Oppfølging av krav til miljø og menneskerettigheter akilleshæl for ny fylkeskommune

Etter et år fra sammenslåingen hadde Vestfold og Telemark fylkeskommune fremdeles ikke alt på stell når det gjelder anskaffelser, men det gjøres mye godt arbeid. Det er oppsummeringen i en revisjonsrapport, der anskaffelser i 2020 er sett nærmere på. I mindre grad har fylkeskommunen rutine eller praksis for å følge opp at leverandørene overholder krav til miljø eller krav til grunnleggende menneskerettigheter i kontrakter, heter det imidlertid. Det har heller ikke vært rutiner for vurdering av miljøbelastningen ved anskaffelsen, eller vurdering av risiko for brudd på menneskerettigheter knyttet til anskaffelser.

Vestfold og Telemark Revisjon IKS konstaterer at den nyetablerte, sammenslåtte fylkeskommunen har etablert tilfredsstillende internkontroll for etterlevelse av reglene om offentlige anskaffelser. Men det er områder på internkontrollfeltet, som kan utvikles og bli bedre fremover.

Fylkeskommunen, fremholdes det i revisjonsrapporten, i stor grad etterlever kravene til konkurranse og kunngjøring av konkurranse. Imidlertid er det registrert at det ikke alltid er gjennomført konkurranse i tråd med regelverket. Dette gjelder anskaffelser både etter anskaffelsesforskriftens del I og del II. Ulovlig direkteanskaffelse er et alvorlig brudd på anskaffelsesreglene, og kan medføre overtredelsesgebyr, minner revisjonen om.

Manglende KGV-bruk

Det er også registret manglende bruk av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) i en del III-anskaffelse i 2019. Det har vært krav til KGV for anskaffelser etter FOA del II og del III fra 1.7.2018. Brudd på kravene til kommunikasjon er obligatorisk avvisningsgrunn. Manglende tilretteleggelse for lovlig kommunikasjon kunne etter revisjonens vurdering satt hele anskaffelsesprosessen i fare.

Kontrollen av anskaffelser etter FOA del 1 viser at kravet til protokollføring i mindre grad etterleves kravet til protokollføring, fremgår det av revisjonsrapporten. Anskaffelsesprotokollen skal sikre etterprøvbarheten i anskaffelsen, ved at vesentlige forhold ved anskaffelsen skal nedtegnes. Etterprøvbarheten er svekket i de anskaffelsene som mangler anskaffelsesprotokoll.

Miljø og menneskerettigheter

I mindre grad har fylkeskommunen rutine eller praksis for å følge opp at leverandørene overholder krav til miljø eller krav til grunnleggende menneskerettigheter i kontrakter. Det har heller ikke vært rutiner for vurdering av miljøbelastningen ved anskaffelsen, eller vurdering av risiko for brudd på menneskerettigheter knyttet til anskaffelser, og dokumentere disse vurderingene. Som følge av tiltak i den nye anskaffelsesstrategien skal det nå årlig vurderes risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og miljøbelastning ved kommende anskaffelser.

Revisjonen peker også på at miljøkrav kunne vært brukt som tildelingskriterium i større grad, og da som hovedregel vektet med minimum 30%,

En rekke anbefalinger

Resultatet av revisjonen er en rekke anbefalinger. Bl.a. sørge for et tilfredsstillende internkontrollsystem på anskaffelsesområdet ved å:

• ferdigstille beskrivelsen av roller og ansvarsfordeling knyttet til innkjøp i fylkeskommunen, og gjøre denne kjent for aktuelle aktører
• etablere et fullmaktsystem, som inkluderer beløpsgrenser, for å tydeliggjøre ansvaret mellom ulike typer innkjøp
• etablere en rutine for kvalitetssikring av anskaffelser, i samsvar med anbefalinger fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring.
• treffe tiltak for å sikre at risiko knyttet til miljø og menneskerettigheter blir vurdert og dokumentert i alle anskaffelser, der det er relevant
• etablere rutine, med plassering av ansvar og delegering av ansvar for kontraktsoppfølging
• ha systematiske tiltak for å sikre at ansatte med innkjøpsfullmakt har tilstrekkelig kompetanse (spisskompetanse og generell kompetanse ute på virksomhetene)
• etablere rutine for at det skal gjennomføres systematiske og overordnede risikovurderinger på innkjøpsområdet, med tiltak og oppfølging
• etablere et system for å følge opp at rammeavtaler blir brukt/ fulgt