet og risikobasert med strategiene sine, og som aktivt trekker på erfaring fra utførelse, oppnår bedre resultater – både for egen organisasjon og for samfunnet. Det gir trygghet, forutsigbarhet og større handlingsrom når uforutsette situasjoner oppstår.

Våre erfaringer og anbefalinger

Gjennom vårt arbeid har vi sett hvor viktig det er å ha en tydelig strategi for anskaffelser, forankret i virksomhetens overordnede mål. Målstyring gir retning og gjør det enklere å prioritere – enten det handler om å stille krav til miljø, innovasjon eller sosialt ansvar. Vi har også erfart at tverrfaglig samarbeid og erfaringsdeling på tvers av virksomheter gir stor gevinst. Vi må tørre å lære av hverandre, og ikke minst av de feilene vi gjør underveis.

Digitalisering er et annet område der det skjer mye spennende. Bruk av digitale verktøy kan effektivisere prosessene, men krever også at vi investerer i kompetanse og endringsvilje. Her har vi selv ledet flere prosjekter hvor vi har gått fra manuelle til digitale prosesser, med gode resultater både for kvalitet og ressursbruk.

Anbefalinger til oppdragsgivere

Basert på både undersøkelsen og våre erfaringer, vil vi trekke frem fire konkrete anbefalinger:

• Invester i kompetanse – både hos innkjøpere og i ledelsen. Kompetanse er nøkkelen til å lykkes med både innovasjon, bærekraft og digitalisering.
• Sett tydelige mål for anskaffelsene – og følg opp at de faktisk nås. Målstyring gir bedre resultater og gjør det enklere å dokumentere gevinstene.
• Bygg nettverk og del erfaringer – samarbeid på tvers gir bedre løsninger og økt læring for alle parter.
• Involver personer med erfaring fra utførelse tidlig i planleggingen – dette gir mer treffsikre strategier og bedre gjennomføring.

Offentlige anskaffelser er et kraftfullt verktøy for å nå samfunnsmål. Men det krever at vi som jobber med dette, er nysgjerrige, målrettede og villige til å spille hverandre gode. Vi har lyst til å bidra til at vi sammen løfter nivået – til beste for både virksomhetene, leverandørene og samfunnet.