Prissetting av kvalitet – hva er det oppdragsgivere kvier seg for?

Av advokat Thuva Catherine Askheim, partner Karen Anne Rekkedal og advokatfullmektig Marte Jonstad Røkke – alle Advokatfirmaet Selmer

Fagansvarlig jurist Benedicte Elisabeth Dalheim i Oslobygg KF tar i sin artikkel på Anbud365 den 10. april opp Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) sin anbefalte modell for prissetting av kvalitet. Hun etterlyser blant annet eksempler og erfaringer slik at modellen kan forankres i den operative anskaffelsesvirkelighet. 

Vi er enig i at det er på sin plass å løfte diskusjonen om bruken av denne modellen. Prissetting av kvalitet er nemlig, tross anbefalingen fra DFØ fra oktober 2022, lite brukt av oppdragsgivere og heller ikke høyt etterspurt av leverandørene. I denne artikkelen peker vi på svakheter med modellen, som kan være noe av årsaken til at den ikke blir brukt. Vi vil i artikkelen ikke ta for oss omregningsmetoder som tar utgangspunkt i prosent som omgjøres til poeng.

Modellen forutsetter svært god kjennskap til markedet

Prissetting av kvalitet innebærer at de kvalitative egenskapene ved tilbudene gis en verdi i penger i stedet for poeng. Den maksimale pengeverdien som kan komme til fradrag skal gjenspeile oppdragsgivers faktiske betalingsvilje for kvalitative egenskaper. Det er viktig å presisere at betalingsviljen ikke nødvendigvis reflekterer markedsverdien.

Først og fremst forutsetter modellen at oppdragsgiver på forhånd skal ta stilling til sin betalingsvilje for hvert enkelt kvalitetskriterium. En klar oppside med en slik tilnærming er at leverandørene vet hvilke kvaliteter oppdragsgiver er villig til å betale ekstra for. Men, dersom oppdragsgiver skal være i stand til å angi faktisk betalingsvilje for anskaffelsens kvalitative egenskaper, forutsetter det inngående kjennskap til hvilke løsninger som finnes på det relevante markedet.

Modellen legger dermed opp til at oppdragsgiver, forut for utlysning av konkurranser, må skaffe seg svært god oversikt over flere faktorer; aktuelle leverandører, hvilke produkter markedet kan tilby, nivåer av kvalitet og leverandørenes prisdrivere. Først når oppdragsgiver har tilstrekkelig god kjennskap til markedet og de løsninger som tilbys, vil modellen fungere etter sin hensikt. Det sier seg selv at dette vil være ressurskrevende, spesielt for offentlige oppdragsgivere med en bred innkjøpsportefølje. I mange tilfeller er det gjennom tilbudene oppdragsgiver blir kjent med de beste løsninger markedet kan tilby. Spesielt vil det være tilfelle dersom kravspesifikasjonen er utarbeidet ved bruk av ytelses- og funksjonskrav.

Dersom oppdragsgiver gjennomfører en markedsdialog, vil oppdragsgiver til en viss grad bli bedre kjent med de nevnte faktorene. Om markedsdialog gir oppdragsgiver den nødvendige kjennskapen er imidlertid ikke gitt. Vår erfaring tilsier at det neppe vil være tilstrekkelig i de mer kompliserte anskaffelsene. Spørsmålet er da hvordan oppdragsgiver skal gå frem der det vil være behov for ytterlige informasjon, utover det som fremkommer av markedsdialogen. Dersom oppdragsgiver ikke kjenner markedet godt, synes modellen å være uegnet. Da vil oppdragsgiver måtte basere seg på egne oppfatninger av hva markedet muligens kan tilby, noe som fremstår lite forutsigbart for leverandørene.

Er modellen egnet for alle typer anskaffelser?

Det kan diskuteres hvorvidt modellen er egnet for alle typer anskaffelser. For eksempel kan det bli krevende å fastsette betalingsviljen for kvalitative kriterier i komplekse IT-løsninger eller for rådgivertjenester. Her vil oppdragsgiver ofte ønske å evaluere på oppdragsforståelse og løsningsforslag, hvilket vil være vanskelig å prissette på forhånd. Slik vi ser det kan da et maksimalt fratrekk virke begrensende for leverandørene og heller ikke gi den løsningen som best dekker oppdragsgivers behov.

Modellen stiller strengere krav til spesifisering av kriteriene det skal evalueres på. Dette begrunnes blant annet med at forutberegneligheten må ivaretas. Etter vårt syn vil oppdragsgiver ved en relativ poengmodell kunne utforme skjønnsmessige kriterier som legger opp til innovasjon. Dersom oppdragsgiver imidlertid skal fastsette en betalingsvilje på forhånd med dertil tydelige parametere for hva som gir maksimalt fratrekk, er det en risiko for at leverandørene unnlater å tilby bedre og mer innovative løsninger på grunn av manglende uttelling.

Modellen kan være mer egnet i de tilfellene hvor de kvalitative kravene retter seg mot målbare størrelser. Som eksempel kan det stilles miljøkriterium om at anleggsparken til en leverandør skal være utslippsfri. Her kan dokumentasjonskravet være at leverandøren skal oppgi i prosent hvor stor andel av anleggsparken som er utslippsfri. Oppdragsgiver kan da ha fastsatt at det skal tas utgangspunkt i laveste tilbudssum ved fastsettelse av prisfradraget. Leverandørene vil da få et prisfratrekk som korrelerer med oppgitt prosentandel. Dette vil være forutsigbart for leverandørene, i tillegg til at etterprøvbarheten er ivaretatt. Dette vil også virke preventivt på klagevilligheten hos leverandørene.

God veiledning og opplæring er avgjørende

Å sette seg inn i- og anvende evalueringsmodeller er ofte komplisert, og nye modeller fordrer både god veiledning og opplæring på oppdragsgiversiden. Dette er både tid- og kostnadskrevende. DFØ gir etter vår mening en forenklet fremstilling av hvordan prissettingsmodellen skal benyttes. Det vises blant annet til et eksempel der tre kvalitative kriterier oppgis med maksimalt fradrag på henholdsvis X: 300 000 kr., Y: 200 000 kr. og Z: 100 000 kr. Det maksimale beløpet et tilbud kan oppnå i fradrag er da 600 000 kr. Men hva hvis tilbudsprisen fra leverandørene er betydelig høyere enn det oppdragsgiver hadde regnet med? Resultatet kan da bli at kvaliteten blir vektet vesentlig lavere enn planlagt. Det er en usikkerhet som verken modellen tar høyde for eller som problematiseres i veilederen. Dette vil spesielt komme på spissen med den nye hovedregelen der miljø skal vektes med minimum 30 prosent.

Den tradisjonelle relative modellen har også sine svakheter. Imidlertid ser vi en utfordringer med prising av kvalitet og eksemplene over viser at den har sine begrensninger som i noen tilfeller kan gjøre den uegnet.

Hva nå?

Det blir dessverre for enkelt å anbefale prissetting av kvalitet som evalueringsmodell, uten å veilede oppdragsgiverne i større grad. Veilederne som ligger ute er for abstrakte, og gir lite hjelp for de mange innkjøperne rundt om i landet. Som Dalheim påpeker er dette fremdeles et “teoretisk luftslott”, og for oppdragsgivere blir det da gjerne tryggest å falle tilbake på den tradisjonelle og godt brukte modellen med poenggivning.