Partene rykende uenig om et forhandlingsmøte, men referat ble ikke ført

Det forelå ikke referat fra et forhandlingsmøte, og det er brudd på regelverket, slo Kofa fast. Dermed kunne klagenemnda heller ikke vurdere om det er begått feil som «kan ha påvirket resultatet av konkurransen». Oppdragsgiver og klager var imidlertid rykende uenig om dette møtet var et forhandlingsmøte og om klagerens lyst til å være med i et slikt møte.

I konkurransen som Kofa-sak 2018/48 gjaldt, kom det inn to tilbud. Det var Trøgstad kommune som i oktober 2017 kunngjorde konkurranse. Det skulle anskaffes automatisk brannslukkingssystem med sprinkelanlegg til Trøgstadheimen Bo- og Servicesenter. Norconsult AS sto for gjennomføringen av konkurransen, som var en åpen tilbudskonkurranse gjennomført som konkurranse med forhandlinger.

Blant ankepunktene til klageren var at det er i strid med prinsippet om likebehandling at den valgte leverandøren ble innkalt til et nytt forhandlingsmøte, noe klageren selv ikke ble. Kommunen har forklart at det ikke var tale om et forhandlingsmøte, ettersom prisene tilbudt i forrige møte ble opprettholdt.

Uenighet om møtelyst

Så mener kommunen også at klager gav uttrykk for at klager ikke ville prioritere et nytt møte med oppdragsgiveren. Det benekter klageren.

– Da det ikke foreligger referat fra siste møte med valgte leverandør, er det ikke mulig for nemnda å vurdere om dette møtet innebar forhandlinger, og hvorvidt likebehandlingsprinsippet ble brutt når klager ikke fikk tilsvarende mulighet, skriver Kofa.

Referat ville vært sentralt

Klagenemnda legger til grunn at et referat i dette tilfelle var sentralt for at leverandørene skulle kunne vurdere hvilket innhold møtet faktisk hadde, og om prinsippet til likebehandling var tilstrekkelig ivaretatt. Prinsippet om etterprøvbarhet er dermed brutt, konstaterer Kofa:

– Nemnda har kommet til at innklagede har brutt kravet til etterprøvbarhet ved ikke å føre referat fra det andre forhandlingsmøtet. Bruddet på regelverket som klagenemnda har konstatert gjør at klagenemnda ikke kan vurdere om det er begått feil som «kan ha påvirket resultatet av konkurransen», jf. klagenemdsforskriften § 13. Ettersom det foreligger et brudd på regelverket, og klagenemnda som følge av dette bruddet ikke kan utelukke at det er begått feil som kan ha påvirket resultatet av konkurransen, er det grunnlag for tilbakebetaling av klagegebyret, fastslår Kofa.